Viele Sekretärinnen arbeiten heutzutage unter enormen Zeitdruck. Da die Arbeit immer mehr zu werden scheint, nimmt man sich nicht mehr die Zeit, zu schauen, ob man sich besser organisieren könnte. Doch gerade wenn die Zeit immer zu knapp ist, sollten Sie sich die Zeit nehmen, Ihre Arbeit top zu strukturieren und zu organisieren. Prüfen Sie doch einmal, ob Sie sich in einer dieser Zeitkillerfallen befinden.
Das Sekretärinnen-Handbuch liefert Ihnen in den Office-Tipps kurze und aktuelle Tipps und Informationen zu allen Sekretariatsbereichen.
Zeitkillerfalle Nummer 1: Sie nehmen sich zu viel vor
Wenn am Abend immer wieder unerledigte Aufgaben auf Ihrer Aktivitätenliste stehen, haben Sie sich den Tag wahrscheinlich zu voll gepackt. Das, was Sie sich vorgenommen hatten, konnten Sie innerhalb Ihrer Arbeitszeit nicht erledigen, egal wie schnell und ungestört Sie hätten arbeiten können.
So schaffen Sie Abhilfe
Setzen Sie weniger Punkte auf Ihre Tagesplanung, und zwar nur diejenigen, die Sie wirklich an diesem Tag erledigen müssen. Also nur A-Prioritäten. Verplanen Sie nur drei Viertel Ihrer Zeit, die Ihnen am Tag zur Verfügung steht. Den Rest bestimmen Sie für Unvorhergesehenes. Das ist ein Richtwert; wenn bei Ihnen erfahrungsgemäß den ganzen Tag mit Störungen zu rechnen ist, sollten Sie weniger Zeit verplanen.
Zeitkillerfalle Nummer 2: Sie schätzen den Zeitbedarf für die einzelnen Aufgaben nicht realistisch ein
Sie planen Ihren Tag, merken aber immer wieder, dass auch ohne Störungen die einzelnen Aufgaben mehr Zeit in Anspruch nehmen, als Sie dafür vorgesehen hatten?
So schaffen Sie Abhilfe
Vergleichen Sie zwei, drei Tage lang den Zeitbedarf, den Sie geschätzt
hatten, mit dem tatsächlichen Aufwand und planen Sie in Zukunft entsprechend mehr Zeit ein.
Zeitkillerfalle Nummer 3: Sie können nicht nein sagen
Diese Eigenschaft ist weit verbreitet. Viele Kolleginnen sind im wahrsten Sinne des Wortes "das Mädchen für alles". So schön es ist, gebraucht zu werden – gehen Sie einmal in sich und überlegen Sie sich, ob das auch auf Sie zutrifft. Wenn ja, müssen Sie lernen, nein zu sagen, um Ihre Zeit sinnvoll nutzen zu können.
So schaffen Sie Abhilfe
Fragen Sie sich bei jeder Aufgabe, die von außen an Sie herangetragen wird und nicht zu Ihrem „normalen“ Job gehört:
- Muss ich das tun?
- Und wenn nicht, will ich das tun?
Antworten Sie beide Male mit nein, lehnen Sie freundlich, aber konsequent
ab.
So sagen Sie diplomatisch, aber wirkungsvoll nein
Zeigen Sie Verständnis für die Bitte. Begründen Sie Ihre Absage freundlich, aber bestimmt. Helfen Sie kurz dabei, eine andere Lösung zu finden. Problematisch ist es, nein zum Chef zu sagen. Besonders Sekretärinnen mit mehreren Chefs können davon ein Lied singen, wie schwierig es ist, nicht mit "dringenden" Aufgaben überhäuft zu werden. In diesem Fall sollten Sie mit Hinweis auf Ihre derzeitige Beschäftigungssituation freundlich, aber bestimmt Einspruch einlegen:
"So gern ich das machen würde, ich habe im Moment jede Menge dringende Aufgaben, die ich nicht verschieben kann. Sobald ich Luft habe, werde ich mich darum kümmern, okay?" Ist der Chef nicht einverstanden, bitten Sie ihn, gemeinsam Prioritäten auf der Liste Ihrer noch nicht erledigten Arbeiten zu setzen.
Das Sekretärinnen-Handbuch – Ihr Erfolgsratgeber für Sekretariat und Assistenz