Für viel reisende Chefs hat Assistenz & Sekretariat Inside 6 Praxis-Tipps parat, die Ihnen die Organisation der nächsten Reisen enorm erleichtern werden.
Tipp 1: Ziel- und Verkehrsmittelplanung
- Liste der Firmen und Personen, die besucht werden, nach Priorität ordnen.
- Reisezeitraum festlegen, alle Gesprächspartner müssen Zeit haben.
- Wie können die Termine aussehen? Abhängig von Ankunfts- oder Abfahrtszeiten, Mittag- oder Abendessen, Feiertagen im Ausland.
Tipp 2: Organisation der Reisedokumente
- Buchung und Kontrolle von Flug, Bahnfahrt, Mietwagen, Hotelzimmern.
- Informationen über notwendige Versicherungen, Impfungen, Visa.
- Prüfen, ob die Ausweise ok sind
- Buchen von Freizeitaktivitäten
- Reiseführer
Tipp 3: Vorbereitung der Geschäftsunterlagen
- Klären, welche Unterlagen für die Gespräche vorbereitet werden müssen.
Tipp 4: Zeitsparend packen
- Routine-Gepäck per Checkliste packen: Persönliches, Arbeitsmittel, Kommunikationsmittel, Visa, Versicherungsunterlagen, Tickets, Hotelbestätigung, ausländische Währung, Gastgeschenke
- aktuelles Gepäck per individueller Checkliste packen: Unterlagen für die Termine und Aufgaben, die erledigt werden müssen
Tipp 5: Abwesenheit vorbereiten
- per Checkliste: Aufgaben, die vor Antritt der Reise noch erledigt werden müssen
- per Checkliste: Verteilung von Kompetenzen und Aufgaben während der Abwesenheit
- Termine für Einweisungs- und Übergabegespräche vereinbaren
- Organisation der Postbearbeitung während der Abwesenheit
- Organisation des täglichen Anrufs im Büro: Uhrzeit vereinbaren
Tipp 6: Nachbereitung
- Bestätigungen, Angebote, Dankschreiben verfassen
- Mitarbeiter über Ergebnisse informieren
- Ideen festhalten
- Reisekosten abrechnen
- wichtige Informationen festhalten (Besonderheiten der Anreise, Restauranttipps, Sehenswürdigkeiten, Sitten und Gebräuche)