Briefe mit der Kennzeichnung: Vertraulich oder Persönlich
Die DIN 5008 ist als Hilfe für Ihre tägliche Korrespondenz unverzichtbar. Denn durch sie erfahren Sie, wie Sie Ihre Texte so gestalten, dass sie möglichst übersichtlich sind. Geht es jedoch um den Inhalt eines Textes oder es tauchen ganz konkrete Fragen zur Textgestaltung auf, ist die DIN 5008 oft nicht behilflich.
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Wann Sie Briefe mit dem Vermerk "Vertraulich" oder "Persönlich" kennzeichnen sollten
Wenn Sie sichergehen möchten, dass ein Brief, der persönlich/vertraulich an eine Person in einem Unternehmen gerichtet ist, auch nur von dieser geöffnet und gelesen wird, kennzeichnen Sie das Schreiben mit dem Vermerk „Vertraulich“ oder „Persönlich“.
Achten Sie auf die richtige Reihenfolge der Anschrift
- Der Vermerk "Vertraulich " sollte direkt in der Zeile über dem Namen stehen.
- Sonst besteht die Gefahr, dass die Empfänger die Kennzeichnung übersehen!
Vorsicht: Briefe ohne den Vermerk "Vertraulich"/"Persönlich" sind auch nicht vertraulich
Achtung: In den meisten Unternehmen ist der Irrglaube verbreitet, es reiche, wenn der Name des Angeschriebenen zuerst stünde. Aber das ist falsch!
Bedenken Sie: Um die Vertraulichkeit des Schreibens deutlich zu machen, reicht es nicht, dass der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht.
Die Ausnahme
Sollte es in einigen Unternehmen dennoch so gehandhabt werden, dass Briefe, in denen die Firma erst an zweiter Stelle genannt wird, nur vom namentlich Genannten geöffnet werden dürfen, so handelt es sich hier um firmeninterne Regelungen.
Fazit: Briefe mit dem Vermerk "Vertraulich"
- Die Ergänzung „Persönlich“ oder „Vertraulich“ ist erforderlich, wenn Sie sichergehen möchten, dass nur der namentlich genannte Empfänger den Brief öffnet.
Persönliche Briefe: Wann Sie die Post öffnen dürfen
Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) geurteilt, wie mit Posteingängen zu verfahren ist:
Merken Sie sich: Soweit die Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen.
Das bedeutet: Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit einem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte. Der Mitarbeiter hätte sich zumindest betriebsintern um eine Postbehandlung in seinem Sinne bemühen müssen.
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz:
- Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten.
- Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden.
- Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.
Muster: Wann Sie Briefe öffnen dürfen und wann nicht
1. Beispiel: Dürfen Sie diesen Brief öffnen?
Vertraulich
Frau
Bärbel Mertens
Schiefer GmbH
Sandstraße 112
97765 Nürnberg
Die Lösung: Jetzt sollte nur Frau Mertens den Brief öffnen.
2. Beispiel: Dürfen Sie diesen Brief öffnen?
Frau
Bärbel Mertens
Schiefer GmbH
Sandstraße 112
97765 Nürnberg
Die Lösung: Dieser Brief darf in der Poststelle geöffnet werden – er ist nicht persönlich.
Dürfen Sie persönliche Post für Ihren Chef öffnen?
Wenn Ihr Chef Sie bittet, für ihn persönliche Post zu öffnen, dann können Sie das tun, ohne gegen das Postgeheimnis zu verstoßen.
Aber Achtung: Lassen Sie diese „Vollmacht“ in Ihre Stellenbeschreibung aufnehmen beziehungsweise von Ihrem Chef schriftlich genehmigen, damit später keine Irritationen oder Missverständnisse auftreten.
Denn: Sicher ist sicher! Treffen Sie unbedingt klare Absprachen mit Ihrem Chef.
Wie Sie Versendungsvermerke wie "Persönlich" oder "Vertraulich" in Ihren deutschen Briefen richtig einsetzen, wissen Sie jetzt. Aber wie sieht es bei der Korrespondenz mit Ihren englischsprachigen Geschäftspartnern aus? Gelten in englischen Briefen die selben Regeln wie auch in der deutschen Post? Erfahren Sie hier, wie Sie englische Briefe vertraulich oder persönlich kennzeichnen!