Personalakten und Unterlagen: Was Sie aufheben müssen und was Sie vernichten dürfen


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Als Sekretärin und Assistentin sind Sie oft auch Hüterin wichtiger Personalakten und Unterlagen. Für diese Unterlagen gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Innerhalb dieser Fristen dürfen Sie nichts wegwerfen oder vernichten.

Service: Die aktuellen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen finden Sie in Ihrem exklusiven Abonnentenbereich. Hier können Sie nachlesen, welche Unterlagen Sie jetzt schon oder spätestens zum Jahreswechsel sorglos entfernen dürfen.

Die Personalakten der Mitarbeiter müssen Sie gesondert behandeln:

Resultierend aus dem Handelsgesetzbuch (HGB) und der Abgabenordnung (AO) gibt es die Aufbewahrungspflicht in puncto Personalakte, insbesondere für Buchungsbelege aus der Verdienstabrechnung (10 Jahre) und für sonstige dem Besteuern des Arbeitseinkommens dienende Unterlagen (6 Jahre).

Für die allgemeinen Personaldokumente, zum Beispiel

  • Bewerbungsunterlagen,
  • Zeugnisse,
  • Beurteilungen,
  • Versetzungs-Schreiben,
  • Stellenbeschreibungen,
  • Verpflichtungserklärungen,

gibt es keine gesetzlichen Verfallsfristen. Sinnvollerweise sollten Sie alle Personalakteninhalte während der gesamten Dauer des jeweiligen Arbeitsverhältnisses aufbewahren; selbstverständlich jedoch nicht die Dokumente (z. B. Abmahnungen), für die Arbeitnehmer nach einer gewissen Zeit einen berechtigten Entfernungsanspruch haben.

Wann dürfen Sie Personaldokumente vernichten?

Nach Beendigung eines Beschäftigungsverhältnisses können Sie die Personaldokumente eines Mitarbeiters nach einer angemessenen Frist (etwa sechs Monate) dem Reißwolf übergeben, aber nur wenn

  • alle gegenseitigen Ansprüche erfüllt sind,
  • der Mitarbeiter eine so genannte Ausgleichsquittung unterzeichnet hat und
  • beim Ausscheiden sein Einverständnis zum Vernichten der nicht (mehr) aufbewahrungspflichtigen Unterlagen schriftlich erklärt hat, soweit er nicht ohnehin einen gesetzlichen Anspruch auf Aushändigung hat.

Muster für die Einverständniserklärung

Mit der Vernichtung meiner Personalakte bin ich nach meinem Ausscheiden einverstanden, soweit mein Zeugnisanspruch erfüllt ist und keine gesetzlichen Fristen zur Aufbewahrung von Teilen der Personalakte bestehen.

Ort, Datum, Unterschrift des Mitarbeiters

Wann hat Ihr Mitarbeiter gesetzlichen Anspruch auf Entfernung von Unterlagen aus seiner Akte?

Die Antwort: In ganz bestimmten Fällen, zum Beispiel wenn Ihr Chef einen Mitarbeiter abgemahnt hat. Der Mitarbeiter kann dann nach einer gewissen Zeit, in der er sich fehlerfrei verhalten hat (je nachdem, wie schwerwiegend sein Fehlverhalten war), die Entfernung der Abmahnung aus seiner Personalakte verlangen. In der Praxis wird eine Abmahnung meist nach 1 bis 3,5 Jahren entfernt.

Achtung! Sprechen Sie sich immer erst mit Ihrem Chef ab, bevor Sie eine Abmahnung aus einer Personalakte entfernen.

Hat Ihr Chef dem Mitarbeiter lediglich eine schriftliche Ermahnung oder Rüge erteilt, gilt diese Regelung nicht. In diesen beiden Fällen hat der Mitarbeiter keinen Anspruch auf Entfernung aus der Personalakte. So hat es das Arbeitsgericht in Frankfurt entschieden (10.09.03, 7 Ca 2899/03).

Die Begründung der Richter: Eine Ermahnung oder Rüge bedroht nicht die Existenz des Arbeitsverhältnisses, weil sie keine Kündigungsandrohung enthält wie die Abmahnung.

Worüber Sie Mitarbeitern Auskunft geben müssen

Vertrauliche Unterlagen werden Sie als verantwortungsbewusste Sekretärin und Assistentin sicher wie Ihren Augapfel hüten. Mitarbeiter dürfen aber nach einer bestimmten Zeit ihr Einsichtsrecht in die Personalakte wahrnehmen (§ 83 BetrVG), um zu überprüfen, ob der Arbeitgeber allen Entfernungspflichten, zum Beispiel von Abmahnungen, nachgekommen ist.

Das Auskunftsrecht erstreckt sich aber nicht nur auf die Einsicht in die Personalakte. Der Schutz der persönlichen Daten der Mitarbeiter ist ein besonders wichtiger Teil des betrieblichen Datenschutzes. Damit korrespondiert ein umfangreiches Auskunftsrecht aller Mitarbeiter. Das bedeutet: So wie Ihr Mitarbeiter berechtigt ist, seine Personalakte einzusehen, kann er jederzeit von Ihnen Auskunft darüber verlangen, welche Daten generell im Unternehmen über ihn gespeichert sind. Folgende Tabelle gibt Ihnen einen Überblick darüber, in welchen Fällen Sie Mitarbeitern Auskunft geben müssen und in welchen nicht:

Sie haben Auskunftspflicht

  • Abmahnungen/Rügen
  • Arbeitgeberdarlehen
  • Arbeitsgenehmigung (bei Ausländern)
  • Arbeitsvertrag
  • Beurteilungen
  • Bewerbungsunterlagen
  • Gehaltspfändungen
  • Lohnabtretungen
  • Nachweise über Aus- und Fortbildung
  • Nebentätigkeitsgenehmigung
  • Personalfragebogen
  • Schriftwechsel im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
  • Vorschüsse auf das Gehalt
  • Zeugnisse  

Sie haben keine Auskunftspflicht

  • Entwürfe von Beurteilungen/Zeugnissen
  • Kindergeldakten
  • Lohn- und Gehaltslisten aller Mitarbeiter
  • Prozessunterlagen
  • Prüfungsunterlagen
  • Sicherheitsakten
  • Unterlagen über die (Vor-)Ermittlung von strafbaren Handlungen im Rahmen des Arbeitsverhältnisses
  • Unterlagen über die geplante Neubesetzung von Arbeitsplätzen
  • Unterlagen über die Personalplanung und -förderung
  • Zahlungsanweisungen

Achtung! Geben Sie Informationen aus den nicht auskunftspflichtigen Bereichen nur in vorheriger Absprache mit Ihrem Chef heraus.