Als Sekretärin sitzen Sie hin und wieder quasi zwischen den Stühlen. Fragen wie "Darf ich das?" oder "Fällt das in meinen Aufgabenbereich?" kennen Sie bestimmt auch. Mit dem Beitrag "Kompetenzen im Sekretariat" des SekretärinnenBriefeManagers erfahren Sie u. a., über welche Vollmachten Sie verfügen sollten, wie Sie sie eindeutig festlegen und was Sie mit Ihrem Chef klären müssen, damit Sie – dank der entsprechenden Vollmacht – immer auf der sicheren Seite sind. Testen Sie jetzt den SekretärinnenBriefeManager 14 Tage lang kostenlos und ohne jedes Risiko!
Postvollmacht
Sind Sie für den Posteingang zuständig, benötigen Sie von Ihrer Firma eine Postvollmacht. Damit sind Sie offiziell autorisiert, Postsendungen in Empfang zu nehmen. In jeder Postfiliale erhalten Sie vorgedruckte Formulare, mit denen Sie sich Ihre Postvollmacht bestätigen lassen können. Alternativ können Sie eine Postvollmacht auch auf dem Firmenbriefpapier festhalten. In jedem Fall muss der Vordruck oder die individuell erstellte Vollmacht von Ihnen und einem Vertretungsberechtigten (Geschäftsführer, Prokurist) unterschrieben werden. Der Vollmachtstext muss sowohl Ihren Namen als auch den des Postvollmachtgebers enthalten.
Formulierung Postvollmacht
Ich, Klaus Möster, Geschäftsführer der Klaus Möster Bau GmbH, wohnhaft in …, bevollmächtige Frau Gudrun Schnabel, wohnhaft in …, zum Empfang aller für die Klaus Möster Bau GmbH bestimmten Postsendungen.
Ort, Datum
Unterschrift Geschäftsführer Unterschrift Sekretärin
Gilt eine Postvollmacht auch beim Postvermerk "Persönlich"/"Vertraulich"?
Ein Schreiben mit dem Vermerk "Persönlich" muss dem Empfänger nicht eigenhändig zugestellt werden. Grundsätzlich sind Sie mit einer Postvollmacht auch zum Empfang solcher Briefe berechtigt.
Und wie es beim Postvermerk "Eigenhändig" mit der Gültigkeit der Postvollmacht aus?
Anders ist es, wenn es sich um eine Postsendung mit dem Zusatz "Eigenhändig" handelt. Damit der Postbote Ihnen in diesem Fall das Schreiben aushändigen darf, benötigen Sie eine besondere schriftliche Vollmacht, die Sie ausdrücklich berechtigt, als "Eigenhändig" gekennzeichnete Sendungen entgegenzunehmen. Sie können Ihre Postvollmacht um diesen Hinweis erweitern:
Frau Gudrun Schnabel ist auch zum Empfang von eigenhändig mir auszuhändigenden Sendungen bevollmächtigt.
Bankvollmacht
Eine Bankvollmacht benötigen Sie immer dann, wenn Sie für Ihre Firma Bargeld abholen oder Bankgeschäfte tätigen sollen.
Beispiel: Sie sollen die einbehaltene Lohnsteuer und den Gesamtsozialversicherungsbeitrag der in Ihrer Firma beschäftigten Arbeitnehmer an das Finanzamt beziehungsweise die Einzugsstellen der Krankenkassen überweisen.
Mit der Bankvollmacht werden Sie dazu bevollmächtigt. Fordern Sie ein Bankvollmachtsformular bei Ihrer Geschäftsbank an, das Ihr Geschäftsführer beziehungsweise ein Vertretungsberechtigter in Ihrem Unternehmen ausfüllt und an die Bank schickt. In dieser Vollmacht wird festgelegt, wer mit wem unterschreibt oder ob Sie allein unterschreiben dürfen.
Wenn Sie noch nicht als Unterschriftsbevollmächtigte bei der Bank bekannt sind, müssen Sie nur eine Kopie Ihres Ausweises mitschicken. Die Vollmacht verbleibt bei der Bank. Eine Kopie behalten Sie in Ihrem Unternehmen. Meist wird Ihre Bankberechtigung in der Vollmacht genauer aufgeführt. Ihre Unterschrift ist im Regelfall nur zusammen mit einer zweiten Unterschrift gültig, etwa der eines Prokuristen.
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