Zwar finden Sie als Chefsekretärin in Ihrer Stellenbeschreibung keine Führungsaufgaben aufgelistet. Tatsache aber ist, dass viele Sekretärinnen und Assistentinnen ihren Chef immer mehr bei seinen Führungsaufgaben unterstützen. Dabei geht es vor allem um ein teamorientiertes, partnerschaftliches Miteinander zwischen dem Führungs-Team und den Mitarbeitern. Im täglichen Umgang mit den Mitarbeitern bedeutet das für Sie:
1. Stellen Sie Transparenz bei den betrieblichen Abläufen her. Das heißt:
- Unterstützen Sie Ihren Chef dabei, die Mitarbeiter regelmäßig über den Geschäftsverlauf zu informieren. Unternehmerische Erfolge ebenso wie gelegentliche Misserfolge werden angesprochen. Ehrliche Informationen sind dabei oberstes Gebot. Allerdings: Informationen sind nicht nur Ihre Bringschuld und die Ihres Chefs. Sie sind auch eine Holschuld der Mitarbeiter. Deshalb: Bitten Sie Ihren Chef um regelmäßige und zeitnahe Informationen, falls es in dieser Richtung zu Verzögerungen kommt, und regen Sie auch die Mitarbeiter dazu an, sich aktiv bei Ihnen und Ihrem Chef zu informieren.
- Sorgen Sie mit dafür, dass Anweisungen an die Mitarbeiter ausreichend erklärt werden. Wichtig ist auch, dass der Sinn der Aufgabe innerhalb des Teams deutlich wird. Jeder im Unternehmen soll wissen, warum er bestimmte Dinge macht und wie er mit seiner Arbeit dazu beiträgt, die Teamziele und damit auch die Unternehmensziele zu erreichen.
- Nutzen Sie alle Informationskanäle im Unternehmen. Dies gilt vor allem für den Informationsaustausch mit dem Betriebsrat, wenn es einen in Ihrem Unternehmen gibt. Seien Sie offen, speziell für diese Kontakte. Auch hierbei gilt das Motto: Ehrlichkeit auf beiden Seiten. Jeder verhilft dem anderen im Unternehmen zum gemeinsamen Erfolg!
- Achten Sie auf das Stimmungsbarometer im Team. Versuchen Sie, Missverständnisse aus der Welt zu schaffen, und werben Sie um Verständnis für Ihren Chef.
- Machen Sie Ihren Chef auf Konflikte aufmerksam. Laufen wesentliche Konflikte im Team ab, müssen Sie Ihren Chef darüber informieren. Bleiben Sie in der Berichterstattung objektiv, und sprechen Sie bei Ihrem Chef vorwiegend das sachliche Problem an, das dem Konflikt zugrunde liegt, und weniger das Verhalten des Einzelnen, das aus dem Konflikt resultiert.
2. Fördern Sie eine zwanglose und kreative Kommunikation im Team. Das heißt:
- Seien Sie offen für Verbesserungsvorschläge. Geben Sie neue Ideen und Initiativen aus dem Kreis der Mitarbeiter an den Chef weiter. Vorsicht! Erwecken Sie nie den Anschein, als seien es Ihre eigenen.
- Lassen Sie konstruktive Kritik zu. Im Klartext: Kritik aus der Belegschaft sollte gefördert, und sogar belohnt werden. Jeder im Unternehmen soll sagen dürfen, was er denkt.
- Streichen Sie das Hierarchiedenken aus Ihrem Bewusstsein. Gehen Sie mit Mitarbeitern genauso nett um wie mit Ihrem Chef.
- Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Praktizieren Sie in Ihrem Verhalten gegenüber Kollegen und Mitarbeitern Offenheit. Zeigen Sie, dass Sie ehrlich und ohne Intrigen mit anderen umgehen. Denn eine vertrauensvolle Team-Atmosphäre ist wichtig.