Stellenbeschreibung: Ein Muss im Sekretariat


Mit einer Stellenbeschreibung stecken Sie Ihren Kompetenzrahmen ab. Eine Stellenbeschreibung gibt Ihnen Sicherheit, dass Sie selbst "nicht über das Ziel hinausschießen" und nicht von Kollegen und Mitarbeitern ausgenutzt werden. Eine aussagefähige Stellenbeschreibung ist unentbehrlich. Je selbstständiger Sie arbeiten sollen und wollen, desto wichtiger ist eine Stellenbeschreibung.

Ihre Zuständigkeiten und Aufgaben werden in einer Stellenbeschreibung aufgelistet und somit auch Grenzen gezogen. Auch das Ziel der Stelle ist Bestandteil der Stellenbeschreibung. Es wird nie möglich sein, alles bis ins kleinste Detail zu regeln, doch ist die Stellenbeschreibung Ihr Leitfaden für Ihre Verantwortlichkeiten.

Alle Vorteile einer Stellenbeschreibung auf einen Blick

  • Durch eine Stellenbeschreibung haben Sie eine bessere Übersicht über die Aufgabenverteilung in Ihrem Verantwortungsbereich.
  • Durch die Zuordnung der Aufgaben können Sie Ihren Chef effektiver entlasten, wenn an andere Mitarbeiter delegiert wird. Aufgrund der Stellenbeschreibung wissen Sie, was Sie an wen delegieren dürfen und was nicht.
  • Sie können selbst auch bei Abwesenheit des Chefs entscheiden, was Sie dürfen und was nicht. Eine Stellenbeschreibung macht verantwortungsvolles und selbstständiges Arbeiten einfacher.
  • Doppelarbeiten werden vermieden, da durch die Stellenbeschreibung geklärt ist, wer wofür zuständig ist.
  • Bei Fehlern, Pannen, Missverständnissen ist klar, wer zuständig und somit verantwortlich war.
  • Die Stellenbeschreibung ist die ideale Grundlage für die  Arbeitsplatzbewertung (tarifliche und außertarifliche Einordnung).

Wann muss eine Stellenbeschreibung erstellt oder verändert werden?

  1. Eine neue Stelle wird eingerichtet.
  2. Ihr Arbeitsgebiet hat sich verändert.
  3. Die Ziele der Abteilung haben sich verändert.
  4. Ein Auszubildender wird übernommen.
  5. Ein Probearbeitsverhältnis läuft ab.
  6. Eine Mitarbeiterin wird versetzt.
  7. Die Kompetenzen (Vollmachten) ändern sich.
  8. Änderungen wie Namensänderungen oder Änderungen der Stellvertretung können in der Stellenbeschreibung handschriftlich mit Vermerk "gültig ab (Datum)" und Unterschrift vorgenommen werden.

 

Hier ein Beispiel für eine Stellenbeschreibung der Sekretärin der Bereichsleitung

Gültig ab: 01/2018
Gültig bis: 12/2018
Stelleninhaberin: Heidemarie Willinger
Bezeichnung der Stelle: Sekretärin des Zentralbereichsleiters Logistik
Vorgesetzter: Zentralbereichsleiter Logistik, Dr. Klaus Brandl
Kurzzeichen: hw
Personalnummer: 12345
Direkt unterstellte Stellen: Abteilungssekretariate
Stellvertretung: Sekretärin des Bereichsleiters Marketing

1. Ziele der Stelle
Die Stelleninhaberin sorgt für einen reibungslosen Ablauf im Sekretariat und gewährleistet eine optimale Unterstützung ihres Vorgesetzten. Sie
ist das Bindeglied zwischen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Abteilung und ihrem Vorgesetzten.

2. Zuständigkeiten

  • Reiseplanung für den Bereichsleiter
  • Reisekostenabrechnungen für die Mitarbeiter des Bereichs
  • Bewirtung der externen Besucher
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben
  • Monatliches Berichtswesen

3. Aufgaben, Verantwortungs- und Kompetenzbereich

  • Bearbeitung der Post soweit möglich
  • Berichte Leistungsstrukturerhebung
  • Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Erledigung der Korrespondenz – Briefe und E-Mails – nach Diktat, Vorlage,
  • Stenogramm oder Stichworten in deutscher und bei Bedarf in englischer Sprache
  • Führung und Organisation der Ablage und Wiedervorlage
  • Interne und externe Terminkoordination
  • Koordination der Zentralbereichspost
  • Lesen und gegebenenfalls Bearbeitung der E-Mails des Vorgesetzten
  • Plan-Ist-Vergleiche SAP (Kostenstellen-Controlling)
  • Rechnungsprüfung und Freigabe
  • Prüfung der zur Unterschrift vorgelegten Schriftstücke auf formale Richtigkeit
  • Terminverfolgung von Vorgängen
  • Verteilung und Organisation interner Umläufe
  • Vorbereitung und Zusammenstellung von Besprechungsunterlagen
  • Organisation von Dienstreisen
  • Organisation Arbeitskreis Logistik/Vertrieb
  • Reisekostenmanagement SAP
  • Rechnungskontrolle Gemeinkosten
  • Recherchen im Internet/in Datenbanken
  • Bar-Kassengeschäfte ZB2/ZL2

4. Zeichnungsbefugnis
Im Auftrag (i. A.)

5. Sonstige Befugnisse

  • Bankvollmacht
  • Postvollmacht
  • Besondere Befugnisse: _____________

Neben den hier aufgeführten Aufgaben verpflichtet sich die Stelleninhaberin, andere ihren Fähigkeiten entsprechende Aufgaben zu übernehmen, die betrieblich notwendig sind.

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Datum/Unterschrift Stelleninhaberin

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Datum/Unterschrift Vorgesetzter