Kaizen – die japanische Arbeitsphilosophie, die nach kontinuierlicher Verbesserung strebt
Kaizen ist ein kontinuierlicher Prozess, bei dem die Erfahrung, die Kreativität und die Fähigkeiten der Mitarbeiter genutzt werden, um dauerhaft Verbesserungen zu erreichen. Ziel ist dabei, dass die Mitarbeiter effektiver statt mehr arbeiten, und zwar dadurch, dass Verschwendung, wie zum Beispiel von Zeit beim unnötigen Warten oder Suchen, vermieden wird.
So gehen Sie vor, wenn Sie das mal ausprobieren wollen:
1. Hinterfragen Sie Ihre Arbeitsweise
- Wie oft haben Sie ein Angebot an einen Kunden ausgedruckt, bevor Sie es in der Endfassung verschickt haben?
- Wie oft nehmen Sie Dinge in die Hand?
- Wie oft gehen Sie zu Kollegen, um bestimmte Informationen zu erhalten? Wie oft suchen Sie nach Unterlagen?
- Welche Unterlagen auf Ihrem Schreibtisch benötigen Sie wirklich?
- Wie können Sie durch die Beschriftung von Schubladen und Schränken Suchzeiten reduzierten?
Hinterfragen Sie in dieser Form Ihre Arbeitsweise und decken Sie auf, wo Verschwendungen vorkommen. Analysieren Sie vor allem die täglichen Routinearbeiten, denn diese nehmen Sie selten bewusst wahr.
2. Schaffen Sie Ordnung
Gehen Sie Ihre Schränke mit den vielen Aktenordnern durch. Werfen Sie alle Unterlagen weg, die nicht mehr benötigt werden oder bei denen die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist.
Sortieren Sie auch Ihre Schubladen aus und befreien Sie sich von überflüssigem Kram. Räumen Sie Ihre Büroutensilien so weg, dass sie schnell gefunden und genutzt werden können. Befreien Sie Ihren Schreibtisch von Ablagekörben und Dokumentenstapeln. Sortieren Sie die Ordner in griffbereiter Nähe in die Schränke ein, die Sie oft benötigen. Alle Dinge, die Sie nicht täglich brauchen, können weiter weggeräumt werden.
Schaffen Sie auch Ordnung auf Ihrem PC. Leeren Sie Ihren Desktop und speichern Sie alle Dokumente am dafür vorgesehenen Platz. Gehen Sie auch Ihre Ablage auf dem Laufwerk durch und löschen Sie alte, längst überholte Dokumente, die nicht mehr notwendig sind.
3. Führen Sie Standards ein
Fragen Sie sich bei allen Tätigkeiten, ob sich diese Arbeit durch feste Abläufe, Checklisten oder Vorlagen vereinfachen und standardisieren lässt. Die Aufgaben lassen sich dadurch schneller erledigen. Automatismen erleichtern nicht nur Ihre eigene Arbeit, sondern auch die Zusammenarbeit mit Ihren Kolleginnen und Kollegen.
Praxisbeispiel:
Maike hat alle Büromaterialien in verschiedene Fächer in einen separaten Schrank einsortiert. Sie hat jeweils eine Karte dazwischengesteckt, die der Mitarbeiter automatisch sieht, wenn er das letzte Material herausnimmt. Darauf hat sie vermerkt, wer die Nachbestellung übernimmt oder wo der Mitarbeiter selbst anrufen kann, um entsprechendes nachzubestellen.
Entwerfen Sie für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die eine Aufgabe vor oder nach Ihnen bearbeiten, ebenfalls Vorlagen.
Schließlich wissen Sie für Ihren Arbeitsbereich am besten, welche der Informationen Sie von Ihrem Vorbearbeiter brauchen und welche an die nächste Abteilung gehen müssen.
Dadurch reduzieren sich auf beiden Seiten Fragen. Checklisten sorgen gleichzeitig dafür, dass alle Daten stets vollständig sind.
Praxisbeispiel:
Für neue Mitarbeiter hat Doreen eine Checkliste entworfen, die sie automatisch am ersten Tag an den Mitarbeiter ausgibt. Darauf stehen sämtliche Berechtigungen für PC-Programme und Sicherheitstüren, die der neue Mitarbeiter erhalten soll. Da die Berechtigungen von verschiedenen Kollegen erteilt werden müssen, dient die Checkliste als Übersicht und Nachweis dafür, was noch offen ist. Bereits Erledigtes wird von dem zuständigen Kollegen abgezeichnet.
4. Verbessern Sie die Prozesse im Unternehmen
Überlegen Sie sich, welche Prozesse Sie nicht nur im Büro, sondern auch im Unternehmen verbessert werden könnten. Stellen Sie sich folgende Fragen:
- Lässt sich der Energieaufwand für diese Aufgabe verringern?
- Gibt es neue Arbeitsgeräte/Tools, die die Arbeit vereinfachen?
- Lässt sich der Ablauf der Arbeitsschritte optimieren?
Fazit
Büro-Kaizen bedeutet die schrittweise, aber kontinuierliche Verbesserung nach dem Motto „work smarter, not harder“. Versuchen Sie, Ihre Arbeitsweise mit den genannten Schritten zu verbessern.
Anfangs werden Sie etwas mehr Zeit brauchen, um Aufgaben neu zu strukturieren. Doch die Mühe lohnt sich! Sie werden sehen, dass Sie damit langfristig nicht nur Zeit, sondern auch Energie sparen, die Sie dann in Zukunft für neue Aufgaben einsetzen können.