Eine Kollegin berichtete mir, dass sie an manchen Tagen von ihrem Chef derartig mit Arbeit eingedeckt wird, dass sie bis spätabends im Büro bleiben muss; an anderen Tagen dagegen, wenn ihr Chef außer Haus ist, hat sie kaum etwas zu tun. Geht es Ihnen auch so? Dann könnten Sie von folgenden Tipps profitieren:
1. Stellen Sie sich geistig rechtzeitig auf besonders arbeitsintensive Tage ein. Diese sind schließlich oft vorhersehbar, etwa wenn Ihr Chef von einer Geschäftsreise zurückkommt oder wenn ein Projekt fertiggestellt werden muss.
2. Bereiten Sie diese Tage sorgfältig vor, z. B. indem Sie die elektronische Post schon am Vorabend ausdrucken, die restliche Post vorsortieren, benachrichtigen Sie Kollegen, dass interne Anfragen zurückgestellt werden, erledigen Sie Routineaufgaben vorab.
3. Verabreden Sie mit Ihrem Chef eine Kennzeichnung der dringendsten Aufgaben. Schreiben, die Sie unbedingt noch am selben Tag bearbeiten müssen, könnte er z. B. mit einem roten Ausrufezeichen markieren oder sie in ein extra Postkörbchen geben. Alles andere bleibt dann eben erst mal liegen.
4. Versuchen Sie, sich intern Unterstützung zu beschaffen, z. B. indem Sie sich für arbeitsintensive Tage einen Azubi „ausleihen“ oder eine Kollegin um Hilfe bitten (bei der Sie Ihrerseits im Notfall einspringen).
5. Nutzen Sie ruhige Tage konsequent. Räumen Sie Ihre Computerfestplatte und Ihr Büro auf, kontrollieren Sie die Büromaterial- und Bewirtungsvorräte, erneuern Sie den Druckertoner usw. So ersparen Sie sich zeitfressende Pannen an hektischen Tagen.
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