Muster & Formulierungen: Erstklassiges Zeugnis für eine Sekretärin/Assistentin

So verfassen Sie ein erstklassigen Zeugnis

Ein Zeugnis muss

1. objektiv sein,
2. inhaltlich richtig sein,
3. und es darf nichts auslassen. 

Oft passiert es, dass sogar Chefs nicht immer wissen, welche Formulierungen für ein hervorragendes Zeugnis angebracht sind.

Die Folge: Unabsichtlich unterlaufen dann Abwertungen, die der nächste Personalchef falsch interpretiert.

Manche Chefs wiederum haben ein solches Vertrauen in ihre Assistentinnen, dass sie ihnen sogar die Freiheit geben, ihr Zeugnis selbst zu schreiben.

Das alles sind Gründe, warum Sie wissen sollten, wie ein erstklassiges Zeugnis aussieht.

Doch bevor Sie mit dem Erstellen des Arbeitszeugnisses beginnen, sollten Sie lernen zwischen diesen beiden Zeugnisvarianten zu unterscheiden. Erfahren Sie hier, welche Zeugnisarten es gibt, wann diese eingesetzt werden und wie sie aufgebaut sind!

Der Inhalt des Arbeitszeugnisses

Folgende Bereiche müssen in einem Zeugnis aufgeführt sein:

1. Aufgabenbeschreibung
2. Leistungsbeurteilung 
3. Verantwortung 
4. Soziales Verhalten 
5. Weiterbildung 
6. Kündigungsgrund 

Muster eines sehr guten Zeugnisses

"Frau Sandra Schneider, geboren am 10. November 1970, wohnhaft in Karlsruhe, ist seit dem 1. Juli 2000 als Mitarbeiterin in der Marketingabteilung unseres Hauses tätig.

Ihr umfangreiches Arbeitsgebiet umfasst neben Sekretariatsaufgaben in engster Zusammenarbeit mit dem Marketingleiter vor allem die selbstständige Angebots- und Auftragsabwicklung sämtlicher Fremdleistungen in den Bereichen Marketing und Marketing- Service sowie die alleinverantwortliche Budgetführung.

Alle in diesem Zusammenhang notwendigen externen Kontakte sowie die vielfältigen Dispositionen im Verkehr mit den internen Verkaufs- und Vertriebsabteilungen für das In- und Ausland sowie zum Buchhaltungs- und Finanzbereich gehören zu ihren Aufgaben.

Frau Schneider verfügt über ein ausgeprägtes Organisationstalent und einen stark entwickelten Ordnungssinn. Aufgrund dieser Voraussetzungen konnten wir ihr sehr schnell so verantwortungsvolle Aufgaben wie die Budgetführung und den Lieferantenkontakt zur selbstständigen Bearbeitung übergeben.

Zielstrebigkeit und Durchsetzungsvermögen, verbunden mit großer Sachkenntnis, machten sie bemerkenswert souverän und verhandlungssicher im Umgang mit Dienstleistungspartnern und Lieferanten. Durch ihre Neigung zu kooperativem, kreativem Mitwirken in allen Marketing-, Verkaufs- und Betriebsbelangen war Frau Schneider bei Kollegen und Vorgesetzten gleichermaßen beliebt und anerkannt.

Frau Schneider betreute die einzelnen Gruppen des Marketingbereiches als Kontakt- und Schaltstelle; sie war immer pünktlich, informiert und auskunftsbereit. Vorgesetzten und Kollegen gegenüber war sie gleichbleibend konsequent und freundlich.

Frau Schneider absolvierte alle unternehmensintern angebotenen Weiterbildungen mit sehr großem Engagement und außergewöhnlichem Erfolg. Darüber hinaus besuchte sie berufsspezifische Lehrgänge und Schulungen in eigener Initiative.

Frau Schneider hat weit über den ursprünglichen Arbeitsbereich hinaus alle Aufgaben stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erfüllt; wir sprechen ihr deshalb unsere uneingeschränkte Anerkennung und ein hohes Lob aus.

