Wenn Sie VIPs für eine Veranstaltung gewinnen möchten, muss die Einladung 100-prozentig korrekt sein. Lesen Sie in diesem Tipp, wie Sie individuell formulieren – klassisch oder kreativ –, so wie es zu den Empfängern Ihrer Einladungen und Ihrem Unternehmen passt.
Wecken Sie mit Ihrer Einladung die Lust auf ein besonderes Erlebnis
VIPs sind anspruchsvolle Menschen – schicken Sie die Einladung deshalb nicht einfach per E-Mail. Karten oder Briefe sind stilvoller und sorgen dafür, dass Ihre Einladung mehr Beachtung findet. Bauen Sie mit der Einladung Vorfreude auf ein besonderes Erlebnis auf. Geben Sie in Ihrer Einladung den VIPs das Gefühl, dass sie etwas verpassen, wenn sie nicht dabei sind. Gibt es auf dem Fest ein außergewöhnliches kulturelles Highlight oder ein besonders leckeres Menü? Wecken Sie positive Erwartungen und verpacken Sie all das lustvoll. Bedenken Sie: Die Einladung ist die Visitenkarte Ihrer Veranstaltung. Wenn die Einladung langweilig erscheint, werden die Gäste unbewusst vermuten, dass der Besuch sich nicht lohnt.
So nicht:
Auch in diesem Jahr findet wieder unsere Liepold-VIP-Nacht statt. Wir würden uns freuen, Sie zu diesem Anlass wieder als Gast begrüßen zu dürfen.
Viele weitere Musterbriefe und –formulierungen finden Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Diese Einladung wirkt wenig einladend, sondern langweilig und fast lustlos. Vermeiden Sie Formulierungen wie "wieder", "anlässlich" oder "zu diesem Anlass". Wenn Sie zudem zögerlich im Konjunktiv schreiben, verleiten Sie einen VIP unter Zeitdruck zur Absage.
Besser so:
Möchten Sie die Gospel-Sängerin Seeyou mit ihrer Band einmal live erleben? Wir haben sie zur Liepold-VIP-Nacht geladen und hatten Glück: Die Spiritual-Queen hat zugesagt! Wir laden Sie herzlich zu einem stimmungsvollen Abend ein.
Diese Einladung weckt Emotionen und positive Gefühle. Dafür sorgen die direkte Frage an den Empfänger, das Adjektiv "stimmungsvoll" und die positive Wortwahl "Spiritual-Queen". Wenn noch nicht alle Programmpunkte sicher feststehen oder Ihr Chef nicht will, dass Sie schon alles verraten, bauen Sie Spannung auf. Machen Sie Ihre Gäste in der Einladung auf eine Überraschung neugierig.
Die besten Sekretärinnen-Praxis-Tipps für zeitgemäße, DIN-gerechte und stilsichere Korrespondenz lesen Sie in Office Korrespondenz aktuell.
Achtung: Verschicken Sie die Einladung mindestens fünf bis sechs Wochen vor Ihrer Veranstaltung. VIPs haben einen vollen Terminkalender. Bei größeren Events empfiehlt es sich, schon acht Wochen vor dem Ereignis die Einladung auf den Weg zu schicken. Je früher Sie einladen, desto mehr VIPs werden zusagen. Ideal ist ein Terminblocker per E-Mail schon zwei bis drei Monate vor dem VIP-Event. Weisen Sie darauf hin, dass Sie die Gäste noch per Brief oder Karte einladen werden.
Das muss Ihre Einladung enthalten
- Name des Gastgebers
- Name und Anrede des Gastes
- Anlass der Veranstaltung
- Art der Veranstaltung
- Veranstaltungsort mit Adresse
- Datum und Beginn der Veranstaltung – gegebenenfalls Uhrzeit von … bis
- Hinweis, ob es etwas zu essen gibt – es sei denn, Sie laden ohnehin zu einem Essen ein
- Hinweis, ob der Gast jemanden mitbringen kann
- Hinweis, dass der Gast seine Teilnahme bestätigen soll und bis wann