Ein leidiges und vor allem teures Thema für viele Unternehmen: Die Abbruchquote von Mitarbeitern in der Probezeit beträgt bis zu 20 Prozent. Teure Aquisitionskampagnen, hohe Anfangsgehälter - alles umsonst investiert. Der neue Mitarbeiter wirft das Handtuch und die geldintensive Mitarbeitersuche beginnt von vorn.
Als Sekretärin können Sie eine Menge dazu beitragen, diese Abbruchquote zu senken und dafür zu sorgen, dass sich neue Mitarbeiter schnell in Ihrem Unternehmen wohlfühlen.
1. So haben neue Mitarbeiter einen reibungslosen Start
Für neue Mitarbeiter muss es eine Selbstverständlichkeit sein, dass ihr Arbeitsplatz komplett ausgestattet ist. Auf dem Schreibtisch sollten sie ein aktuelles internes Telefonverzeichnis finden, eventuell auch die Telefonnummern ihrer wichtigsten externen Ansprechpartner. Ein Organisationsplan, möglichst auch eine Dokumentation zu den betriebsinternen Abläufen (Arbeitszeiten, Kantine usw.) sind ebenso hilfreich. Das Tüpfelchen auf dem i könnte ein hübscher Blumenstrauß sein, ein besonders herzlicher Gruß für den Neuankömmling. Wenn neue Mitarbeiter so in den ersten Arbeitstag starten, können sie nur positiv eingestimmt werden.
2. Notieren Sie Ihrem Chef den ersten Arbeitstag des Neuen im Terminkalender
Erinnern Sie ihn daran, dass er neue Mitarbeiter persönlich begrüßt, im Unternehmen herumführt und allen Mitarbeitern vorstellt. Wenn Ihr Chef nicht im Unternehmen ist, übernehmen Sie diese Aufgabe.
3. Haben Sie für neue Mitarbeiter eine Stellenbeschreibung vorliegen
Auch ein konkreter Einarbeitungsplan sollte vorliegen und natürlich im Zuge des einführenden Gesprächs mit dem Chef die schriftliche Zielvereinbarung mit dem Mitarbeiter für die Monate der Einarbeitung. Damit haben neue Mitarbeiter etwas Konkretes an der Hand, an das sie sich halten und mit dem sie arbeiten können.
4. Regen Sie bei Ihrem Chef an, dass neue Mitarbeiter einen "Pate" zur Seite gestellt bekommen
Das sollte ein Mitarbeiter aus dem Team oder der Abteilung sein, an den sich der neue Mitarbeiter jederzeit wenden kann, wenn Fragen oder Unsicherheiten auftauchen.
5. Für neue Mitarbeiter gilt: Alle vier Wochen ein Feedback-Gespräch mit dem Chef
In den ersten Monaten der Einarbeitungszeit sind regelmäßige Gespräche mit dem neuen Mitarbeiter ein Muss. Hier erfährt Ihr Chef schnell, wo es Probleme oder Frustrationen des Mitarbeiters gibt, und kann steuernd eingreifen. Werden diese Gespräche versäumt, kommt es oft bereits in der Probezeit zur inneren und in der Folge dann auch zur tatsächlichen Kündigung. Je nach Position des Mitarbeiters können auch Sie eines oder mehrere dieser Feedback-Gespräche übernehmen. Ihrem Chef teilen Sie dann mit, wo Handlungsbedarf besteht.
6. Notieren Sie Ihrem Chef das "Übernahmegespräch" im Terminkalender
Ist Ihr Chef mit dem Neuen zufrieden, wird er ihn gern weiterbeschäftigen wollen. Seine Zufriedenheit mit der Leistung des neuen Mitarbeiters, die weitere Vorgehensweise und die Zukunftsperspektiven müssen in einem ausführlichen Übernahmegespräch besprochen werden.