Der Managementdozent und Autor Stefan F. Gross hat sich ausführlich dem Phänomen unaufgeräumte Schreibtische gewidmet, sowohl bei Assistentinnen und Sekretärinnen als auch bei deren Chefs. Tatsächlich gibt es Menschen, räumt Gross ein, die sich nur im Chaos wohl fühlten und diesen Arbeitsstil mit Überzeugung pflegten. Aber das seien die wenigsten. Die meisten benutzten die Theorie vom Chaos, das angeblich kreativer mache, nur als Ausrede um z. B. ihren Schreibtisch nicht aufräumen zu müssen.
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Keine Lust zum Aufräumen?
Der wahre Grund für unaufgeräumte Schreibtische heißt Unlust. Die Ablagestapel, Häufchen und Zettel entstehen eher unfreiwillig. Diejenigen, die die Ausrede vom kreativen Chaos nicht benutzen, sprechen dann davon, dass sie zu wenig Zeit haben ihren Schreibtisch aufzuräumen: Der gute Wille ist da, aber alles andere ist wichtiger. Oder sie geben gleich anderen die Schuld: Die Kollegen haben keinen Sinn für System und Ordnung, und sie selbst sind nur das Opfer - und das zeigt sich dann auf dem Schreibtisch.
Wer aber ganz ehrlich zu sich selbst ist, wird feststellen müssen, dass er sich zwar durchaus nach einem gepflegten Schreibtisch sehnt, die damit verbundenen Anstrengungen aber meidet und immer wieder verschiebt. "Kaum geht man an den ersten Handgriff, schon hat man eine Idee, was im Moment noch wichtiger (oder angenehmer) ist. Also schiebt man das Ordnen des Schreibtischs, Aufräumen (und Weg werfen!) auf, bis morgen, bis zum nächsten Wochenende, bis irgendwann", so Stefan Gross.
Erkennen Sie sich in dieser Beschreibung wieder?
Dann sollten Sie dieses Aufschieberitis-Problem in Angriff nehmen: Um Ihren Chef wirklich konzentriert und effizient entlasten zu können, brauchen Sie eine Umgebung, in der Sie auf alle wichtigen Informationen zugreifen können, ohne dafür einen Stapel Papier oder unzählige Dateien auf dem Computer durchsuchen zu müssen. Also einen aufgeräumten Schreibtisch.
Bedenken Sie: Ein aufgeräumter Schreibtisch und ein gut organisiertes Sekretariat bedingen sich gegenseitig. Deshalb lohnt es sich für Sie, in punkto Ordnung ein neues Verhaltensmuster zu entwickeln, wenn Sie damit Probleme haben. Das kostet sicher am Anfang mehr Energie. Mit der Zeit geht Ihnen das neue Ordnungsverhalten aber in Fleisch und Blut über. Es automatisiert sich. Der Lohn für die Mühe: Sie vereinfachen Ihr Leben und das Ihres Chefs, ersparen sich Suchaktionen, gewinnen Zeit und mehr Gelassenheit. Kurz: Sie erreichen mehr Lebensqualität bei Ihrer Arbeit.
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Stefan F. Gross gibt Ihnen folgende drei Empfehlungen für einen aufgeräumten Schreibtisch:
- Feste Orte: Schaffen Sie feste Aufbewahrungsorte für Gegenstände, die Sie ständig brauchen, z. B. Schlüssel für Büro, Handy, Aufladekabel usw.
- Neuer Rhythmus: Lassen Sie das Durcheinander gar nicht erst entstehen. Gewöhnen Sie sich an, alle Dinge sofort an ihren richtigen Platz zu bringen, anstatt sie "erstmal schnell irgendwo hinzulegen".
