Phasen, in denen es besonders hoch hergeht, gibt es in jedem Unternehmen. Wenn Sie das Gefühl haben, die Arbeit wächst Ihnen über den Kopf, hilft folgendes Rezept, damit Sie auch bei großer Belastung einen kühlen Kopf bewahren können:
1. Machen Sie einen Tagesplan.
Nehmen Sie sich bereits am Vorabend 10 Minuten Zeit, und legen Sie nach Prioritäten A (wichtig und sofort erledigen), B (wichtig aber nicht sofort erledigen) und C (nicht so wichtig und nicht eilig) schriftlich fest, was Sie am kommenden Tag erledigen wollen. Vorteile:
- Sie vergessen nichts.
- Sie entlasten Ihren Kopf.
- Sie haben einen optischen Überblick, können streichen, ergänzen, Pfeile ziehen.
- Sie setzen eindeutige Prioritäten.
- Sie kontrollieren sich selbst und sehen Ihre Erfolge.
Besonders wichtig: Legen Sie ganz oben in Ihrem Aktions- und Tagesplan die Tagesdominante fest. Nur so verlieren Sie das Wichtigste dieses Tages auf keinen Fall aus den Augen. Leitfrage für Ihre Tagesdominante: Was ist meine wichtigste A-Aufgabe für heute?
2. Planen Sie realistisch mit Pufferzeiten.
Überfordern Sie Ihre Tagespläne nicht, denn damit überfordern Sie sich selbst. Ein Tagesplan sollte nur soviel enthalten, wie Sie an einem Tag realistischerweise erledigen können. Planen Sie Ihren Tag nach der 60:40-Regel.
- Etwa 60 % der Zeit ist reserviert für fest geplante Aktivitäten.
- Etwa 20 % der Zeit ist für unerwartete Tätigkeiten reserviert.
- Weitere 20 % der Zeit nutzen Sie für soziale und kommunikative Kontakte.
3. Kalkulieren Sie mit Ihrer Leistungskurve.
Die meisten Menschen haben ihre höchste Konzentrationsfähigkeit in der Zeit von 8 bis 12 Uhr. Viele erreichen eine weitere Spitze zwischen 19 und 21 Uhr. Respektieren Sie Ihre persönliche Leistungskurve. Widmen Sie sich Ihren Routineaufgaben dann, wenn Sie Ihren Tiefpunkt haben, z. B. nach dem Mittagessen.
4. Optimieren Sie Ihre Schreibtischordnung.
Ihr Tagesgeschäft verlangt präzise Abläufe, geordnete Geschäftsunterlagen, eine geordnete Ablage und eine klare Büroorganisation. Reduzieren Sie die Stapel auf die wirklich benötigten Unterlagen. Sortieren Sie alles aus, was Sie nicht aktuell brauchen. Kümmern Sie sich gleich um Dinge, die auf Ihrem Schreibtisch landen: sofort bearbeiten, ablegen oder Papierkorb.
5. Legen Sie Konzentrationspausen ein.
Machen Sie alle ein bis zwei Stunden eine kurze Pause von 5 bis 10 Minuten, um sich Ihre Konzentration und Leistungsfähigkeit zu erhalten. Hilfreich kann ein Schwätzchen mit der Kollegin sein oder autogenes Training. Anschließend konzentrieren Sie sich wieder auf Ihre Aufgaben. So erzielen Sie positive Ergebnisse.
6. Konzentrieren Sie sich nicht darauf, die Dinge richtig zu tun, sondern tun Sie die richtigen Dinge!
Lenken Sie Ihre Aufmerksamkeit auf die strategisch wichtigen Punkte, also z. B. auf Ihre Tagesdominante mit der Priorität A. Wenn Sie die Geschäftsreise Ihres Chefs für die nächste Woche vorbereiten müssen, nehmen Sie Kontakt mit Ihrem Reisebüro auf. Geben Sie dort klare, schriftliche Anweisungen, was alles vorbereitet werden muss: Flug, Hotel, Konferenzraum, Sightseeing ... Versuchen Sie möglichst viele Dinge an das Reisebüro zu delegieren. Jetzt brauchen Sie sich nicht mehr perfektionistisch um alle Reisedetails zu kümmern, sondern können sich auf die wichtigen Dinge wie die Vorbereitung der Unterlagen, Schreiben der Rede usw. konzentrieren. Es geht also nicht darum, jedes Detail einer Aufgabe selbst gewissenhaft richtig zu machen, sondern darum, die wichtigen Aufgaben herauszufiltern, also die richtigen Dinge zu tun.
7. Blocken Sie höflich ab.
Ihre ganze Planung ist umsonst, wenn Sie nicht auch Nein sagen können. Zur rechten Zeit höflich, aber bestimmt Nein zu sagen, bedeutet für Sie, Zeit für das Wesentliche, für das Wichtige zu gewinnen. Beginnen Sie am besten sofort mit dem Üben – wenn jetzt Ihr Kollege ins Büro kommt und Sie um einen kleinen Gefallen bittet.
ALPEN-Methode
Mit dieser Methode können Sie Ihr tägliches Zeitmanagement optimieren:
Aufgaben zusammenstellen
Länge der Tätigkeiten schätzen
Pufferzeiten reservieren
Entscheidungen über Prioritäten, Kürzungen und Delegationen treffen
Nachkontrolle: Unerledigtes übertragen
Weitere Tipps zum Thema 'Zeit sparen' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside