Bevor ich mit dem Tipp zum Thema Reisemanagement beginne, habe ich eine Bitte an Sie: Wir brauchen Ihre Hilfe!
Wir haben ein neues Verlags-Projekt zum Thema Geschäftsreisen / Travel Managementin Planung. Um das Produkt optimal auf Ihre Bedürfnisse und Wünsche abzustimmen, brauchen wir Ihre Unterstützung: Sagen Sie uns Ihre Meinung. Nehmen Sie sich nur ein paar Minuten Zeit und sagen Sie uns, wie dieses Produkt aussehen sollte, um Sie wirklich optimal in Ihrem Reisemanagement zu entlasten.
Ich sage schon einmal vorab: Herzlichen Dank für Ihre Mithilfe!
Und hier geht's zum Fragebogen.
Jetzt weiter mit dem Tipp:
Die meisten Chefs sind viel auf Reisen, nicht nur in Deutschland, sondern vor allem international. Geschäfte werden eben nicht mehr nur vor der Haustür gemacht, sondern in einer globalen Wirtschaftswelt. Deshalb gehört ein professionelles Reisemanagement für Chefs und auch für Mitarbeiter zu den zentralen Aufgaben einer Sekretärin und Assistentin.
Was alles zu einem professionellen Reisemanagement gehört, lesen Sie in der Sonderausgabe von Assistenz & Sekretariat inside „Reisemanagement".
Stellen Sie die Papiere für die Geschäftsreise zusammen
Für einige Reisepapiere ist Ihr Chef selbst verantwortlich. Um aber Unannehmlichkeiten unterwegs zu vermeiden, erinnern Sie ihn am besten
an alle wichtigen Papiere, die er für die anstehende Geschäftsreise benötigt. Stellen Sie z. B. rechtzeitig sicher, dass sein Personalausweis und gegebenenfalls sein Reisepass noch gültig sind. Je nachdem, in welche Länder er mit welchem Verkehrsmittel reist, muss er aber ganz bestimmte Unterlagen mitnehmen.
Achtung! Machen Sie von allen wichtigen Papieren eine Kopie für Ihren Chef und geben Sie ihm diese zusätzlich getrennt von den Originaldokumenten mit. Eine weitere Kopie bewahren Sie im Büro auf. Sicher ist sicher. Damit erleichtern Sie die Formalitäten, falls etwas gestohlen wird oder verloren geht.
Praktisch und übersichtlich: Die Reisepapiere und die Dokumente für den Grenzübertritt fassen Sie in einer Einstecktasche zusammen, die er immer griffbereit bei sich tragen kann. Dokumente für das Auto legen Sie in eine gesonderte Einstecktasche.
Alle Checklisten für eine perfekt organisierte Geschäftsreise finden Sie in der Sonderausgabe von Assistenz & Sekretariat inside „Reisemanagement".
Stellen Sie die Geschäftsunterlagen für die Geschäftsreise zusammen
Ihr Chef benötigt nicht nur alle notwendigen Reisedokumente, sondern auch die Unterlagen für seine Geschäftsbesprechungen, dem Zweck seiner Geschäftsreise. Sprechen Sie deshalb genau mit ihm ab, welche Themen er auf seiner Reise besprechen will. Hier heißt es für Sie mitdenken, damit Sie alle erforderlichen Unterlagen zusammenstellen können. Am besten geben Sie ihm alle Unterlagen in Kopie mit und behalten die Originale im Büro.
Gestalten Sie unser neues Verlagsprodukt zum Thema Geschäftsreisen / Travel Management aktiv mit. Hier geht's zum Fragebogen.
Bereiten Sie die Vertretung für die Dauer der Geschäftsreise vor
Wenn Ihr Chef länger und häufiger auf Geschäftsreisen ist, muss er einen Vertreter benennen, der echte Entscheidungsbefugnisse hat. Am besten ist dies ein Mitarbeiter der Führungsriege, der schon lange im Unternehmen ist.
Setzen Sie einige Wochen vor Antritt einer längeren Geschäftsreise Ihres Chefs einen Besprechungstermin an, bei dem Sie auch anwesend sind und alle Punkte, die die Vertretung betreffen, klären können. Bestimmen Sie bei dieser Gelegenheit auch die Termine für Einweisung und Übergabe. Verfassen Sie nach dieser Besprechung ein genaues Protokoll, das alle Beteiligten unterschreiben.
Wichtig: Sorgen Sie immer für klare Strukturen, damit zumindest Alltagsgeschäfte auch ohne Ihren Chef reibungslos abgewickelt werden können und alle Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Informationen haben.