Mehrere Chefs – so machen Sie es garantiert jedem Recht


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Vorbei sind die Zeiten, in denen die Assistenz nur einem Chef zuarbeitet. Immer mehr Firmen setzen auf mehrere Chefs. Das ist eine Herausforderung für alle Seiten, die Sie nur effizient und professionell meistern können, wenn Sie bestimmte Schlüsselkompetenzen mitbringen.

So arbeiten Sie effektiv für mehrere Chefs

Grundsätzlich geht es darum, dem Chef Respekt entgegenzubringen. Immerhin ist er die Person, die die meiste Verantwortung trägt. Durch eine harmonische Kooperation können Sie viel zur allgemeinen Atmosphäre beitragen. Ebenso geht es darum, Konflikte konstruktiv zu meistern und den Chef auf menschlicher Ebene zu verstehen. Schließlich hat jeder seine Eigenheiten. Wenn Sie es schaffen, sich mit diesen anzufreunden, können Sie viele Pluspunkte sammeln.

  • Doch wie verhält es sich, wenn Sie mehrere Bosse haben?
  • Birgt diese Konstellation nicht ein erhöhtes Potenzial für Unruhe und Dysbalance?
  • Ist es überhaupt möglich, es mehreren Chefs gleichzeitig recht zu machen?

Zwei Chefs - Zwei Charaktere

Umso schwieriger haben Sie es, wenn sich beide Vorgesetzten auf derselben Hierarchiestufe befinden und einen dominanten Charakter haben.

  • Denn mal ehrlich: Wie reagieren Sie auf ihre unterschiedlichen Arbeitsweisen?

Bei all diesen Unstimmigkeiten und Abweichungen hilft es, sich ein System zurechtzulegen. Mit dessen Hilfe können Sie Aufgaben effizient priorisieren und sie immerzu souverän bewältigen. Klar, wenn es mehr als einen Chef am Arbeitsplatz gibt, dann birgt Ihr Alltag einiges an Potenzial. Jedoch ist es kein Ding der Unmöglichkeit, Ihre Arbeitsabläufe mit dem Arbeitsumfeld zu synchronisieren.

Das richtige Rollenverständnis

Eine gute Zusammenarbeit funktioniert nur dann, wenn sie auf allen Ebenen harmonisch ist. Folglich geht es für Sie nicht darum, einfach alles auszuführen, was die Chefs von Ihnen verlangen. Schließlich sind Sie kein Roboter!

Ihre Zusammenarbeit ist ein organisches Konstrukt, das mit der Zeit wächst und gedeiht. Sie selbst bestimmen, in welche Richtung es gehen soll. Berücksichtigen Sie, dass es auch unter Vorgesetzten eine große Bandbreite verschiedener Arbeitstypen gibt.

Während es schon schwer genug ist, sich auf einen Chef einzustellen, begegnen Sie mit zwei Chefs der doppelten Herausforderung. Jeder Typ hat seine eigenen Bedürfnisse und Erwartungen. Was der eine Chef an Information und Vorarbeit verlangt, ist für den anderen vielleicht schon zu viel.

Gerade in der Anfangsphase kann das zu Reibung führen. Aber lassen Sie sich davon nicht demotivieren. Sehen Sie es als Möglichkeit, zu lernen, und seien Sie beim nächsten Mal etwas achtsamer.

Lernen Sie die Persönlichkeit Ihrer jeweiligen Chefs kennen

Wenn Sie mehrere Vorgesetzte im Büro haben, besteht der erste Schritt also daraus, ihre Persönlichkeits- beziehungsweise Cheftypen kennenzulernen. Natürlich müssen Sie sie nicht im Detail durchschauen. Viel eher geht es um die grobe Einordnung der Charaktere, sodass eine harmonische Kooperation möglich wird.

Befassen Sie sich also mit diesen Erkenntnissen und strukturieren Sie Ihr Arbeitsumfeld entsprechend. Eine solche Struktur legt fest, wie Sie mit welchem Chef umgehen können. Sie organisiert auch das jeweilige Arbeitspensum und schafft letztlich die Grundlage für eine aktive Zusammenarbeit.

Die Prioritäten von Aufgaben

Bei einem Chef sind die Prioritäten klar verteilt: Sie bekommen eine Aufgabe und dürfen Sie erledigen. Hinterher folgt vielleicht eine nächste, die Sie ebenfalls erledigen dürfen.

