So organisieren und bereiten Sie eine Konferenz vor
Einen Großteil Ihrer Zeit widmen Sie der Vorbereitung von Konferenzen. Selten läuft dabei alles nach Plan. Der Termin wird plötzlich verschoben, der Hauptreferent bekommt eine Grippe, oder der Konferenzraum ist anderweitig belegt.
Was können Sie in einer solchen Situation tun? Damit Sie bei der Organisation und bei der plötzlichen Disposition ohne lange Überlegungen alle Aspekte der Konferenzplanung beachten können, haben wir eine Checkliste für Sie zusammengestellt. Daran können Sie sich immer orientieren, erledigte Punkte einfach abhaken und sofort zum nächsten übergehen.
Übrigens: Weitere hilfreiche Checklisten für die perfekte Organisation finden Sie in unserem Praxis-Ratgeber "Die 55-Sekretariats-Checklisten". Ersparen Sie sich ab sofort Zeit und Arbeit und sichern Sie sich jetzt 55 Checklisten, die wirklich jeden Einsatzbereich im Sekretariat abdecken! Klicken Sie hier..
CHECKLISTE KONFERENZEN:
Zeitpunkt:
- Ferientermine beachten
- Feier- und Brückentage beachten
- Überschneidungen mit anderen Terminen beachten (Fachmessen, betriebsinterne Termine etc.)
Ort:
- Verkehrsanbindung / Wegbeschreibung für Auto und ÖPNV
- Parkplätze
- Möglichkeiten für Rahmenprogramm vorhanden?
Teilnehmer:
- Wer nimmt teil?
- Ehrengäste einladen?
- Presse einladen?
- Referenten?
- Fotograf?
Themen / Inhalte:
- Themen festlegen
- Agenda schreiben
- Einladungen versenden
Einladung:
Soll Auskunft geben über:
- wer?
- wann?
- wo?
- wozu?
- Anfahrtwege (Skizzen anfertigen für Anfahrt mit dem Auto bzw. ÖPNV)
- Verbindliche Zusage der Teilnehmer? Wenn ja, wie und bis wann?
Dauer:
- Pufferzeiten und Pausen einplanen
- Zeitrahmen bekanntgeben – auf Flip-Chart oder in der Agenda
Übernachtungen:
- Reservierungen tätigen
- Kostenträger klären
- Zahlungsweg arrangieren
- Garagen buchen
Abholung:
- Flughafen / Bahnhof
- Erkennungszeichen?
Unterlagen:
- ausarbeiten und zusammenstellen
- Folien anfertigen
Unterlagen für Teilnehmer:
- Agenda
- Schreibzeug: Block, Stift
Raumgestaltung:
- Hinweis-Schilder im Tagungsgebäude überprüfen
- Tischanordnung festlegen
- Namensschilder anfertigen
- Teilnehmerunterlagen kopieren
- Dekoration bestellen
- Garderobe?
- sanitäre Anlagen?
Raumtechnik:
- Rednerpult
- Mikrophon testen
- Overhead-Projektor und Folien
- Stifte für Overhead-Folien
- Zeigestab für die Leinwand
- Leinwand aufstellen
- Dia-Projektor
- Videorecorder und Fernseher
- Verlängerungskabel bereithalten
- Flip-Chart mit Ersatzblock
- Stifte in verschiedenen Farben
Telekommunikation:
- Telefone bereitstellen
- Faxgerät bereitstellen
Protokollführung:
- Protokollführer bestimmen
- Art des Protokolls festlegen
- evtl. Tonband-Mitschnitt anfertigen
Bewirtung:
- Getränke, Gläser, Flaschenöffner, ggf. Teller mit Gebäck
- ggf. Aschenbecher aufstellen
- Speisen / Buffet bestellen
Rahmenprogramm:
- Präsente für Gäste
- Firmenbesichtigung
- Stadtbesichtigung
- Stadtpläne
- kulturelles Abendprogramm
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