In vielen Firmen gibt es immer wieder Diskussionen darüber, wie Sekretärinnen Briefe unterschreiben. Soll oder muss man mit „i. A.“ unterschreiben oder reicht der Name? Ihr Chef verlässt sich bei der Vorbereitung von Briefen, Schriftstücke und Verträgen auf Sie und Sie müssen wissen, was Sie wann Sie welche Vollmacht besitzen und wie unterschreiben dürfen.
Warum korrekte Unterschriftenkürzel so wichtig sind
Kürzel bei der Unterschrift zeigen dem Empfänger, welche Vollmachten der Unterzeichner im Unternehmen hat. Werden sie falsch verwendet, kann das weit reichende Folgen haben. Denn: der Empfänger geht mit Recht davon aus, dass der Unterzeichner die angegebene Vollmacht hat.
Ein Beispiel: Die Aushilfssekretärin im Unternehmen Y sollte eigentlich kein Büromaterial bestellen. Trotzdem bestellt sie im Bürofachhandel DIN-A3-Umschläge – und zwar 10.000, statt der benötigten 1.000. Sie unterschreibt die Bestellung mit „i. A.“ (im Auftrag) und Namen. Für den Lieferanten ist durch diesen Zusatz klar, dass sie bestellen darf. Ergo muss Unternehmen Y die Briefumschläge bezahlen und die Sekretärin bekommt Ärger. Sie sehen also, wie wichtig es ist, die richtigen Unterschriftenzusätze zu setzen.
So wird bei verschiedenen Vollmachten unterschrieben
1. Ohne Zusatz: Firmeninhaber, Geschäftsführer, Gesellschafter und Vorstände unterschreiben nur mit dem Namen. Ihre Funktion im Unternehmen wird durch einen Zusatz direkt unterhalb des Namens dargestellt, damit die Empfänger wissen, mit wem sie es zu tun haben.
Fritz Fischer
Geschäftsführer
2. ppa.: Mit „ppa.“ für „per Prokura“ unterschreiben Prokuristen. Sie können so gut wie alle Geschäfte für das Unternehmen rechtsverbindlich abschließen.
3. i. A.: Mitarbeiter, die für bestimmte Vorgänge zeichnungsberechtigt sind, unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz „i. A.“ für „im Auftrag“. Dabei können sie entweder eine Einzel- oder Sondervollmacht für eine ganz bestimmten Handlung haben. Oder sie verfügen über eine Gattungs- oder Artvollmacht, mit der sie gleichartige Aufgaben immer wieder erledigen können, ohne jeweils eine neue Vollmacht zu brauchen. Das sind zum Beispiel auch Ihre Aufgaben im Sekretariat.
4. i. V.: Handlungsbevollmächtigte unterschreiben mit ihrem Namen und dem Zusatz „i. V.“ für „in Vollmacht“. Sie sind auf Dauer zu allen Rechtsgeschäften berechtigt, die der Betrieb eines Unternehmens mit sich bringt.
Verwenden Sie die Kürzel für die verschiedenen Vollmachten auch in E-Mails
Auch wenn Gerichte E-Mails selten als Beweis anerkennen, empfehlen wir Ihnen, in Ihren E-Mails Zeichnungsvollmachten zu setzen. So gehen Sie absolut sicher, dass Sie alles getan haben, um den Empfänger über Ihre Kompetenzen aufzuklären.
Zusatz-Tipp für Briefe
Setzen Sie die Unterschriftenzusätze immer mit der Hand. Laut DIN können diese zwar auch mit dem PC geschrieben werden, das Handelsgesetzbuch (HGB) verlangt aber Handschrift.
So sieht ein korrekter Unterschriftenblock inklusive Vollmacht aus
| Beim Brief | Bei einer E-Mail | |
| Zeile 1 | Freundliche Grüße | Freundliche Grüße |
| Zeile 2 | . | . |
| Zeile 3 | Muster AG | Muster AG |
| Zeile 4 | . | . |
| Zeile 5 | i. A. Marianne Muster | i. A. Marianne Muster |
| Zeile 6 | . | Sekretariat Fritz Fischer |
| Zeile 7 | Marianne Muster | . |
| Zeile 8 | Sekretariat Fritz Fischer | Muster AG |
| Zeile 9 | Musterstraße 1 | |
| Zeile 10 | 11111 Musterhausen | |
| Zeile 11 | . | |
| Zeile 12 | Telefon: +49 111 222222-222 | |
| Zeile 13 | Telefax: +49 111 222222-223 | |
| Zeile 14 | E-Mail: muster@musterag.de | |
| Zeile 15 | Internet: www.musterag.de |
Wissen Sie, wie Sie eine Vollmacht korrekt unterschreiben? Hier finden Sie ein Muster für den korrekt gestalteten Unterschriftenblock in der Vollmacht
Gehen Sie auf Nummer sicher: Unterschrift „i. A.“ nur mit schriftlicher Vollmacht
Bestellungen im Auftrag Ihres Chefs (Hotelzimmer, Flugbuchung, Materiallieferung) sind nur dann gültig, wenn Sie eine Vollmacht besitzen.
