Jeder Kaufmann ist verpflichtet, geschäftliche Unterlagen über einen bestimmten Zeitraum aufzubewahren. Man unterscheidet dabei Aufbewahrungsfristen von sechs und von zehn Jahren.
Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich sind alle, die nach Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind, auch verpflichtet, diese aufzubewahren.
Gesetzliche Aufbewahrungsfristen
Die Frage, was wie lange aufzubewahren ist, beantwortet Ihnen teilweise das Gesetz. Nach §§ 238, 239 und 257 bis 261 des Handelsgesetzbuches (HBG) sowie §§ 146, 147 der Abgabenordnung (AO) müssen Sie Handelsbriefe sechs Jahre, Buchungsbelege, Bücher, Inventare und Bilanzen zehn Jahre aufbewahren.
Die Aufbewahrungsfirst beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch erfolgte, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesendet oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
Unterlagen mit 10-jähriger Aufbewahrungsfrist:
Bücher
Zu den Büchern gehören alle Geschäftsbücher und Konten, die Bestandteil einer Buchführung sind oder deren Führung für steuerliche Zwecke vorgeschrieben ist, oder die nach den Vorschriften des Handels- oder Wirtschaftsrecht geführt werden.
Die bei einer Offene-Posten-Buchhaltung anfallenden Belege haben Konten-Charakter und müssen daher ebenfalls 10 Jahre aufbewahrt werden. Dasselbe gilt für die Sammlung von Bankkontoauszügen, die ein "Bankbuch" ersetzen.
Inventare
Neben den Bestandsaufnahmen des Vorratsvermögens gehören zu den Inventaren z.B. Lagerbücher, Lagerkarteien sowie Bestandsverzeichnisse für das sonstige Umlaufvermögen (Kassenprotokolle, Scheck- und Wechselaufnahmelisten, Saldenlisten für Kundenforderung und Lieferantenverbindlichkeiten usw.) und für das bewegliche Anlagevermögen.
Bilanzen einschließlich Gewinn- und Verlustrechnungen
Ebenfalls eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für Hauptabschlussübersichten und Umbuchungslisten, in denen die nicht mehr auf den Sachkonten gebuchten Umbuchungen und Abschlussbuchungen eingetragen sind.
Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Bücher, Inventare und Bilanzen erforderlich sind, müssen ebenfalls 10 Jahre lang aufbewahrt werden.
Buchungsbelege
z.B. Ein- und Ausgangsrechnungen, Lieferscheine (ggfs. nur 6 Jahre sofern es sich nicht um Buchungsbelege handelt) sowie interne Buchungsbelege
Unterlagen mit 6-jähriger Aufbewahrungsfrist:
Sonstige steuerlich bedeutsame Geschäftspapiere und Aufzeichnungen
Dazu gehören, soweit sie nicht Buchungsbelege darstellen, u.a. Lieferscheine, Lohnabrechnungen, Reisekostenabrechnungen, Frachtbriefe, Quittungen, Bankbelege, sofern sie nicht ein "Bankbuch" ersetzen, Kreditunterlagen, Auftragsbücher, Betriebsabrechnungsbogen, Urkunden sowie Prüfungsberichte, soweit diese nicht den Jahresabschluss enthalten und deshalb der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist unterliegen.
Lohnkonten
Empfangene Handelsbriefe und Abschriften der Handelsbriefe
Aber Vorsicht: Zu beachten ist, dass die Aufbewahrungsfrist nicht abläuft, soweit und solange Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, für welche die Festsetzungsfristen noch nicht abgelaufen ist (z.B. in Betriebsprüfungsfällen). Bewahren Sie daher Bücher und sonstige Unterlagen, die für ein schwebendes Rechtsbehelfs- oder Gerichtsverfahren oder eine Betriebsprüfung von Bedeutung sein können, über die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen hinaus bis zum rechtskräftigen Abschluss des Verfahrens auf.