Der US-Unternehmer Erick Mack arbeitet in Kalifornien; seine Sekretärin Jenny Riley sitzt in Minnesota – rund 3.000 Kilometer entfernt. Verbunden sind sie durch ein Arsenal von elektronischen Medien: E-Mail, Instant Messaging, Videokonferenz. Im Büro von Mack ist eine elektronische Schreibtafel installiert; alles, was er hier vermerkt, erscheint sofort auch auf dem Bildschirm seiner Sekretärin.
Alle Papierdokumente werden eingescannt und digital verschickt. In den Vereinigten Staaten boomt der Markt für solche virtuellen Assistenzen bereits. Und auch in Deutschland nimmt die Zahl der virtuellen Büros zu.
Möglich wird das neue Berufsbild vor allem durch schnelle Internetverbindungen und Fortschritte rund ums Dokumenten-Management. Es gibt sogar schon Systeme zum einfachen Digitalisieren der eingehenden Post mit Scanner und Software. Unterlagen können völlig unsortiert eingeworfen werden.
Die Maschine dreht die Dokumente automatisch, richtet sie aus, entfernt leere Seiten und schwarze Ränder. Außerdem kann sie die Geschäftspost nach Dokumentenarten (Rechnung, Bestellung, Brief) sortieren. Die Unterlagen stehen danach wahlweise als Grafik oder Text zur Verfügung.