Am Tag des Meetings stehen Sie mit allem, was benötigt wird, lange vor Beginn des Treffens bereit. Dann aber ruft Ihr Chef an. Wegen eines Unfalls ist die Autobahn gesperrt. Zum geplanten Beginn der Besprechung wird er es auf keinen Fall schaffen. „Bitte begrüßen Sie die Gäste und sorgen Sie dafür, dass alle sich wohlfühlen, bis ich da bin”, weist er Sie an. Das tun Sie natürlich gern – sogar auf Englisch:
- Schaffen Sie eine entspannte Atmosphäre. Haben Sie nicht deutsch sprachige Gäste, beginnen Sie mit einem freundlichen „Good morning, everyone …” und einem „Welcome to …”. Achten Sie auf ein kleines Lächeln und den Augenkontakt mit möglichst allen Gästen in der Runde. Formulieren Sie dann etwa so: „Peter (Vorname Ihres Chefs) has been delayed because of an unexpected temporary road closure. We hope he will be here in about 30 minutes.” Etikette-Tipp: Nehmen neben deutschen auch ausländische Gäste ohne Deutschkenntnisse teil, sprechen Sie bitte ausschließlich Englisch.
- Versorgen Sie die Gäste mit Informationen. Geben Sie möglichst früh die vorbereiteten Unterlagen aus, damit die Gäste die Wartezeit sinnvoll nutzen können. Professionell wirkt es, wenn Sie auch den Zeitplan ansprechen. Auf Englisch formulieren Sie so: „I will first circulate handouts of the meeting agenda and a list of participants.”
- Überbrücken Sie die Wartezeit mit einem Imbiss. Schlagen Sie doch eine (vorgezogene) Kaffeepause vor, etwa so: „We’ve scheduled one and a half hours for the meeting with a break for tea and coffee. I suggest we have coffee now to bridge the time until Peter joins us. At 12 o'clock we will have a lunch break anyway.”
Nun bewirten Sie die Gäste freundlich – und hoffen, dass die Verspätung Ihres Vorgesetzten sich tatsächlich in Grenzen hält.