Wann Sie einen Unterschriften-Scan verwenden dürfen


Seien Sie vorsichtig, wenn Sie die eingescannte Unterschrift Ihres Chefs unter Ihre Briefe setzen. Denn das ist nicht immer angebracht, auch wenn es praktisch erscheint. Folgende 3 Regeln sollten Sie kennen.

1. Kein Scan bei rechtlich relevanten Schriftstücken

So ist beispielsweise bei einer arbeitsrechtlichen Kündigung, einem Auflösungsvertrag, einem Arbeitszeugnis oder einer Bürgschaftserklärung die Originalunterschrift gesetzlich vorgeschrieben. Bei Kauf- und Lieferverträgen, Angeboten und Bestellungen gibt es eine solche Vorschrift zwar nicht. In wichtigen Fällen, etwa bei Vertragsbindungen über einen längeren Zeitraum, Bestellungen mit hohen Geldbeträgen und so weiter, ist die Originalunterschrift aber dennoch empfehlenswert, damit Sie auf der sicheren Seite sind, falls es eine gerichtliche Auseinandersetzung gibt.

2. Der Unterschriften-Scan ist ideal für Massenaussendungen, zum Beispiel bei Werbung

In der normalen Geschäftskorrespondenz ist der Unterschriften-Scan nicht unbedingt empfehlenswert, weil der Empfänger an der fehlenden Kratzspur auf dem Papier erkennen kann, dass es sich nicht um eine Originalunterschrift handelt. In diesem Fall sollten Sie im Original unterschreiben (lassen), damit die Wertschätzung gegenüber dem Empfänger ausgedrückt wird. Originalunterschriften gehören auch unter die Weihnachtspost.

3. Bei E-Mails ist ein Unterschriften-Scan absolut fehl am Platz

Das gilt auch bei Bewerbungen. Der Grund: Scans brauchen unnötig Speicherplatz, und bei E-Mails erwartet ohnehin kein Mensch, dass Sie eigenhändig unterschreiben. Der getippte Name genügt. 

Mein Tipp:

Falls Sie bei Briefen einen Scan verwenden, stellen Sie sicher, dass die gescannte Unterschrift in ausgedruckter Form hochwertig erscheint. Wählen Sie deshalb beim Einscannen stets eine hohe Aufl ösung. Falls Sie die Unterschrift in Blau ausdrucken, achten Sie darauf, dass es ein Tintenblau ist. Wenn das nicht vorhanden ist, wählen Sie lieber Schwarz. Achten Sie unbedingt darauf, dass nicht jeder Zugang zu dem Unterschriften-Scan hat.

Claudia Marbach