- Entsorgen: Bewahren Sie nur Gegenstände im Büro auf, die eine von den beiden Funktionen für Sie erfüllen – eine sachliche: Diesen Gegenstand brauchen Sie für Ihre Arbeit, oder eine ästhetische beziehungsweise emotionale: Diesen Gegenstand brauchen Sie, um sich im Büro wohl zu fühlen und damit, um besser zu arbeiten.
Räumen Sie gemeinschaftlich auf
Wenn diese Tipps Ihnen nicht zusagen, oder ein allgemeines Chaos in Ihrem Unternehmen herrscht, schlagen Sie Ihrem Chef und Ihren Kollegen doch einfach einen jährlichen "Aufräumtag" vor, der nicht nur endlich Ordnung in Ihren Vertrieb bringt, sondern auch das Arbeitsklima und den Zusammenhalt der Mitarbeiter steigert! Lassen Sie sich von folgendem Leserbrief inspirieren:
"Einmal im Halbjahr haben wir bei uns in der Firma einen offiziellen "Aufräum-Tag". An diesem Tag ist unser Dress code aufgehoben, werden keinerlei Termine gemacht und alle Telefone sind auf die jeweiligen Anrufbeantworter und Voicemails umgeleitet. Wer uns dann erreichen will, erfährt, dass wir aufgrund einer "internen Veranstaltung" an diesem Tag nicht erreichbar sind.
Am Freitag hatten wir wieder einen dieser Aufräum-Tage und irgendwie stimmt die Bezeichnung "interne Veranstaltung". Denn mit der Zeit hat sich dieser zu Beginn mehr als unbeliebte Tag zu einem richtigen Event gemausert. War es am Anfang eine kraftraubende und nervige Pflichtübung, so kriegen wir heute jede Menge Spaß. Alleine schon alle in Freizeitklamotten zu sehen, gibt dem ganzen schon eine eigene Dynamik. Alle wuseln und räumen und verschieben in ihren Büros vor sich hin. Aus jedem Büro kommt Musik und eine insgesamt so gute Stimmung wie an diesen Tagen haben wir doch eher selten.
Für den Tag stehen in den Gängen spezielle Akten-Mülltonnen, damit man sich beim Ausmisten das lästige Reißwolf-Thema erspart. Allein die sind immer ein witziger Treffpunkt und die Sticheleien, wer denn wohl am meisten Müll produziert hat, sind immer wieder erfrischend. Selbst mein Chef packt an diesen Tagen so richtig mit an und man merkt, wie sehr das dem Betriebsklima zugute kommt. Er turnt dann in Jeans und Poloshirt durch sein Büro und greift sogar selber zum Putzlappen, wenn er einen Flecken frei geräumt hat.
Ich wache mit Argusaugen über alles, was er ausmistet. Denn aus schlechter Erfahrung klug geworden, habe ich in verpflichtet, dass alles was er eigentlich wegwerfen würde, erst einmal über meinen Schreibtisch geht. Nach dem ersten Aufräum-Tag habe ich nämlich so gut wie nichts mehr wiedergefunden. In seiner Euphorie hatte er damals scheinbar alles was älter als 24 Stunden war in eine der Akten-Mülltonne geworfen. Also: Vertrauen ist gut, Kontrolle besser und seitdem habe ich zweimal im Jahr die Chance verschollene Unterlagen wiederzufinden und meine Ablage wieder zu vervollständigen.
So gegen 16 Uhr werden die Akten-Mülltonnen von einemEntsorgungsunternehmen abgeholt. Überall sieht man zufriedene Gesichter und ich finde es immer wieder spannend, welchen Einfluss dieses Ausmisten auf alle hat. Allein wie viele neue Ideen aus dem Chaos entstehen, ist immer wieder faszinierend. Schlagen Sie Ihrem Chef doch auch einmal einen solchen Aufräum-Tag vor. Oder vielleicht findet er ja bei Ihnen eh schon statt. Ich werde im Forum das Thema mal ansprechen und vielleicht haben Sie ja auch Lust Ihre Erfahrungen zu dem Thema zu erzählen."