Jede Sekretärin hat ihren eigenen Arbeitsstil. Wenn Sie sich diesen bewusst machen, können Sie Ihre Arbeit noch effizienter gestalten.
1. Haben Sie einen Mosaik-Arbeitsstil?
Dann arbeiten Sie am effizientesten in kurzen Arbeitseinheiten. Wenn Sie sich zu längeren Arbeitsphasen disziplinieren müssen, geht Ihre Produktivitätskurve mit fortschreitender Zeit steil nach unten. Damit gehören Sie zu den Menschen, die eine Tätigkeit eher in der einen Stunde vor Feierabend erledigt bekommen als an einem gesamten dafür reservierten Arbeitsnachmittag.
So organisieren Sie sich mit dem Mosaik-Arbeitsstil am besten:
Teilen Sie Ihren Tag entsprechend ein: Planen Sie kurze, konzentrierte Arbeitseinheiten zwischen Verabredungen, Besprechungen, Routinetätigkeiten etc. ein. Der Vorteil dieses Arbeitsprofils: Sie können – im wahrsten Sinn des Wortes – jede freie Minute nutzen. Der Satz „Das lohnt sich nicht mehr“ kommt bei Ihnen nicht vor.
2. Bevorzugen Sie den Block-Arbeitsstil?
Dann arbeiten Sie am effizientesten, wenn Sie lange, ungestörte Arbeitsphasen vor sich wissen. Sie können sich über einen Zeitraum von mehreren Stunden auf eine Sache konzentrieren. Unterbrechungen aber bringen Sie vollkommen aus dem Arbeitsrhythmus.
So planen Sie Ihren Tag mit dem Block-Arbeitsstil:
Schirmen Sie sich für eine bestimmte Zeit am Tag gegen Unterbrechungen ab. Denn nur so kommen Sie mit Ihren Aufgaben wirklich zügig voran: Schließen Sie die Tür, schalten Sie das Telefon auf Zentrale oder Anrufbeantworter, wenn das möglich ist. In dieser ungestörten Zeit können Sie wichtige Arbeiten in einem Zug beenden. Erledigen Sie dann im Anschluss alle angefallenen Rückruf- Telefonate auf einmal.
Weitere Tipps zum Thema 'Arbeitstag organisieren' finden Sie in Assistenz & Sekretariat inside