Was zuerst nicht sonderlich spektakulär erscheinen mag, entpuppt sich auf den zweiten Blick als herausfordernde Möglichkeit für Sie, Ihren Chef noch mehr zu entlasten. Wir sprechen über so etwas Alltägliches wie die Bearbeitung der Eingangspost - etwas, das zu Ihren täglichen Aufgaben gehört und das Sie sicherlich routiniert abwickeln.
Trotzdem bin ich davon überzeugt, dass Sie mit einigen der folgenden Empfehlungen des Sekretärinnen-Handbuchs Ihren Chef bereits bei der Bearbeitung der Eingangspost noch besser entlasten könnten.
1. Lesen Sie die gesamte Eingangspost
Sie lesen bereits die gesamte Eingangspost? Ehrlich? Hand aufs Herz! Manchmal ist es doch so: Je mehr man zu tun hat, desto weniger nimmt man sich die Zeit, die eingegangenen Schreiben wirklich durchzulesen. An manchen Tagen ist man einfach froh, wenn man den Berg Eingangspost möglichst schnell in der Postmappe verschwinden lassen kann. Doch sicher ist Ihnen klar, dass Sie, wenn es schnell gehen muss, die Eingangspost als wichtige Informationsquelle vernachlässigen und die funktionierende Chefentlastung aufs Spiel setzen.
Beispiele:
Ihr Chef bittet Sie, ihm eine Unterlage, die vor einer Woche in seiner Eingangspost war, noch einmal vorzulegen. Da genau diese Korrespondenz an einem der Tage in der Eingangspost war, als Sie es besonders eilig hatten, können Sie sich nicht einmal daran erinnern, geschweige denn, wo sie liegt oder worum es sich handelt.
Sie haben einen Anrufer in der Leitung, der gern Ihren Chef sprechen möchte. Das Stichwort, das er Ihnen nennt, sagt Ihnen nichts - Sie stellen die Verbindung zu Ihrem Chef her. Hätten Sie alle Eingangspost sorgfältig gelesen oder zumindest überflogen, hätten Sie den Anrufer möglicherweise mit seinem Anliegen "einsortieren" können und ihm vielleicht selbst weiterhelfen können, ohne zum Chef durchstellen zu müssen.
An diesen Beispielen wird deutlich, wie schnell Chefentlastung scheitert, nur weil man sich "mal" nicht ausreichend Zeit für die Bearbeitung der Eingangspost genommen hat. Beachten Sie: Lesen bedeutet nicht, dass Sie jedes eingehende Schreiben Wort für Wort "aufsaugen". Verschaffen Sie sich vielmehr einen Überblick darüber, was mit der Eingangspost auf Ihrem Schreibtisch und letztendlich auf dem Ihres Chefs landet.
2. Sortieren Sie aus der Eingangspost aus, was Ihr Chef nicht sehen muss
Befreien Sie Ihren Boss von unnötigem Ballast. Sie kommen nicht darum herum, kurz mit ihm zu besprechen, was ihn nicht interessiert und was doch. Erst dann sind Sie in der Lage, in der Eingangspost Wichtiges von Unwichtigem zu trennen.
3. Was können Sie selbst erledigen?
Sie sollten nicht nur für ihn Uninteressantes aus der Eingangspost aussortieren. Packen Sie auch solche Vorgänge erst gar nicht in die Postmappe, die Sie selbst erledigen können. Das sollten Sie vorab mit ihm besprechen.
Der Sekretärinnen-Handbuch-Tipp: Legen Sie ihm, wenn Sie etwas aus der Eingangspost für ihn erledigt haben, eine entsprechende Notiz oder den betreffenden Vorgang rein. Schließlich möchte er - ebenso wie Sie - informiert sein und bleiben. Außerdem weiß er so immer, was Sie leisten - ein nicht zu vernachlässigender Aspekt.
Das Sekretärinnen-Handbuch - Denn ohne Sekretärin läuft nichts!
4. Markieren Sie Wichtiges!
Angenommen, Sie haben einen längeren Vorgang im Rahmen der Bearbeitung der Eingangspost gelesen. Warum soll Ihr Chef den gesamten Vorgang auch noch einmal lesen? Markieren Sie die wesentlichen Stellen mit Bleistift oder legen Sie ihm eine kurze Notiz dazu, auf der die wesentliche Fragestellung des Schreibens steht. Das erleichtert ihm die Arbeit ganz erheblich.
5. Bereiten Sie ein Antwortschreiben vor
Denken Sie voraus! Bei bestimmten Vorgängen ahnen Sie doch schon, was Ihr Chef darauf antworten wird. Er wird Sie über kurz oder lang bitten, ein paar Zeilen zu schreiben. Kommen Sie ihm zuvor und legen Sie ihm zu der Unterlage das bereits vorbereitete Schreiben dazu! Wenn Sie die Eingangspost so vorbereiten, werden Sie Ihr Wissen stetig vermehren, Ihre Kompetenz und Ihre Anerkennung durch andere steigern. Und ganz nebenbei wird Ihr Chef ungemein entlastet.