In jeder Postfiliale erhalten Sie vorgedruckte Formulare, mit denen Sie eine Postvollmacht bestätigen können. Alternativ können Sie eine Postvollmacht auch auf dem Firmenbriefpapier festhalten.
In jedem Fall muss der Vordruck oder die individuell erstellte Vollmacht von Ihnen als einem Vertretungsberechtigten (Geschäftsführer, Prokurist) unterschrieben werden. Der Vollmachtstext muss sowohl Ihren Namen als auch den des Postvollmachtempfängers enthalten.
Formulierung Postvollmacht
„Ich, Klaus Möster, Geschäftsführer der Klaus Möster Bau GmbH, wohnhaft in …, bevollmächtige Frau Gudrun Schnabel, wohnhaft in …, zum Empfang aller für die Klaus Möster Bau GmbH bestimmten Postsendungen.“
Ort, Datum
Unterschrift Geschäftsführer Unterschrift Mitarbeiterin
Postvermerk „Persönlich“/ „Vertraulich“
Ein Schreiben mit dem Vermerk „Persönlich“ muss dem Empfänger nicht eigenhändig zugestellt werden. Mit einer Postvollmacht ist Ihr Mitarbeiter auch zum Empfang solcher Briefe berechtigt.
Postvermerk „Eigenhändig“
Anders ist es, wenn es sich um eine Postsendung mit dem Zusatz „Eigenhändig“ handelt. Damit der Postbote Ihrem Mitarbeiter in diesem Fall das Schreiben aushändigen darf, benötigt dieser eine besondere schriftliche Vollmacht, die ihn ausdrücklich berechtigt, als „Eigenhändig“ gekennzeichnete Sendungen entgegenzunehmen. Sie können die Postvollmacht um diesen Hinweis erweitern:
Formulierung „Eigenhändig“
„Frau Gudrun Schnabel ist auch zum Empfang von eigenhändig mir auszuhändigenden Sendungen bevollmächtigt.“
Postbearbeitungsbefugnis
Die grundsätzliche Befugnis, die eingehende Post zu bearbeiten, ergibt sich aus der Aufgabenbeschreibung im Arbeitsvertrag beziehungsweise aus der Stellenbeschreibung Ihres Mitarbeiters. Klären Sie zuerst, wie grundsätzlich mit der Post verfahren werden soll:
- Soll die gesamte Eingangspost vorgelegt werden?
- Soll nur die wichtige Post, insbesondere …, vorgelegt werden?
Welche Briefe Sie öffnen dürfen und welche nicht
Briefe, die mit „Privat“, „Persönlich“ oder „Vertraulich“ gekennzeichnet sind, dürfen Ihre Mitarbeiter ohne ausdrückliche Zustimmung, also ohne Vollmacht, nicht vorsätzlich öffnen oder gar lesen.
Das Landesarbeitsgericht Hamm hat mit Urteil vom 19.02.2003 (Az. 14 Sa 1972/02) entschieden, wie mit Posteingängen zu verfahren ist: Wenn die Adresszeile keinen Vermerk „Persönlich“ oder „Vertraulich“ enthält, darf das Sekretariat oder die Posteingangsstelle des Unternehmens an Mitarbeiter adressierte Post öffnen. Diese übliche Gepflogenheit in Behörden und Betrieben, die dazu dient, eingehende Post mit dem Eingangsstempel zu versehen, können Mitarbeiter nicht über den Erlass einer einstweiligen Verfügung verbieten lassen und schon gar nicht mit der schlagwortartigen Begründung der Verletzung ihrer Persönlichkeitsrechte.
Aus diesem Urteil ergibt sich folgende Konsequenz: Wenn eine im Betrieb eingehende Postsendung als Empfänger sowohl den Betrieb/Arbeitgeber als auch einen bestimmten Mitarbeiter ausweist, ist auf besondere Vertraulichkeitsvermerke zu achten. Fehlen solche, darf die Post geöffnet werden. Ist der Brief als Vertraulich/Persönlich gekennzeichnet, wäre eine Öffnung der Post ein Verstoß gegen das Briefgeheimnis mit der Folge, dass sogar strafrechtliche Maßnahmen (§ 202 StGB) möglich sind.
Beachten Sie: In vielen Firmen ist es üblich, dass Briefe als persönlich betrachtet werden, wenn der Name des Empfängers vor dem Firmennamen steht. Dabei handelt es sich aber lediglich um interne Gepflogenheiten ohne rechtlichen Hintergrund.
Unser Tipp: Sollte einer der Mitarbeiter in der Hektik des Alltags doch einmal versehentlich einen als „Persönlich“ gekennzeichneten Brief öffnen, gehen Sie so vor: Verschließen Sie den Brief umgehend wieder. Vermerken Sie auf dem Umschlag „Versehentlich geöffnet“, und lassen Sie ihn dann erst weiter reichen. Wenn möglich, übergeben Sie dem Empfänger den Brief persönlich oder rufen ihn kurz dazu an. Wichtig ist, dass diese Vorgehensweise innerhalb der Firma einheitlich gehandhabt wird.