Gehört es zu Ihren Aufgaben, außer für Ihren Chef auch für Kolleginnen oder Kollegen Geschäftsreisen zu organisieren? Dann kann Ihnen folgende Checkliste mit den wichtigsten Daten und Fakten für alle Reisenden vielleicht noch die eine oder andere Anregung bieten.
Folgendes sollte Ihre Basis-Checkliste für jeden Reisenden enthalten:
1. Persönliche Angaben:
Notieren Sie
- Adresse,
- Telefonnummern,
- Geburtsdatum,
- Art der Krankenversicherung bei Auslandsreisen
in Ihrer Checkliste.
2. Daten der Kreditkarten:
Haben Sie
- Kartenart,
- Kartennummer,
- Gültigkeit,
- Telefonnummer der Bank für die Verlustmeldung
notiert, können Sie bei Verlust durch den Reisenden schnell alles Notwendige veranlassen.
3. Personalausweis und Reisedokumente (Tickets, Impfpass usw):
Halten Sie von diesen Dokumenten
- Ausweisnummer,
- Ausstellungsort,
- Gültigkeitsdauer
fest, um im Notfall richtig reagieren zu können.
4. Wünsche bei Zug- und Flugreisen:
Fragen Sie nach Sonderwünschen bei der Bahn- oder Flugreise hinsichtlich
- Raucher/Nichtraucher,
- Großraumwagen/Abteil im Zug,
- Klasse,
- Sitzplatz,
- bevorzugte Fluglinien und Sitzplätze.
Notieren Sie, ob der Reisende eine Bahncard besitzt.
5. Mietwagen-Service:
Gibt es ein Rahmenabkommen zwischen Ihrem Unternehmen und einem Mietwagen-Service, dann halten Sie auch hierzu alle nötigen Angaben fest:
- Wagenmarke,
- Wagenklasse,
- Mietpreis,
- Mitgliedskartennummer,
- Service-Telefonnummer,
- Sondervereinbarungen.
6. Hotel-Unterkünfte:
Erkundigen Sie sich nach Sonderwünschen der Reisenden bezüglich der
- Lage des Hotels,
- Hotelkette,
- Fitness-Angebote,
- Raucher-/Nichtraucherzimmer,
- Lage des Zimmers.
Fazit:
Mit dieser Checkliste vermeiden Sie ständige Rückfragen bei den einzelnen Reisenden und haben die wichtigsten Informationen immer griffbereit. Herunterladen können Sie sich diese Checkliste unter www.assistenz.com im Abonnenten-Bereich.
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