So besprechen Sie Ihren Anrufbeantworter oder Ihre Mailbox richtig
Die Stimme
Das wichtigste am Telefon ist grundsätzlich die Stimme. Gerade beim Anrufbeantworter sollten Sie auf die Auswahl des wichtigsten Elementes der Ansage viel Wert legen. Die Stimme sollte gut verständlich, freundlich, dialektfrei und verbindlich sein. Ob Sie sich für eine weibliche oder eine männliche Stimme entscheiden, ist Geschmackssache und hängt vielfach von der Art Ihres Unternehmens ab.
Grundsätzlich gilt: Anrufer sind im Bezug auf Telefonzentralen eher eine weibliche Stimme gewöhnt. Aber vielleicht haben Sie einen männlichen Kollegen, dessen Stimme sich für einen Anrufbeantwortertext besonders gut eignet. Fragen Sie ihn doch einfach, ob er die Ansage sprechen würde.
Die Musik
Egal ob Anrufbeantworteransage oder Warteschleife: mit Musik fällt das Warten leichter. Nur sollte es die richtige Musik sein. Synthetisches Gedudel á la "Kleine Nachtmusik" ist eine Zumutung für die Ohren. Aber Vorsicht: Sie dürfen für Ihren Anrufbeantworter nur GEMA-freie Musik verwenden. Sonst wird es teuer.
Mein Tipp: Vielleicht haben Sie jemanden in Ihrer Firma der Kontakt zu einer privaten Band hat oder selber in einer spielt. Manchmal findet man auf Demotapes von unbekannten Gruppen ganz nette Musik. Und die ist dann garantiert ohne GEMA-Gebühren.
Mit diesen kleinen Tricks peppen Sie Ihren Anrufbeantwortertext auf:
- Schreiben Sie den aufzusprechenden Text zunächst in aller Ruhe auf. Achten Sie dabei darauf, dass die Ansage auf dem Anrufbeantworter nicht zu lang wird. Bei Ihrem Anrufer laufen die Gebühren. Also halten Sie sich so kurz wie möglich und sagen Sie so viel wie nötig.
- Geht es um Ihre persönliche Mailbox nennen Sie Ihren Vor- und Nachnamen. Das ist höflich und es gibt dem Anrufer die Möglichkeit sich an Ihre Stimme zu gewöhnen. Außerdem können Sie so sicher sein, dass er Ihren Nachnamen vollständig versteht.
- Sagen Sie nicht wie lange Sie weg sind, sondern wann Sie wieder da sind. So weiß Ihr Anrufer, ab wann er Sie wieder erreichen kann.
- Achten Sie beim Besprechen des Anrufbeantworters darauf, dass Sie keinerlei Hintergrundgeräusche mit aufnehmen. Die Frage, ob jemand einen Kaffee möchten - quer über den Gang gerufen - hat auf einem Anrufbeantworter nichts verloren.
- Schauen Sie in einen Spiegel während Sie den Text auf den Anrufbeantworter sprechen und: Lächeln Sie! Dieses Lächeln wird man später bei der Ansage hören können. Je besser Ihre Laune während des Diktats ist, umso positiver wird Ihre Stimme klingen.
Mein Tipp: Legen Sie bei der Auswahl des Textes oder der Hintergrundmusik für Ihren Anrufbeantworter mehr Wert auf Professionalität als auf Kreativität. Ein witziger Text eines Stimmenimitators hat auf einem Firmenanrufbeantworter nichts zu suchen. Auch für einen Anrufbeantworter gilt die alte Telefonregel: Kurz und präzise sei deine Telefondevise. Legen Sie Wert auf das Lächeln in Ihrer Stimme. Dann klingt Ihre Ansage gleich viel freundlicher.