Office Korrespondenz aktuell rät: Klären Sie Ihre Kompetenzen, bevor Sie etwas i. A. unterschreiben.
- Lassen Sie sich Ihre Unterschriftsvollmacht schriftlich bestätigen.
- Lassen Sie eine Höchstsumme für Ihre Vollmacht festlegen. 2.500 € sind für das Sekretariat ein realistischer Betrag.
- Mit dem „i. A.“ ist Ihre Unterschrift rechtssicher, für eventuelle Fehler kommt Ihr Unternehmen
Muster für eine Artvollmacht
Sehr geehrte Frau Müller,
die Geschäftsleitung der Fritz Fischer GmbH erteilt Ihnen mit Wirkung vom …2006 Handlungsvollmacht für Ihr Aufgabengebiet als Chefsekretärin der Geschäftsleitung. Die Handlungsvollmacht beschränkt sich auf die gewöhnlich im Sekretariat vorkommenden Geschäfte, die den Betrag von 2.500 € nicht überschreiten. Sie ermächtigt nicht zu Geschäften, die der § 54 Abs. 2 HGB ausschließt. Sie sind damit berechtigt, in Ihrem Aufgabengebiet für die Fritz Fischer GmbH Briefe und sonstige Schriftstücke mit dem Zusatz „i. A.“ (im Auftrag) zu unterzeichnen.
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ppa. Horst Meier
Die einzelnen Vollmachten und ihre Wirkung
| Vollmacht | Inhalt | Unterschriften-zusatz |
| Prokura | Die Prokura berechtigt zu allen gerichtlichen und außergerichtlichen Rechtsgeschäften, die der Betrieb eines Gewerbes mit sich bringt. Sie kann nur durch einen Vollkaufmann erteilt werden und muss ins Handelsregister eingetragen werden. Ausnahmen: Geschäftsauflösung, Verkauf des Unternehmens, Verkauf oder Belastung von Grundstücken, Privatgeschäfte, Aufnahme von Gesellschaftern, Unterschreiben von Inventar und Bilanz, Prokuraerteilung | ppa. (per Prokura) |
| Handlungs- vollmachten | Die Handlungsvollmacht ist die „kleine Schwester“ der Prokura, ihre Befugnisse reichen nicht so weit, können vom Erteiler selbst festgelegt und durch einen Höchstbetrag beschränkt werden. Umfang: „alle gewöhnlichen branchenüblichen Geschäfte, die der Betrieb des Handelsgewerbes mit sich bringt“. Handlungsvollmachten müssen nicht ins Handelsregister eingetragen werden. Je nach Umfang der Befugnisse unterscheidet man: | |
| General- oder Gesamtvollmacht | Sie berechtigt zu allen Geschäften, die der Betrieb eines Gewerbes mit sich bringt, und kann vom Kaufmann (Inhaber) oder Prokuristen erteilt werden. Ausnahmen: alle Geschäfte, die auch der Prokurist nicht tätigen darf. Außerdem nicht erlaubt: Wechselgeschäfte, Darlehen, Kredite aufnehmen, Prozesse führen, Vollmachterteilung. | i. V. (in Vollmacht) |
| Gattungs- oder Artvollmacht | Sie berechtigt zu Geschäften gleicher Art, die laufend im Unternehmen anfallen, und ist die typische Vollmacht, mit der Sekretärinnen im Namen des Unternehmens unterschreiben. Sie kann von jedem erteilt werden, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. Beispiele für Artvollmachten: Bankvollmacht, Postvollmacht. | i. A. (im Auftrag) |
| Einzel- oder Sondervollmacht | Sie berechtigt zu einem bestimmten Geschäft und erlischt danach wieder. Erteilt werden kann sie von jedem, der mindestens die gleiche Vollmacht besitzt. | i. A. (im Auftrag) |
Testen Sie Ihr Unterschriftenwissen
| Richtig | Falsch | |
| 1. Der Vorstandsvorsitzende eines Unternehmens unterschreibt mit „ppa.“. | ||
| 2. Wer im Auftrag unterschreibt, hat eine Einzelvollmacht, die nur für eine Aufgabe gilt. | ||
| 3. „i. V.“ heißt „in Vertretung“. | ||
| 4. Auch in E-Mails sollten Zeichnungsvollmachten gesetzt werden. | ||
| 5. Wenn zwei unterschreiben, steht links der direkte Ansprechpartner. | ||
| 6. Eine Gattungsvollmacht berechtigt zum Verkauf von Grundstücken aus dem Betriebsvermögen. | ||
| 7. Sekretärinnen dürfen grundsätzlich mit „i. A.“ unterschreiben. |
Antwort:
Ganz schön knifflig, oder? Glückwunsch, wenn Sie diese Lösung wussten: Nur in einem Fall stimmt die Aussage – Zeichnungsvollmachten gehören auch in E-Mails. In allen anderen Fällen ist „falsch“ die richtige Antwort.