Schreiben Sie am Ende jedes Arbeitstags eine Aufgabenliste für den nächsten Arbeitstag. Diese tägliche Aufgabenliste hat zwei Vorteile:
- Sie vergessen nichts: Termine und terminierte Aufgaben aus Ihrer Wochen- bzw. Monatsplanung tragen Sie in Ihrer Aufgabenliste gleich unter dementsprechenden Datum ein.
- Eine Aufgabenliste hilft Ihnen dabei, Ihren Arbeitstag zu strukturieren und sinnvoll zu planen. Das kostet Sie täglich nicht mehr als fünf Minuten.
Für Ihre Aufgabenliste nutzen Sie entweder eine elektronische Lösung wie z. B. Outlook oder einen Kalender/ein Zeitplanbuch.
Assistenz & Sekretariat inside - Der neue Trainingsbrief für die effiziente und erfolgreiche Sekretärin und Assistentin. Fordern Sie heute noch eine Ausgabe kostenlos an!
Sieben bewährte Praxis-Tipps, wie Sie Ihre Aufgabenliste effizient führen:
1. Halten Sie sich durch Ihre Aufgabenliste Spielräume frei. Faustregel: Verplanen Sie maximal 50 Prozent Ihrer Arbeitszeit. So haben Sie ausreichend Luft für Tätigkeiten, die durch Post, E-Mails oder Faxe am nächsten Tag hinzukommen und auf die Sie gleich reagieren wollen.
2. Bündeln Sie Ihre Aufgaben mit Hilfe Ihrer Aufgabenliste – zu einem Telefonblock, einem E-Mail-Block etc. Diese Blöcke arbeiten Sie dann auf einmal ab. Beim Abarbeiten wählen Sie z. B., wenn eine Telefonnummer besetzt ist, einfach die nächste auf der Liste. Oder Sie fassen vier anstehende Briefe zu einem Korrespondenzblock zusammen.
3. Setzen Sie in Ihrer Aufgabenliste Ihre Termine optisch von Ihren Aufgaben ab. Notieren Sie z. B. die Termine immer oben auf der Seite, die Aufgaben unten. Sortieren Sie die Aufgaben nach Telefonaten,
E-Mails, Briefen etc.
4. Tragen Sie Termine mit Bleistift ein, wenn Sie Ihre Aufgaben auf Papier notieren. So vermeiden Sie Streichungen, die Ihre Aufgabenliste unübersichtlich machen. Denn bestimmt die Hälfte aller Termine verändert sich noch einmal!
Assistenz & Sekretariat inside – Steigende Anforderungen im Sekretariat? So bleiben Sie am Ball! Testen Sie Ihr erstes 20-Minuten-Training KOSTENLOS!
5. Übertragen Sie täglich die Geburts- und Jahrestage Ihrer Familie, Freunde, Verwandten, Mitarbeiter und wichtigen Kunden in Ihre Aufgabenliste. Machen Sie sich jeweils ein bis zwei Wochen vor dem Termin einen Vermerk, was zu tun ist: beispielsweise einen Brief schreiben, eine Karte schicken, für das Geschenk eines Kollegen unter den Mitarbeitern sammeln gehen, usw.
6. Notieren Sie in Ihrer Aufgabenliste auch Ihre privaten Termine und Aufgaben. Wenn Sie um 19:30 Uhr in der Oper sein wollen, kann das für einen Termin am Spätnachmittag durch aus von Bedeutung sein.
7. Setzen Sie optisch Prioritäten. Kennzeichnen Sie besonders wichtige Aufgaben mit Farben oder Symbolen, oder stellen Sie sie an die erste Stelle, und arbeiten Sie dann die Aufgabenliste chronologisch ab. Erledigte Aufgaben streichen Sie durch. Unerledigtes übertragen Sie abends auf den nächsten Tag beziehungsweise auf den nächsten freien Termin.
Vorsicht! Übertragen Sie in Ihrer Aufgabenliste nur ausnahmsweise Aufgaben auf den nächsten Tag. Denn das kostet nicht nur Zeit, sondern es wirkt auf Dauer auch demotivierend, wenn sich diese Praxis einschleicht.
In nur 20 Minuten Lesezeit haben Sie die wichtigsten Wissensbausteine und aktuellen Informationen zu den 7 Kern-Bereichen einer erfolgreichen Assistentin und Sekretärin aufgenommen. JETZT 1 Ausgabe Assistenz & Sekretariat inside kostenlos testen.