Es gibt also nicht viele Faktoren, die Sie ernsthaft durcheinanderbringen können. Jedoch können mehrere Chefs auch größere Probleme verursachen. In Bezug auf Ihre Prioritäten ist auf einmal nicht mehr ersichtlich, welcher Aufgabe die größere Wichtigkeit zukommt.

Transparenz schafft Abhilfe

An dieser Stelle ist transparente Kommunikation gefragt. Wenn Sie souverän mit Ihrer Arbeitszeit umgehen möchten, müssen nicht nur Sie, sondern auch die Vorgesetzten bestens Bescheid wissen. Definieren Sie gemeinsam, welche Aufgaben auf dem Tagesplan stehen. Sobald Sie eine Aufgabe bekommen, fragen Sie unbedingt nach deren Dringlichkeit. Informieren Sie im Folgenden auch alle Beteiligten darüber.
Manchmal passiert es, dass Sie selbst über die Priorität entscheiden können. Überlegen Sie gut, wann es am sinnvollsten wäre, diese Arbeit zu verrichten. Informieren Sie auch in diesem Fall alle Beteiligten über Ihre Entscheidung.

Auf diese Weise übernehmen Sie selbst die volle Verantwortung und vermeiden den klassischen Prioritätenkonflikt.

Organisation der Arbeit

Vielleicht kennen Sie die Situation schon von einem Chef: Eine Aufgabe jagt die nächste und irgendwann verlieren Sie den Überblick. Sie wissen nicht mehr, was Sie angefangen haben und was als nächstes fertig werden muss. An dieser Stelle ist Ihr Organisationstalent gefragt.

Nutzen Sie verschiedene Methoden, je nachdem, welche Ihnen zusagt. Grundsätzlich sind Sie auf der sicheren Seite, wenn Sie es gar nicht erst so weit kommen lassen.


Noch schwieriger haben Sie es, wenn Sie für zwei oder mehr Chefs arbeiten. Hierbei die gesamte Organisation zu implementieren kann eine große Herausforderung sein.

Hilfreich ist es, wenn Sie jedem Vorgesetzten eine Farbe zuordnen. Das bringt Struktur hinein, sie behalten garantiert den Überblick und finden Unterlagen sowohl in Papier- als auch elektronischer Form schneller. Wenn Sie außerdem Ihre Vorgesetzten über das Farbsystem informieren, können sie sich demselben anschließen. Das kann den Prozess um ein Vielfaches vereinfachen.

Kommunikation mit mehreren Chefs

Wenn zwei Bosse zusammenarbeiten, dann kommt es vor allem auf eines an: Kommunikation.

Es kann immer wieder passieren, dass gewisse Informationen unklar kommuniziert werden. Vielleicht sagen sie im Grunde genommen das Gleiche, drücken es aber unterschiedlich aus. Das sorgt für Verwirrung und somit für Verzögerung im Arbeitsprozess.

Haben Sie also Mut, nachzufragen, wenn Sie etwas nicht sofort verstehen. Anders können Sie Ihre Aufgaben nicht effizient und professionell erledigen. Klärende Fragen sind nicht etwa ein Indikator für Ihre Inkompetenz. Ganz im Gegenteil. Sie beweisen, dass Sie Konflikte und Missverständnisse vermeiden möchten, und sich trauen, dafür einzustehen.

Klare Absprachen und deren konsequente Umsetzung sind die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit, bei der die Vorgesetzten beteiligt sind.

Richtlinien für die Arbeit

Es kann eine Weile dauern, bis Sie sich an die doppelte Belastung gewöhnt haben. Doch sobald diese Phase überstanden ist, werden Sie merken, dass die Belastung gar nicht so groß ist. Viel eher ist sie ungewohnt.

Helfen kann Ihnen ein ausgeklügeltes Aufgabenmanagement, das verschiedene Arbeitsbereiche inkludiert:

  • Klären Sie immer, wer was zu welchem Zeitpunkt benötigt
  • Setzen Sie Prioritäten und decken Sie widersprüchliche Prioritäten auf
  • Klären Sie die Tragweite Ihrer eigenen Befugnisse
  • Setzen Sie sich bewusst mit den Erwartungen auseinander, die an Sie gestellt werden
  • Schaffen Sie Transparenz und dokumentieren Sie die Arbeitsbelastung
  • Selbst bei einem hohen Aufgabenpensum: Lassen Sie sich nicht stressen
  • Strahlen Sie Souveränität aus

Weitere Tricks und Tipps rund um die optimale Entlastung von zwei oder sogar mehreren Chefs, finden Sie in unserem hilfreichen Praxis-Ratgeber "Ein Sekretariat für zwei". Klicken Sie hier..