Es gibt Tage, da sollen Sie drei Sachen auf einmal erledigen, und alles muss "unbedingt heute noch raus". So unter Druck gesetzt, kann man schon mal in Hektik verfallen. Halten Sie sich in solchen Phasen am besten an die folgenden zehn Anti-Hektik-Regeln:
1. Anti-Hektik-Regel: Setzen Sie Prioritäten. Legen Sie fest, was an erster Stelle zu erledigen ist, was außerdem wichtig und was weniger wichtig ist.
2. Anti-Hektik-Regel: Versuchen Sie, die Nerven zu behalten. Zwingen Sie sich zur Ruhe, und nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit, Ihre Unterlagen und Notizen zu sichten. Diese wenigen Minuten helfen Ihnen durch einen hektischen Tag.
3. Anti-Hektik-Regel: Machen Sie einen Arbeitsplan. Sortieren Sie Ihre Unterlagen in der Rangfolge der Dringlichkeiten, also alles Wichtige obenauf. Räumen Sie alles Überflüssige zur Seite. Wichtige Arbeiten, die Sie nach der offiziellen Geschäftszeit erledigen können, setzen Sie an die entsprechende Stelle Ihres Krisenplans. Konzentrieren Sie sich zunächst auf Anrufe und Briefe, die innerhalb der regulären Geschäftszeit erledigt werden müssen.
4. Anti-Hektik-Regel: Fragen Sie Ihren Chef. Prüfen Sie, ob alles an diesem Tag zu schaffen ist. Wenn nicht, lassen Sie Ihren Chef entscheiden, was Vorrang hat. Stimmen Sie mit ihm eine Prioritätenliste ab.
5. Anti-Hektik-Regel: Liefern Sie Vorabinformationen. Wenn Sie ein eiliges Schriftstück nicht bis zum Postausgang fertigstellen können, überlegen Sie gemeinsam mit Ihrem Chef, ob der Brief nicht später per Fax übermittelt werden kann. Das Original mit den eventuell umfangreichen Anlagen kann dann am nächsten Tag per Post nachgesandt werden. Oder informieren Sie einen Kunden telefonisch: "Das komplette Angebot kann heute nicht mehr verschickt werden." Geben Sie möglichst einen Grund dafür an, und nennen Sie ihm die wichtigsten Details vorab.
6. Anti-Hektik-Regel: Kündigen Sie ein Zeitlimit an. Machen Sie Ihren Chef rechtzeitig darauf aufmerksam, dass Sie in der verbleibenden Zeit keine weiteren Arbeiten mehr erledigen können. Damit bewahren Sie ihn vor der Verlegenheit, Zusagen zu machen, die nicht einzuhalten sind.
7. Anti-Hektik-Regel: Bauen Sie Spannungen ab. Ziehen Sie das Schwierige vor. Sie haben dann den Kopf frei und bessere Nerven für die restlichen Arbeiten.
8. Anti-Hektik-Regel: Legen Sie trotzdem Pausen ein. Nehmen Sie am besten eine kurze "Auszeit" an der frischen Luft. Wenn Sie erst überdreht sind, vergeuden Sie mehr Zeit damit, sich zu korrigieren, als durch eine kurze Pause verloren geht.
9. Anti-Hektik-Regel: Sichern Sie sich Hilfe. Eine freundliche Kollegin kann vielleicht einige Nebenarbeiten erledigen. Das schafft eine Menge Luft. Es ergibt sich bestimmt eine Gelegenheit, bei der Sie sich revanchieren können.
10. Anti-Hektik-Regel: Schließen Sie Störungen aus. Bitten Sie die Telefonzentrale, Ihren Durchwahlanschluss zu übernehmen und nur wirklich unaufschiebbare Anrufe weiterzuleisten. Hängen Sie ein Schild an Ihre Tür "Terminarbeit - Bitte nicht stören!".