Am späteren Nachmittag, kurz vor seiner Abreise, hat Ihr Chef Ihnen noch schnell einen Brief diktiert. Er schafft es nicht mehr, ihn zu unterschreiben, und bittet Sie deshalb, das für ihn zu tun.
Unterschreiben Sie auch sonst mit einer Vollmacht „i. A.“, ist das kein Problem. Wenn Ihr Chef aber möchte, dass klar wird, dass er den Brief verfasst hat, wird es schwieriger. Auf irgendeine Weise müssen Sie dem Empfänger mitteilen, dass der Chef zwar für den Inhalt einsteht – und auch haftet! –, die Übermittlung allerdings von Ihnen übernommen wurde. Das Gesetz spricht in so einem Fall von einem „Erklärungsboten“.
Das rät Office Korrespondenz aktuell: Setzen Sie auf keinen Fall das verstaubte „Nach Diktat verreist“!
So nicht:
Mit freundlichen Grüßen
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ÄXTRA GmbH
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Ihre Unterschrift
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Klaus-Dieter Wichtig
Nach Diktat verreist
Besser als „Nach Diktat verreist“:
1. Gehen Sie im letzten Absatz des Briefs oder im Postskriptum auf die Abwesenheit Ihres Chefs ein.
- „Herr Schulte hat mich gebeten, diesen Brief für ihn zu unterschreiben, da er kurzfristig einen Termin wahrnehmen musste.“
- „Herr Schulte hat mich gebeten, den Brief in seiner Abwesenheit für ihn zu unterzeichnen.“
2. So sieht jetzt der korrekte Unterschriftenblock aus, wenn Ihr Chef darauf besteht, dass Sie auch in der Unterschrift auf seine Abwesenheit eingehen:
Gruß
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Firmenname
Klaus Dieter Wichtig
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i. A. Ihre Unterschrift
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Ihr Name
Sekretariat oder entsprechende Bezeichnung