Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen anfallen.
"Reise" ist dabei als gleichzeitige Abwesenheit von der Wohnung und von der regelmäßigen Arbeitsstätte definiert. Als "beruflich oder betrieblich veranlasst" wird sie nur angesehen, wenn die private Lebensführung den Zweck der Reise nicht oder nur unwesentlich berührt.
Reisekosten sind, abgesehen vom Verpflegungsmehraufwand, grundsätzlich nachzuweisen oder glaubhaft zu machen. Normalerweise erfolgt dies über eine Reisekostenabrechnung.
Die Fahrtkosten
Die Wahl des Verkehrsmittels steht dem Reisenden frei. Bei Benutzung eines Mietwagens oder öffentlicher Verkehrsmittel (Flugzeug, Zug, Nahverkehr, Fähre oder Taxi) sind die Reisekosten in der nachgewiesenen Höhe abzugsfähig.
Benutzt der Reisende für die Geschäftsreise ein betriebliches Fahrzeug, sind die anteiligen Aufwendungen ohnehin als Teil der Gesamtaufwendungen in den Betriebsausgaben des Arbeitgebers bzw. Unternehmers enthalten.
Verwendet er dagegen einen Privatwagen, so stehen verschiedene Varianten zur Auswahl:
- Abzug der anteiligen tatsächlichen Reisekosten im Einzelnachweis
- Abzug eines - anhand von tatsächlichen Reisekosten ermittelten - fahrzeugindividuellen Kilometersatz
- Abzug eines standardisierten Pauschalbetrags pro gefahrenem Kilometer von 0,30 Euro.
Der pauschale Kilometersatz beträgt bei Kraftwagen 0,30 Euro und bei Motorrädern und Motorrollern 0,13 Euro für den gefahrenen Kilometer. Für die Mitnahme jedes weiteren Teilnehmers an der Dienstreise erhöht sich der Pauschbetrag um 0,02 Euro und bei der Mitnahme auf dem eigenen Motorrad oder Motorroller um 0,01 Euro.
Mit diesen Pauschbeträgen sind sämtliche üblicherweise mit dem Betrieb des Fahrzeugs verbundenen Reisekosten abgegolten. Nicht abgegolten sind die Aufwendungen, die ihrer Natur nach außergewöhnlich und nicht vorhersehbar sind, wie z. B. Unfallschäden (auf der beruflichen/ betrieblichen Fahrt) und Aufwendungen infolge eines Fahrzeugdiebstahls. Diese sind gesondert abzugsfähig.
Zu den Fahrtkosten zählen neben der Hin- und Rückfahrt auch die Fahrten am Reiseziel und die Aufwendungen für Zwischenheimfahrten bei länger dauernden Geschäftsreisen.
Mein Tipp: Da der Pauschbetrag in Anbetracht ständig steigender Kraftfahrzeugkosten unter den tatsächlichen Aufwendungen liegt, empfiehlt sich der Nachweis der tatsächlichen Kosten in den Fällen, in denen der privaten Pkw nicht nur ganz gelegentlich für Dienstreisen verwendet wird.
Übernachtungskosten
Zu den Übernachtungskosten gehören die tatsächlich entstandenen Kosten von Hotel, Herberge, Fremdenzimmer, Appartement oder Zweitwohnung im Inland und auch im Ausland. Nebenkosten zur Übernachtung (Garage, Minibar, Fernseher, Telefon) sind keine Übernachtungskosten und somit auch nicht Bestandteil der Reisekosten. Außer es gibt eine interne andere Regelung.
Ebenfalls aus den Reisekosten herauszurechnen ist ein Betrag für das Frühstück, wenn die Rechnung nur eine Summe für die Übernachtung mit Frühstück ausweist. Lässt sich der Rechnungsanteil für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtbetrag bei einer Übernachtung im Inland um 4,50 Euro und bei einer Übernachtung im Ausland um 20 % des für den betreffenden Staat geltenden Pauschbetrags für Verpflegungsmehraufwand zu kürzen.
Bei Übernachtungen im Inland können nur tatsächlich nachgewiesene Reisekosten als Betriebsausgaben oder Werbungskosten angesetzt werden.