Die Unterschrift unter einen Geschäftsbrief macht diesen rechtsverbindlich. Jedes Schriftstück sollte für den Empfänger ersichtlich machen, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Leisten Sie Ihre Unterschrift daher immer entweder mit dem Zusatz "i. A." oder "i. V.". Diese Kürzel geben einem Außenstehenden Aufschluss über Ihre Kompetenzen, also ob Sie mit umfangreicher Handlungsvollmacht oder bloß mit einer Abschlussvollmacht ausgestattet sind.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Unterschreibt neben Ihnen noch eine andere Person, sollte die "ranghöhere" Unterschrift links stehen, also "i. V." immer links von "i. A.".
Gibt es in Ihrem Unternehmen betriebliche Vorgaben zur Unterschriftenregelung, sollten Sie sich an diese halten. Ihre Unterschriftenbefugnis findet sich möglicherweise auch in Ihrer Stellenbeschreibung. Wenn nicht, lesen Sie hier, welche Kompetenzen Sie sich aber unbedingt schriftlich bestätigen lassen sollten. So können in Zukunft keine Missverständnisse (mehr) auftreten.
Der SekretärinnenBriefeManager-Tipp: Besteht in Ihrem Unternehmen keine Regelung zur Unterschriftengestaltung, legen Sie zusammen mit Ihrem Chef fest, wie Sie Briefe unterzeichnen. Lassen Sie sich eine "i. A."-Unterschriftenvollmacht einräumen. Das ist für Sekretärinnen üblich.
Wo Ihre Kompetenzen aber wirklich an Grenzen stoßen, lesen Sie jetzt im SekretärinnenBriefeManager. Dann sitzen Sie nicht länger zwischen den Stühlen. Und was Sie mit Ihrem Chef auf jeden Fall klären müssen, damit Sie immer auf der sicheren Seite sind, lesen Sie hier ...
| Unterschrift | Bedeutung | Beispiel |
| i. A. = im Auftrag | Im Auftrag unterschreiben Sie in zwei Fällen: 1. Wenn Ihnen eine Einzelvollmacht erteilt wurde. Diese berechtigt Sie zu ganz bestimmten, einmaligen Geschäften; sie erlischt anschließend wieder. 2. Wenn Sie Ihre Unterschrift für Ihren Chef unter ein bestimmtes Schriftstück leisten (= Ab- schlussvollmacht). Ein eigener Handlungsspielraum steht Ihnen hierbei nicht zu. | Zu 1: Ihr Chef beauftragt Sie, für ihn einen guten Flachbildschirm im Wert bis 700 Euro für seinen Computer auszusuchen und auf Rechnung einzukaufen. Zu 2: Ihr Chef hat Ihnen aufgetragen, für ihn den neuen TFT-Flachbildschirm HXQ 1 der Firma Electroline zu bestellen. |
| i. V. = in Vollmacht* *) "i. V." wird in der Regel bei Behörden mit "in Vertretung" bezeichnet. In Unternehmen steht "i. V." für „in Vollmacht“. | Sie unterschreiben hier mit "i. V.", da Sie eigene Kompetenzen für Rechtsgeschäfte in diesem Bereich haben. Sie wurden für die komplette Abteilung mit "Kümmern Sie sich um alle Kopierer“ beauftragt. Im Unterschied zur bloßen Beauftragung unterschreiben Sie im Rahmen einer längerfristigen eigenständigen Vertretungsmacht für Ihr Unternehmen. Sie müssen also auch immer einen eigenen Handlungsspielraum (= Handlungsvollmacht) haben. "i. V." unterschreiben Sie nur, wenn Sie auf Dauer selbstständig zu bestimmten wichtigen Rechtsgeschäften berechtigt sind. | Sie beauftragen nach mehreren Preisrecherchen eine neue Wartungsfirma für alle Kopierer in Ihrem Unternehmen. |