Es gibt viele Ansatzpunkte für Sie, Ihre Arbeit effizient zu organisieren. Eine einfache Art besteht darin, Ihre Aufgaben zu bündeln. Das können Sie leicht umsetzen, ohne Ihren Arbeitsstil groß ändern zu müssen.
So gehen Sie vor:
1. Verteilen Sie die Telefonate, die Sie sich vorgenommen haben, nicht auf den ganzen Tag, nach dem Motto: zwischendurch immer wieder ein wenig Abwechslung. Bündeln Sie Ihre Telefonate. Die besten Zeiten, um andere per Telefon zu erreichen, sind die von 9:30 bis 11:30 Uhr und von 14:00 bis 16:00 Uhr.
2. Auch wenn die Versuchung groß ist: Machen Sie nicht einfach mal eine Kopie zwischendrin, sondern sammeln Sie das Material, das Sie kopieren müssen, und erledigen Sie alles in „einem Rutsch“. Die ideale Kopierzeit ist nach dem Mittagessen. Dann sind Sie vom Essen sowieso etwas müde. Kopieren ist keine anspruchsvolle Arbeit und bringt den Kreislauf durch das Stehen etwas in Schwung.
3. Unterdrücken Sie den spontanen Drang, jetzt und sofort mit Ihrem Chef sprechen zu müssen. Allein schon der Gang ins Büro kostet Zeit, reißt Sie aus Ihrer laufenden Arbeit und nimmt Ihnen Konzentration. Notieren Sie sich die Punkte, die Sie mit Ihrem Chef besprechen müssen, und behandeln Sie die Themen von dieser Liste in einem einzigen Gespräch. Damit sparen Sie nicht nur sich selbst, sondern auch Ihrem Chef eine Menge Zeit.