Wir bedauern, dass Frau Schneider uns wegen Umzugs ihrer Familie von Karlsruhe nach Hamburg verlässt, und wünschen ihr für ihren weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute.

Firma und Unterschrift"

Formulierungsvorschläge für Zeugnisse

Diese Anleitungen helfen Ihnen bei der Formulierung oder Beurteilung Ihres Zeugnisses. 

1. Die Aufgabenbeschreibung

Die wichtigsten Aspekte:

• Die Aufgaben müssen detailliert beschrieben werden.
• Dabei spielt die Reihenfolge eine wesentliche Rolle.
• Eine gute Beurteilung liegt vor, wenn zunächst die wichtigen Hauptaufgaben und dann die weniger wichtigen genannt werden.
• Neben den Daueraufgaben können auch Sonderaufgaben (Projektbetreuung, Assistenzaufgaben u. ä.) genannt werden.

Muster einer Aufgabenbeschreibung:

"Die schulische Ausbildung von Frau Berger und ihr ausgeprägtes betriebswirtschaftliches Interesse prädestinierten sie für Sonderaufgaben im Bereich des Rechnungswesens, der Organisation und Revision.

Daher haben wir sie über den Rahmen der eigentlichen Sekretariatstätigkeit hinaus mit Revisionsaufgaben bei unseren Außenstellen beauftragt und ihr Gelegenheit zur Mitarbeit bei Planungen und Organisationsprojekten gegeben."

Tipp: Bei der Formulierung sollten aktive Verben benutzt werden.

• So nicht:"ihr oblag" oder "zu ihren Aufgaben gehörte"
• Besser so: "bearbeitete," "erledigte", "betreute", "formulierte selbstständig"

2. Die Leistungsbeurteilung

Hier können 

• Arbeitsbereitschaft
• Arbeitsbefähigung
• Auffassungsgabe
• Selbstständigkeit
• Pünktlichkeit
• Arbeitserfolg

angesprochen werden.

Beispiele von Leistungsbeurteilungen:

"Frau Berger hat sich in ihr Aufgabengebiet mit großem Interesse sehr schnell eingearbeitet. Sie besitzt eine rasche Auffassungsgabe, arbeitet selbständig, mit viel Energie und denkt stets mit.Sie weiß das Wesentliche vom Unwesentlichen zu trennen und trägt dadurch spürbar zur Entlastung des Chefs bei."

"Frau Berger ist belastbar, flexibel und kommt auch bei sehr hektischem Sekretariatsbetrieb mit den wechselnden Anforderungen stets sehr gut zurecht.“

"Frau Berger ist eine vorbildliche Assistentin, die durch ihre aufgeprägte Organisationsfähigkeit, ihr fachliches Können, ihre Kreativität und ihr hohes Engagement weit über dem Durchschnitt liegende Leistungen zeigte."

Abschließende Formulierungen der Leistungsbeurteilung:

• "Wir waren mit ihren Leistungen in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden."
• "Mit der Qualität ihrer Arbeitsergebnisse waren wir jederzeit überaus zufrieden."
• "Frau Berger erledigte die ihr gestellten Aufgaben mit äußerster Genauigkeit selbstständig zu unserer vollsten Zufriedenheit."
• "Frau Berger erledigte alle Aufgaben zu unserer vollsten Zufriedenheit und mit viel Eigeninitiative.“

3. Die Beurteilung des Verantwortungsbewusstseins

Beispiele:

• "Durch ihr ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, ihre Initiative und ihr fachliches Können war sie uns in all den Jahren eine wertvolle Mitarbeiterin."
• "Auch bei extrem hohem Arbeitsanfall war Frau Berger immer belastbar, freundlich und arbeitete zuverlässig und zielorientiert."
• "Hervorzuheben ist ihre große Selbstständigkeit bei der Erledigung aller Arbeiten. Sie entlastete ihren Vorgesetzten wirksam und wurde zu einer geschätzten Partnerin im Management."
• "Da sie ihr Aufgabengebiet beherrscht, ist sie auch bereit, Verantwortung zu übernehmen und einen besonders starken Arbeitsanfall reibungslos zu bewältigen."
• "Aufgrund ihrer hohen Fähigkeiten und ihrer charakterlichen Integrität ist sie der Idealtyp einer Sekretärin, die wir jederzeit weiterempfehlen können. Ihr Sekretariat hatte Niveau."

