(gemäß Bundesreisekostengesetz vom 1.9.2005)
Sollten Sie regelmäßig Reisekosten abrechnen müssen, bietet es sich an, ein Formular für die Abrechnung zu verwenden. Ob Sie dabei auf ein fertiges Formular zurückgreifen oder Ihr eigenes entwickeln, bleibt Ihnen überlassen. Es gibt keine feste Form, wie eine Reisekosten-Abrechnung aussehen muss. Welche Informationen sie auf jeden Fall enthalten muss, können Sie der folgenden Aufstellung entnehmen.
Diese Angaben dürfen in keiner Reisekosten-Abrechnung fehlen
- Vorname und Name des Abrechnenden (ggf. mit vollständiger Adresse)
- Zweck der Reise
- Datum und Uhrzeit von Reisebeginn und -ende
- Bestätigung des Abrechnenden, dass die Angaben Reisekosten-Abrechnung der Wahrheit entsprechen mit Unterschrift, wie z. B. "Ich versichere die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben dieser Reisekosten-Abrechnung. Die geltend gemachten Reisekosten sind mir wirklich entstanden."
Optional sind die folgenden Angaben:
- Abteilung / Personalnummer
- Kostenstelle oder Projektnummer
- Reisebericht
- interne Bearbeitungsvermerke, wie "Sachlich und rechnerisch richtig" und "Erstattet"
Ob Sie auf dem Formblatt der Reisekosten-Abrechnung auch alle Angaben zu den Fahrt- und Übernachtungskosten mit den entsprechenden Spesensätzen bereits zum Ausfüllen vorbereiten, bleibt Ihnen überlassen.
Mein Tipp: Es ist für alle Beteiligten einfacher, wenn Sie das Formular so einfach und übersichtlich wie möglich gestalten und vorbereiten. Lassen Sie für das Ausfüllen der Angaben ausreichend Platz. So sehen Sie auf einen Blick, ob alle Angaben vorhanden sind und Sie können die Reisekosten schnell und reibungslos abrechnen. Wenn sich dann alle an das Formular und Ihren internen Ablauf gewöhnt haben, spart das den Beteiligten viel Zeit und Nerven.
Daher sollte Ihr Reisekostenformular auch die folgenden Angaben enthalten:
- Fahrkarte / Flugschein
- bei Fahrt im eigenen Kraftfahrzeug
Kennzeichen: ...
... km zu 0,30 Euro = ... Euro
- Übernachtungskosten
Anzahl Übernachtungen
je Übernachtung ... Euro (Vorsicht: wenn das Frühstück inklusive ist, werden 4,50 Euro Frühstückspauschale abgezogen)
- Tagesgeld für Abwesenheit bei ein- oder mehrtägigen Reisen
... Tage 24 Std. á 24,00 Euro = ... Euro
... Tage 14-24 Std. á 12,00 Euro = ... Euro
... Tage 8-14 Std. á 6,00 Euro = ... Euro
- sonstige Kosten
- "Ich bitte um Überweisung auf: Konto-Nummer, Bankleitzahl und Geldinstitut"