1. Sehr eigenständiges Arbeiten:
Auch eine Sekretärin arbeitet natürlich selbstständig. Aber im Gegensatz zur Assistentin handelt eine Sekretärin weisungsgebunden. Außerdem übt ihr Chef mehr Kontrolle über ihre Arbeit aus. Eine Assistentin erledigt sehr viele Aufgaben und Projekte eigenständig und eigenverantwortlich. Es gibt Chefs, die lieber mit einer Sekretärin als mit einer Assistentin arbeiten. Sie legen Wert auf Kontrolle, denn vier Augen sehen mehr als zwei.
2. Beraterin des Chefs:
Assistentinnen sind ausgezeichnete Ideenquellen und wissen, Probleme zu lösen: Wenn das Unternehmen etwa noch schnell einen Klavierspieler für einen festlichen Empfang sucht, hat die Assistentin schon eine Idee. Oder sie weiß, wen sie fragen muss, oder kennt eine paar gute Internetseiten. Im Idealfall ergänzen sich die Kompetenzen von Chef und Assistentin.
3. Mehr Kompetenzen:
Sobald eine Assistentin eigenständig arbeitet und bei Projekten selbst entscheidet, benötigt sie entsprechende Kompetenzen. Assistentinnen, die Projekte samt Kosten verantworten, haben oft selbst eine Bankvollmacht bis etwa 5.000 Euro. Eine Assistentin mit eigenen Projekten ist anderen Mitarbeitern gegenüber oft weisungsbefugt.
4. Mehr Verantwortung:
Wird einer Assistentin ein Projekt anvertraut, ist sie dafür allein verantwortlich. Die Assistentin kann selbst entscheiden und ist nicht – wie eine Sekretärin – darauf angewiesen, jede Zwischenentscheidung von ihrem Chef absegnen zu lassen. Damit ist sie jetzt Ansprechpartnerin, wenn etwas mal nicht so gut läuft.
5. Mehr Teil eines Teams:
Während die Sekretärin an Teambesprechungen meist nicht teilnimmt und dafür am Telefon die Stellung hält, ist eine Assistentin bei Sitzungen dabei. Möglich ist auch, dass die Assistentin die Besprechung moderiert oder dort berichtet – etwa ihrem Team eine Präsentation vorführt, wie die Abteilung Kosten sparen kann.
6. Mehr repräsentieren:
Die Assistentin hat noch mehr mit Geschäftspartnern und Kunden zu tun als eine Sekretärin. Sie ist bei Besprechungen mit (internationalen) Geschäftspartnern dabei. Sicheres Auftreten, korrekte Umgangsformen und verhandlungssicheres Englisch sind dabei ein Muss – weitere Fremdsprachen sind für sie von Vorteil. Die Assistentin sollte in der Lage sein, ihren Chef auch mal auf einer Geschäftsreise zu begleiten.
7. Mehr Chefvertretung:
Die Assistentin ist in der Lage, ihren Chef zu vertreten. Sie ist bereit, für ihren Chef die Standardpräsentation vor Kunden vorzuführen, ein Bewerbergespräch zu führen, Besuchern das Unternehmen zu zeigen und an einem Geschäftsessen teilzunehmen. Es gibt sogar Assistentinnen mit einem eigenen Firmen-Pkw, die für ihren Chef und ihr Unternehmen Außentermine wahrnehmen.
8. Mehr Führungsaufgaben:
In einer größeren Abteilung hat eine Assistentin oft selbst eine Mitarbeiterin, an die sie Arbeiten delegieren kann. Oder sie steht einem Schreib- und/oder Servicepool vor. In manchen Büros wird die leitende Sekretärin als "Office Managerin" bezeichnet.
Das Sekretärinnen-Handbuch empfiehlt: Wenn Sie überwiegend Assistenzaufgaben erfüllen und deshalb auch inhaltlich Auskünfte erteilen können, bezeichnen Sie sich als "Assistentin". Wie groß der Anteil an klassischen Sekretariatsaufgaben bei einer Assistentin ist, hängt von der Branche, der Arbeitsverteilung im Team und vom Chef ab:
- Es gibt Chefs – zum Beispiel in beratenden Berufen –, bei denen sehr viel Briefwechsel, Wiedervorlage und Ablage anfallen. Die Assistentin wird entsprechend sehr viel Zeit im klassischen Sekretariat verbringen, denn diese Arbeit ist hier entscheidend.
- Andere Chefs sind viel in interne Projekte eingebunden. Es fallen wenig Briefwechsel, Wiedervorlage und Ablage an. Dafür erledigt die Assistentin zum Beispiel das Einholen von Angeboten, Personalaufgaben und Informationsbeschaffung. In diesem Fall ist die Assistentin auch die Sachbearbeiterin beim Chef.