„Guten Tag, Sie sind verbunden mit dem Anrufbeantworter von Frau Müller. Bitte sprechen Sie nach dem Signalton“ – jeder kennt diese Standardansage. Diese Form der Ansage ist nicht zeitgemäß und lässt zudem beim Anrufer Fragen offen – zum Beispiel, wann Sie wieder zu erreichen sind oder ob er überhaupt mit der richtigen Firma verbunden ist.
Damit Sie auch einen guten Eindruck hinterlassen, wenn Sie mal nicht ans Telefon gehen können oder im Urlaub sind, beherzigen Sie einfach diese acht Tipps für eine perfekte Ansage.
1. Lächeln Sie
Lächeln Sie, wenn Sie den Text aufnehmen. Ihre Stimme klingt schwungvoller und freundlicher. Ihre Wirkung auf andere am Telefon hängt zu 84 Prozent vom "Wie" ab. Ihre Worte machen nur 16 Prozent Ihrer Wirkung aus.
2. Vergessen Sie nicht den Tagesgruß
Sagen Sie "Guten Tag", "Grüß Gott" oder "Hallo", bevor Sie so richtig loslegen. Ein Gruß gehört dazu.
3. Erwähnen Sie den Piepton nicht
Dass man nach dem Signal sprechen soll, weiß mittlerweile jedes Kind. Sparen Sie sich deshalb den Hinweis darauf.
4. Wiederholen Sie nicht andauernd den Namen Ihres Unternehmens
Achten Sie darauf, dass Sie den Namen Ihres Unternehmens nur so oft wiederholen, wie es erforderlich ist. Sie sollten den Ansagetext nicht unnötig in die Länge ziehen und die Geduld des Anrufers nicht überstrapazieren.
5. Gestalten Sie den Text persönlich
Handelt es sich um Ihren persönlichen Anrufbeantworter, sollten Sie unbedingt Ihren vollständigen Namen angeben: "Dies ist der Anrufbeantworter von Lara Schiffer." Wenn Sie auf Ansprechpartner verweisen, nennen Sie diese ebenfalls bei ihrem vollen Namen: "In der Zwischenzeit ist Karin Weißhaupt Ihre richtige Ansprechpartnerin. Sie erreichen sie unter der Telefonnummer 0211 2345-67."
6. Sprechen Sie besonders bei der Nennung von Telefonnummern langsam und deutlich
Rattern Sie Telefonnummern, die Sie als Alternativen angeben, nicht herunter. Der Anrufer möchte sie sich notieren. Achten Sie darauf, die Ziffern stark unterschiedlich zu sprechen, sonst werden "zwei" und "drei" schnell verwechselt. Vermeiden Sie jegliches Nebengeräusch bei der Aufnahme.
7. Formulieren Sie positiv
Sprechen Sie auf Ihren Anrufbeantworter nicht, dass und wann Sie nicht da sind, sondern wann Sie zu erreichen sind. Vermeiden Sie also Sätze wie "Ich bin momentan leider nicht zu erreichen". Viel besser sind Formulierungen wie "Ich bin heute ab 14 Uhr wieder für Sie erreichbar".
8. Halten Sie mehrere Ansagen bereit
Eine Standardansage reicht nicht aus. Wenn Sie Ihren Anrufbeantworter professionell und kundenfreundlich nutzen möchten, kommen Sie um mindestens zwei unterschiedliche Ansagetexte - einen für kurze Abwesenheiten und einen für längere - nicht herum. In der Regel haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Ansagen in Ihrem Telefon zu speichern.