4. Das soziale Verhalten

Beim sozialen Verhalten ist es wichtig, dass sowohl das Verhalten gegenüber Vorgesetzten als auch gegenüber Gleichgestellten (Mitarbeitern des Chefs, Kolleginnen) beurteilt wird, da das Nichterwähnen einer Bezugsgruppe negativ bewertet werden könnte.

Beispiele:

• „Frau Berger strahlt Natürlichkeit und Herzlichkeit aus und war Vorgesetzten, Kollegen und Besuchern gegenüber stets hilfsbereit. Sie war bei allen sehr geachtet und beliebt.“
• „Aufgrund ihres immer freundlichen Wesens und ihrer ständigen Bereitschaft zur Zusammenarbeit war sie ganz besonders beliebt. Die ihr zugeordneten Aushilfskräfte leitete sie mit großem Fachwissen und viel Taktgefühl an und überzeugte durch ihre Persönlichkeit.“

5. Die Weiterbildungen

Hier sollten alle innerbetrieblichen und externen Fachkurse genannt werden, in denen Wissen erworben und anschließend in die Praxis umgesetzt wurde.

Bedenken Sie: Tagesseminare oder lange zurückliegende Aktivitäten bleiben unberücksichtigt.

Beispiele:

• „Frau Berger hat sich – zum Teil in Eigeninitiative in der Freizeit – stets weitergebildet und die erworbenen Kenntnisse hervorragend praktisch umgesetzt.“
• „Frau Berger hat in den Abendstunden eine eineinhalbjährige Ausbildung zur Managementassistentin besucht und die Prüfung mit sehr gutem Erfolg bestanden. Durch ihre Weiterqualifizierung konnten wir ihr Assistenzaufgaben für den Personalleiter übertragen, die sie stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigte. Außerdem übernahm sie bei der Umorganisation unseres Sekretariatsdienstes die sehr erfolgreiche Projektleitung.“

6. Der Kündigungsgrund

Es gilt:

• Eine Begründung für die Kündigung muss nicht gegeben werden.
• In vielen Fällen klingt es aber überzeugender, wenn der Anlass genannt wird.

Beispiele:

• „Frau Berger scheidet zum 30. Juni dieses Jahres auf eigenen Wunsch aus, da sie beabsichtigt, in den Lehrberuf zu wechseln und ihr bisheriger Vorgesetzter in diesem Monat in den Ruhestand tritt. Wir bedauern ihr Ausscheiden sehr und wünschen ihr beruflich und persönlich für den weiteren Lebensweg alles Gute.“
• „Wir wünschen dieser engagierten, tüchtigen und vorwärts strebenden Mitarbeiterin auf ihrem weiteren Berufs- und Lebensweg alles Gute und können sie jederzeit als qualifizierte Sekretärin empfehlen.“

Unterschrieben wird das Zeugnis vom direkten Vorgesetzten, da er am besten die Sekretärin beurteilen kann. Bei großen Firmen wird an erster Stelle allerdings der Personalchef zeichnen.

Assistenz & Sekretariat inside rät: Verlässt Ihr Chef, für den Sie längere Zeit in harmonischem Verhältnis gearbeitet haben, das Unternehmen, während Sie von einem anderen Vorgesetzten übernommen werden oder eine andere Aufgabe wahrnehmen, lassen Sie sich von Ihrem ausscheidenden Chef vor seinem Weggang ein persönliches Zeugnis geben.

Erfahrene Personaler oder Zeugnisaussteller geben in Zeugnissen - trotz des ausdrücklichen arbeitsrechtlichen Verbots, Geheimcodes oder -zeichen zu verwenden - versteckte Hinweise. Diese sind meist nur für einen kundigen Zeugnisleser zu entschlüsseln. Doch wir haben für Sie die wichtigsten Hinweise aufgelistet und deren Bedeutung aufgeklärt - lesen Sie hier mehr.