Praxisbeispiel: Alexandra arbeitet für den Europachef eines großen Maschinenbau-Unternehmens. Ihr Büro befindet sich in Köln, ihr Chef pendelt an vier Tagen in der Woche zu den Büros in London und Amsterdam. Die beiden sehen sich höchstens einmal pro Woche, wobei selbst dieser Bürotag für Alexandras Chef meist mit Terminen gefüllt ist.
Eine solche Situation ist wegen der zunehmenden Internationalisierung der Unternehmen keine Seltenheit mehr. Doch sie stellt eine enorme Herausforderung dar, da ja die Kommunikation zwischen Chef und Assistentin organisiert werden muss. Wenn Sie in einer ähnlichen Situation stecken, helfen Ihnen meine fünf Tipps, sich effizient mit Ihrem Chef zu organisieren.
So halten Sie sich gegenseitig auf dem Laufenden
- Regelmäßige Rücksprachetermine: Damit Sie beide immer auf dem aktuellen Stand sind, organisieren Sie regelmäßige Rücksprachetermine mit Ihrem Chef. Wenn Sie keine Möglichkeit haben, sich täglich oder wöchentlich persönlich zu sehen, telefonieren Sie wenigstens zehn Minuten täglich.
- Themen sammeln: Sammeln Sie die Rücksprachethemen, um auch bei spontanen Anrufen Ihres Chefs jederzeit alle Fragen parat zu haben, zu denen Sie eine Rückmeldung brauchen.
- Digitale Liste: Stellen Sie eine digitale Liste mit Themen oder Fragen zusammen, die Sie mit Ihrem Chef besprechen müssen. Richten Sie die Liste so ein, dass sowohl Sie als auch Ihr Chef Zugriff darauf haben. So kann er in ruhigen Momenten, in denen er nicht telefonieren kann, aber ein paar Minuten Zeit hat, einige Fragen direkt schriftlich beantworten.
- Keine Fragen per E-Mail: Vermeiden Sie es, ihm Ihre Fragen per E-Mail zu schicken, um sein E-Mail-Postfach nicht unnötig zu belasten. Nutzen Sie lieber ein digitales System, das auch als Notizbuch verwendet werden kann. Microsoft OneNote beispielsweise eignet sich hervorragend dafür.
- Planen Sie langfristig: Besprechen Sie mit Ihrem Chef nicht nur die aktuellen Termine, sondern gehen Sie mit ihm auch regelmäßig die To-dos der nächsten Tage durch. So stellen Sie sicher, dass nichts untergeht, auch wenn Sie einmal für längere Zeit nicht mit ihm sprechen konnten.
Fazit: Organisation und Kommunikation sind das A und O
Wenn Sie Ihren Chef nicht regelmäßig sehen, sondern überwiegend aus der Ferne für ihn tätig sind, sorgen Sie dafür, dass sämtliche Informationen rechtzeitig und ausreichend ausgetauscht werden. Nur wenn Sie beide jederzeit über die aktuellen Termine und Aufgaben informiert sind, kann eine virtuelle Assistenz erfolgreich funktionieren.