Auch Chefs fahren in Urlaub. Dann sind Sie weitgehend auf sich allein gestellt. Um spätestens bei einem zwei- oder dreiwöchigen Urlaub des Chefs bestens ausgerüstet zu sein, sollten Sie wissen, was Sie während seiner Abwesenheit entscheiden dürfen und was nicht. Ein geeignetes Mittel: Sie sichern sich mit einer Vollmacht ab.
Was Sie zum Thema Vollmacht im Sekretariat wissen sollten
Jede Vollmacht ist selbstverständlich mit Rechten und Pflichten für Sie verbunden. Setzen Sie sich also rechtzeitig vor dem Urlaubsantritt Ihres Vorgesetzten mit den anstehenden Problemen auseinander. Welche Vollmacht benötigen Sie für was? Umgekehrt müssen Sie sich selbstverständlich fragen, wie Sie mit dieser Vollmacht richtig umgehen.
Eine Vollmacht ist erteilt: Ihre Rechte und Pflichten gegenüber dem Geschäftspartner
So müssen Sie sich mit der Frage auseinander setzen, wie Sie gegenüber dem Geschäftspartner auftreten: Ihm müssen Sie selbstverständlich klar darstellen, dass Sie nicht für sich selbst, sondern für den Geber der Vollmacht handeln. Hierbei müssen Sie den Geschäftspartner darüber aufklären, wer der Vollmachtgeber ist. Sie dürfen ihn nicht darüber im Unklaren lassen, wer nun tatsächlich sein Geschäftspartner wird. Dies kann dann problematisch werden, wenn Ihr Arbeitgeber ein Konzern ist, der sich aus mehreren Gesellschaften zusammensetzt. Am einfachsten werden Sie der Sache gerecht, wenn Sie eine Kopie der Ihnen erteilten Vollmacht dem Geschäftspartner aushändigen. Diese Vollmacht ist idealerweise auf einem mit dem Briefkopf des Vollmachtgebers versehenen Papier ausgestellt, sodass der Geschäftspartner mit Übergabe der Kopie genau weiß, von wem Sie bevollmächtigt sind.
Handeln ohne Vollmacht - eine Haftungsfrage
Bei der Haftung sind zwei Fragen zu unterscheiden: die nach der Haftung im Außenverhältnis (gegenüber dem Geschäftspartner) und die nach der im Innenverhältnis (gegenüber dem Geber der Vollmacht).
Haftung im Außenverhältnis
Wenn Sie für Ihren Arbeitgeber handeln, aber keine Vollmacht haben oder die in der Vollmacht gesetzten Grenzen überschreiten, haften Sie im Außenverhältnis. Sie haften dem Geschäftspartner in diesem Fall auf Erfüllung des Vertrages. Sollte diese Situation tatsächlich entstehen, wenden Sie sich an Ihren Vollmachtgeber und lassen sich das Rechtsgeschäft nachträglich von ihm genehmigen.
Mein Tipp: Sollte der Geber der Vollmacht eine Genehmigung verweigern, nehmen Sie bitte juristisch fundierte Hilfe von einem Rechtsanwalt in Anspruch. Andernfalls kann Ihnen unschätzbarer Schaden entstehen.
Haftung im Innenverhältnis
Die Haftung im Innenverhältnis betrifft den Fall, dass sich das von Ihnen abgeschlossene Rechtsgeschäft durchaus im Rahmen der Ihnen erteilten Vollmacht bewegt, Sie mit dem Rechtsgeschäft jedoch die von Ihrem Arbeitgeber außerhalb der Vollmacht erteilten Weisungen verletzt haben. Sie haften dann gegenüber dem Vollmachtgeber.
Beispiel: Der Geber der Vollmacht/Ihr Chef/Ihr Unternehmen hat Sie berechtigt, den Firmenwagen zu verkaufen, ohne in der Vollmacht irgendwelche Rahmenbedingungen festzulegen. Intern ist Ihnen die Weisung gegeben worden, das Fahrzeug nicht unter 5.000 € zu verkaufen. Haben Sie es für 4.000 € verkauft, ist das Geschäft gegenüber den Geschäftspartnern durchaus wirksam; Sie haben jedoch die von Ihrem Arbeitgeber erteilten Weisungen missachtet und können schadensersatzpflichtig werden. Sollte eine solche Situation entstehen, nehmen Sie bitte ebenfalls juristischen Rat in Anspruch.
Grenzen einer Vollmacht/Weisung
Selbstverständlich müssen Sie die in der Vollmacht gesetzten Grenzen ebenso einhalten, wie die Ihnen außerhalb der Vollmacht erteilten Weisungen. Missachten Sie derartige Grenzen, werden Sie gegenüber Ihrem Arbeitgeber schadensersatzpflichtig. Dieser Situation können Sie aus dem Weg gehen: Überreichen Sie dem Geschäftspartner eine Kopie der Vollmacht. Ihr Geschäftspartner erkennt dann die Grenzen der Ihnen erteilten Vollmacht.