Ihr Chef war wieder einmal einige Tage beruflich unterwegs und Sie müssen jetzt die Reisekostenabrechnung für ihn machen. "Reisekosten! Nicht schon wieder!" Wer von uns hat nicht schon einmal leise geflucht, wenn Belege fehlen, Bewirtungsbelege nicht ausgefüllt sind oder die Taxiquittung kein Datum hat?
Nutzen Sie bei der Reisekostenabrechnung Ihren Vorteil
Sicherlich haben Sie die Reise oder zumindest Teile davon für Ihren Chef organisiert und gebucht. Dann kennen Sie den Ablauf und wissen z. B. mit wem er sich wann trifft und welche Verkehrsmittel er benutzen wird. Erstellen Sie sich einen zumindest groben Plan der Dienstreise. So können Sie unvollständige Belege schnell und einfach den jeweiligen Terminen und Personen zuordnen.
Mein Tipp: Je nachdem wie ordentlich Ihr Chef - auch unterwegs - ist, können Sie ihm für die einzelnen Tage vorgefertigte, mit dem Tagesdatum beschriftete, Umschläge mitgeben. Dann kann er abends die Reisekostenbelege einfach unsortiert in den entsprechenden Umschlag stecken. So müssen Sie später weniger sortieren und wenn mal ein Datum fehlt, ist das nicht schlimm. Vielleicht braucht es ein bisschen Zeit, bis sich Ihr Chef an die Umschläge gewöhnt hat. Machen Sie ihm einfach deutlich, dass Sie sich so beide eine Menge Rückfragen ersparen können.
So sortieren Sie Reisekosten schnell und einfach
Je nach Geschäftsfeld und Firmengröße gibt es mehrere Möglichkeiten die entstandenen Reisekosten zu sortieren. Grundsätzlich unterscheidet man zunächst zwischen Bar- und Bankbelegen. Wurden z. B. einige Reisekosten wie Flug oder Hotel über eine Firmenkreditkarte bezahlt, gehören die Belege normalerweise nicht in die Reisekostenabrechnung. Sortieren Sie diese Belege später zu der entsprechenden Kreditkartenabrechnung und geben Sie diese dann komplett in die Buchhaltung. Hat Ihr Chef jedoch seine private Kreditkarte benutzt, verfahren Sie mit diesen Reisekosten wie mit einem Barbeleg.
Sie können die Barbelege nach den folgenden Kriterien sortieren:
- Datum
- die Reise selbst
- Zweck der Reise
- Kunde / Kostenstelle
- Kostenarten (Bewirtung, Taxi, Hotel etc.)
- MwSt
- Inland / Ausland
Ob Sie z. B. zunächst nach dem Datum und dann nach der Art der Reisekosten sortieren, hängt wie gesagt von Ihren internen Vorgaben ab. Klären Sie diese Fragen am besten im Vorfeld mit der zuständigen Abteilung oder Ihrem Steuerberater.
Hier noch ein paar ganz allgemeine Tipps zum Thema Reisekosten, die Ihnen bei einem reibungslosen Ablauf helfen können:
- Rechnen Sie immer sofort ab. Wochen später erinnert sich niemand mehr, zu welchem Datum die fragliche Taxiquittung gehört.
- Machen Sie Kopien. Müssen Sie die Reisekosten zur weiteren Bearbeitung z. B. per Post verschicken und der Umschlag geht verloren, kostet Sie die Rekonstruktion der Reise wertvolle Zeit.
- Achten Sie bei der Planung der Reise darauf, ob es ein Budget gibt oder ob Teile der Reisekosten im Vorfeld bewilligt werden müssen.
- Egal ob Sie selbst oder die Buchhaltung für die Prüfung der Reisekosten verantwortlich ist, heften Sie die Belege nicht. Das spart Zeit und schont die Fingernägel. Benutzen Sie große Büroklammern, Umschläge oder Gummibänder, aber auf keinen Fall die Heftmaschine solange die Belege nicht endgültig in die Ablage wandern.