Wichtige Ereignisse oder Neuerungen in Ihrem Unternehmen sollten Sie zum Anlass nehmen, eine Pressemitteilung für die lokale Presse oder ein Fachmagazin zu verfassen.
Folgende Ereignisse lohnen sich dafür besonders: Firmenjubiläen, Tage der offenen Tür, technische Neuerungen, Firmenerweiterungen, wichtige Personalwechsel, erfolgreiche Auslandsgeschäfte, Kooperationen und Partnerschaften, herausragende Prüfungsergebnisse, Umsatzzuwächse, Zertifizierungen...
Um den Erfolg Ihrer Pressemitteilung zu garantieren, beachten Sie folgende Regeln:
- Formulieren Sie so knapp wie möglich und beantworten Sie dabei die 6 Ws: wer? was? wann? wo? warum? welche Konsequenzen?
- Verwenden Sie Konjunktive und Zitate. Nennen Sie Beispiele, wenn Sie Äußerungen von Personen wiedergeben möchten. Damit bringen Sie Abwechslung in einen Text.
- Formulieren Sie die Überschrift so, dass sie das Interesse des zuständigen Redakteurs findet, denn der entscheidet über Druck oder Nichtdruck.
- Ihre Aussagen müssen der Wahrheit entsprechen, also nachprüfbar sein.
- Wählen Sie einen 1,5fachen Zeilenabstand und eine Schrift in 14 pt., und lassen Sie einen breiten Rand.
- Verwechseln Sie eine Pressenotiz nicht mit Werbung! Weisen Sie also nicht auf Ihre Produkte oder Dienstleistungen hin, wenn der Inhalt Ihrer Mitteilung vom Gewinn des 1. Preises bei einem Wettbewerb handelt.
- Liefern Sie Fotos mit. Klären Sie vor dem Versand der Nachricht, in welcher Form der jeweiligen Redaktion das Bild am liebsten ist. Das kann ein digitales Foto sein, das in der Redaktion einfach nachbearbeitet werden kann, oder manchmal ein normales Foto. Schlechte Fotos sollten Sie auf keinen Fall mitliefern.
- Beschreiben Sie Fotos auf der Rückseite nicht, das verschlechtert die Qualität beim Abdruck. Kleben Sie einfach ein „post-it“ mit allen Daten drauf. Bei Fotos von Personen sind das der vollständige Name, Position im Unternehmen, Erreichbarkeit und bester Zeitpunkt der Erreichbarkeit.
- Verfassen Sie Pressemitteilungen immer mit dem gleichen Layout, das erhöht den Wiedererkennungswert beim Redakteur und macht einen professionellen Eindruck.
- Kündigen Sie Ihre Pressemitteilung in den Redaktionen an, damit Ihr Abdruck eingeplant werden kann.
- Nennen Sie Namen, Telefonnummer und Anschrift des Ansprechpartners im Unternehmen, falls es Fragen geben sollte. Diese Angaben setzen Sie immer an die gleiche Stelle, damit der zuständige Redakteur sich gleich zurechtfindet.
- Adressieren Sie Ihre Pressenotiz an den zuständigen Redakteur der Zeitung oder des Fachmagazins, damit sie gleich in die richtigen Hände gelangt. Erkundigen Sie sich zuvor telefonisch, welche Person zuständig ist und notieren Sie sich deren Namen. Achten Sie auf die richtige Schreibweise, Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse.
- Richten Sie sich einen Presseverteiler in Ihrem PC ein. Das erleichtert den Versand Ihrer Mitteilungen.
- Denken Sie daran, auch die Vertreter der Presse einzuladen, wenn der Anlaß Ihrer Pressemitteilung zum Beispiel ein Tag der offenen Tür oder ein Jubiläum ist. So schaffen Sie Verbindung zur Presse!
Praxis-Tipp:
Melden Sie sich nicht nur mit positiven Nachrichten bei der Presse. Auch bei negativen Schlagzeilen wie beispielsweise einem Betriebsunfall oder geplantem Arbeitsplatzabbau ist es sinnvoll, Spekulationen und Falschmeldungen mit einer sachlichen Meldung über die wirklichen Fakten zuvorzukommen.
Werbeagenturen bieten beim Verfassen von Pressemitteilungen auch professionelle Hilfe an.