Ab 2008 gelten einige neue Regeln für die Reisekostenabrechnung. So gibt es beispielsweise Änderungen bei den Pauschalen für Übernachtungen im Ausland oder der Regelung für Tätigkeiten an ständig wechselnden Einsatzstellen.
Lesen Sie alles zu den neuen Regeln für die Reisekostenabrechnung in Das Sekretärinnen-Handbuch - Ohne Sekretärin läuft nichts.
Ab 2008 werden alle auswärtigen Tätigkeiten für die Berechnung der Reisekosten gleich behandelt. Die Finanzverwaltung unterscheidet nicht mehr zwischen Geschäftsreisen, Tätigkeiten an ständig wechselnden Einsatzstellen und Fahrtätigkeiten.
Nach den neuen Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) gilt daher ab dem 1.1.2008 für die Reisekosten Folgendes:
- Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen in ihrer Reisekostenabrechnung keine Übernachtungspauschalen mehr geltend machen. Es dürfen nur die tatsächlichen Übernachtungskosten geltend gemacht werden.
- Der Arbeitgeber darf seinen Arbeitnehmern bei den Reisekosten allerdings nach wie vor die Übernachtungskosten ohne Einzelnachweis mit Pauschbeträgen steuerfrei erstatten (R 9.7 Abs. 3 LStR).
- Sind die Kosten für ein Frühstück im Übernachtungspreis enthalten, rechnen Sie diese in der Reisekostenabrechnung mit 20 Prozent der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis heraus.
- Sind im Übernachtungspreis die Kosten für ein Mittag- und/oder Abendessen enthalten, rechnen Sie diese in der Reisekostenabrechnung jeweils mit 40 Prozent der vollen Verpflegungspauschale aus dem Übernachtungspreis heraus.
Bei der Abrechnung von Übernachtungskosten unterscheiden Sie also danach, ob Ihr Chef Unternehmer oder Arbeitnehmer ist. Bei der GmbH ist Ihr Chef auch dann regelmäßig Arbeitnehmer, wenn er Gesellschafter der GmbH ist, sodass ihm bei Auslandsreisen auch die Übernachtungspauschalen erstatten werden können.
Was Sie alles als Reisekosten abrechnen können
Reisekosten sind alle Aufwendungen, die unmittelbar durch die Geschäftsreise entstehen. Welche Beträge in Ihrer Reisekostenabrechnung abgezogen werden dürfen, zeigt diese Übersicht.
| Verkehrsmittel/ Art der Kosten | Höhe der abziehbaren Aufwendungen | Was dem Arbeitnehmer steuer- frei erstattet werden kann |
| Firmenwagen | tatsächliche Kfz-Kosten, wobei der Anlass der Fahrt keine Rolle spielt | Kosten, die der Arbeitnehmer verauslagt hat, z.B. Benzinkosten |
| Privatfahrzeug | - pauschal 0,30 Euro pro Kilometer - anteilige tatsächliche Kosten bzw. - hieraus errechneter pauschaler Kilometersatz | - pauschal 0,30 Euro pro Kilometer - anteilige tatsächliche Kosten bzw. - hieraus errechneter pauschaler Kilometersatz |
| andere (öffentliche) Verkehrsmittel | tatsächlicher Fahrpreis mit Zuschlägen und Aufpreisen | tatsächlicher Fahrpreis mit Zuschlägen und Aufpreisen |
| Verpflegung | amtlich festgelegte Verpflegungspauschalen | amtlich festgelegte Verpflegungspauschalen |
| Übernachtungen | tatsächliche Übernachtungs- kosten ohne Verpflegungsanteil (Ansatz der Pauschalen bei Auslandsreisen ist ab 1.2.2008 nicht mehr möglich) | tatsächliche Übernachtungs- kosten ohne Verpflegungsanteil oder amtlich festgelegte Übernachtungspauschalen |
| Nebenkosten | tatsächliche Kosten, wie z.B. Mautgebühren, Telefonkosten | tatsächliche Kosten, wie z.B. Mautgebühren, Telefonkosten |
In der aktuellen Ausgabe des Sekretärinnen-Handbuch finden Sie alles, was Sie über die Neuregelung der Reisekosten wissen müssen.
In welcher Höhe Sie Verpflegungskosten in einer Reisekostenabrechnung ansetzen dürfen
Sie dürfen in der Reisekostenabrechnung nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten abrechnen, sondern nur die gesetzlich festgelegten Pauschalbeträge (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EstG). Die Höhe der Verpflegungspauschale richtet sich danach, wie lange Ihr Chef am jeweiligen Kalendertag von seiner Betriebs- oder Arbeitsstätte oder seiner Wohnung abwesend ist.
Übersicht der inländischen Verpflegungspauschale
| Abwesenheit pro Tag | Höhe der Verpflegungspauschalen |
| weniger als 8 Stunden | 0 Euro |
| ab 8 Stunden | 6 Euro |
| ab 14 Stunden | 12 Euro |
| 24 Stunden | 24 Euro |
Bei der Ermittlung der Reisekosten Sie rechnen jeden Tag für sich ab. Das gilt auch für den ersten und letzten Tag einer mehrtägigen Geschäftsreise.
Beispiel:
Ihr Chef beginnt seine Geschäftsreise montags um 12 Uhr und kehrt am Donnerstag um 16 Uhr wieder zurück. Sie ermitteln die Verpflegungspauschale wie folgt:
| Montag, Abwesenheit 12 Stunden | 6 Euro |
| Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden | 24 Euro |
| Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden | 24 Euro |
| Donnerstag, Abwesenheit 16 Stunden | 12 Euro |
| steuerlicher Verpflegungsmehraufwand | 66 Euro |