Wie Sie Dank einer optimalen Vorbereitung nach Ihrem Urlaub schnell wieder auf dem Laufenden sind

Damit Sie nach Ihrem Urlaub schnell wieder einsteigen können, müssen Sie nachvollziehen können, was während Ihrer Abwesenheit passiert ist. Überlegen Sie sich daher, wie Sie bei Ihrer Rückkehr aus dem Urlaub von Ihrer Urlaubsvertretung "gebrieft" werden möchten. Am einfachsten geht dies mit Listen oder Vordrucken für Themen wie Ablage, Post, Projektstatus oder Besucher. Einige Beispiele sollen dies verdeutlichen:

Was geschieht mit der Ablage während Ihres Urlaubs?

Möchten Sie, dass Ihre Urlaubsvertretung die Ablage erledigt? Dann sollten Sie sicherheitshalber eine Liste vorbereiten, in die alle Vorgänge eingetragen werden. So vermeiden Sie, dass Informationen verlorengehen.

Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Wenn Sie Ihre Ablage nach dem Urlaub lieber selbst machen möchten, organisieren Sie eine perfekte Vorsortierung. Legen Sie für jeden Ordner, den Sie in Ihrem Schrank haben, eine Hängemappe an, die Sie genauso wie den Ordner beschriften. Ihre Urlaubsvertretung legt dann die Schriftstücke nicht im Ordner ab, sondern in der Hängemappe. Sollte sie den Ablageort falsch gewählt haben, merken Sie das bei der endgültigen Ablage. So sparen Sie Zeit und haben trotzdem die Kontrolle, was während Ihres Urlaubs alles über Ihren Schreibtisch gegangen ist.

Wie soll der Status einzelner Projekte von Ihrer Urlaubsvertretung dokumentiert werden?

Bitten Sie Ihre Urlaubsvertretung, zu jedem Projekt Aufgaben, Ergebnisse und wichtige Veränderungen zu dokumentieren. Bereiten Sie für jede Projektmappe ein entsprechendes Deckblatt vor.

Wie so eine Statusübersicht aussehen könnte, sehen Sie auf Seite 13 des Beitrags „Urlaubsvorbereitung" in Das Sekreträrinnen-Handbuch.

Das gehört vor Ihrem Urlaub zu einer professionellen Übergabe

• Informieren Sie vorab alle Beteiligten per E-Mail über Ihren Urlaub und Ihre Urlaubsvertretung. Machen Sie die neue Kollegin an ihrem ersten Tag mit Ihrem Chef und den Kollegen persönlich bekannt.
• Gehen Sie Punkt für Punkt Ihre Checklisten durch und geben Sie Ihrer Urlaubsvertretung alle wichtigen Informationen.
• Sichten Sie gemeinsam mit ihr die Projektliste. Besprechen Sie die zu erledigenden Aufgaben und bitten Sie Ihre Urlaubsvertretung, bei Unklarheiten sofort nachzufragen.
• Machen Sie wichtige Aufgaben vor Ihrem Urlaub mindestens einmal gemeinsam.
• Besprechen Sie, welche Informationen gesammelt und aufbereitet werden müssen, damit Sie nach Ihrem Urlaub schnell wieder auf dem Laufenden sind.

Führen Sie vor Ihrem Urlaub ein abschließendes Gespräch mit Ihrem Chef

Auf jeden Fall sollten Sie für den letzten Tag vor dem Urlaub ein Gespräch mit Ihrem Chef einplanen. Idealerweise führen Sie dieses Gespräch gemeinsam mit Ihrer Urlaubsvertretung.

Der nächste Urlaub kommt bestimmt

Nach Ihrer Rückkehr sollten Sie sich Zeit nehmen, um mit Ihrer Urlaubsvertretung, Ihrem Chef und gegebenenfalls den Kollegen zu besprechen, was während Ihrer Abwesenheit gut und was schlecht gelaufen ist. Listen Sie Probleme, Fragen und Kritikpunkte auf. Sie werden schnell merken, ob

• Ihre Vorbereitung und Übergabe nicht umfassend genug oder
• die Wahl auf die falsche Urlaubsvertretung gefallen war.

Prüfen Sie sorgfältig, an welcher Stelle Sie Ihre Organisation optimieren können. Denn der nächste Urlaub kommt bestimmt ...