So gehen Sie rechtssicher mit Personalakten um
Wenn das Unternehmen, in dem Sie tätig sind, keine eigene Personalabteilung hat, sind wahrscheinlich Sie es, die die Personalakten der Mitarbeiter in ihrer Obhut und sicher unter Verschluss hat. Damit Ihnen hierbei in rechtlicher Hinsicht kein Missgeschick passiert, aber auch damit Sie Fragen, die Mitarbeiter Ihnen im Laufe des Jahres zum Thema Personalakte stellen, beantworten können, gibt Ihnen dieser Beitrag aus der aktuellen Ausgabe von Assistenz & Sekretariat inside einige Fakten zu diesem Thema:
Rechtsgrundlage beim Thema Personalakte
Unternehmen sind gesetzlich nicht verpflichtet, Personalakten zu führen (Bundesarbeitsgericht (BAG), 07.05.1980, 4 AZR 214/78). Allerdings sind Personalakten wichtige Beweismittel, falls es zu Unstimmigkeiten oder zum Rechtsstreit kommt.
Inhalt einer Personalakte
Die Personalakte eines Mitarbeiters beinhaltet Dokumente, die Auskunft über seine Qualifikationen und Tätigkeiten für das Unternehmen geben (BAG, 13.04.1988, 5 AZR 537/86). Eine Personalakte enthält z. B. Lohnpfändungen, Krankmeldungen, Zeugnisse, Abmahnungen, Zertifikate, Arbeitsverträge usw. Wenn Sie nicht alle Unterlagen in der Personalakte unterbringen oder einzelne Unterlagen der Personalakte gerade in Bearbeitung sind, müssen Sie in der Personalakte vermerken, wo sie sich gerade befinden (BAG, 07.05.1980, 4 AZR 214/78).
Einsichtnahme in die Personalakte
Laut § 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) haben Mitarbeiter das Recht, die Unterlagen in ihrer Personalakte einzusehen. Dieses Recht können sie auch übertragen, z. B. auf Mitglieder des Betriebsrats oder auf befreundete Mitarbeiter, denen sie vertrauen. Neben dem Mitarbeiter selbst, seinen Bevollmächtigten und dem Chef dürfen nur die Personalabteilung oder Sie (falls Sie mit der Führung der Personalakten betraut wurden) Einsicht nehmen.
Während der Mitarbeiter die Personalakte einsieht, darf er auf eigene Kosten Dokumente kopieren oder sich Notizen machen. Die Personalakte selbst kann er nicht mitnehmen. Einsehen darf er sie jederzeit ohne Begründung, auch während der Arbeitszeit. Sein Chef kann die Zeit, die er für die Einsicht braucht, nicht von der Arbeitszeit abziehen. Nicht verständliche Angaben in der Personalakte, z. B. Bewertungsschlüssel, muss ihm derjenige, der die Personalakten führt, erklären. Außerdem hat das Bundesarbeitsgericht erst Ende letzten Jahres entschieden, dass Mitarbeiter sogar nach Beendigung ihres Arbeitsverhältnisses Einblick in die Personalakte nehmen dürfen (BAG, 16.11.2010, 9 AZR 573/09).
Ihre Pflichten, falls Sie die Personalakten führen
Inhalte der Personalakte dürfen Sie an niemanden weitergegeben, der nicht befugt ist. Ausnahme: Der Mitarbeiter hat vorher ausdrücklich zugestimmt. Lassen Sie sich in diesem Fall zum Nachweis eine schriftliche Bevollmächtigung geben. Bewahren Sie die Personalakten unter Verschluss sicher auf. Falls ein Mitarbeiter ein ärztliches Gutachten eingereicht hat, sind Sie verpflichtet, dieses – entsprechend den Regelungen zum Persönlichkeitsrecht – noch einmal gesondert zu verschließen.
Rechte des Betriebsrats
Der Betriebsrat kann nach § 87 Abs. 1 Nr. 1 BetrVG bezüglich des Einsichtsrechts der Mitarbeiter mitbestimmen. Mit einer Betriebsvereinbarung kann der Betriebsrat regeln, wo genau die Personalakten aufbewahrt werden müssen und wie oft und in welchen Räumlichkeiten die Mitarbeiter Einsicht in ihre Akte nehmen dürfen. Außerdem können in einer solchen Vereinbarung Fristen für die Löschung verschiedener Vorgänge festgehalten werden.
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