Gerade in der Vorweihnachtszeit geht es in vielen Büros hoch her. An
besonders arbeitsreichen Tagen können Sie einen Teil des Zeitdrucks dadurch vermeiden, dass Sie eine gezielte Aufgabenplanung machen (am besten jeweils am Ende des Arbeitstages für den nächsten). Hier einige Methoden für eine effektive Aufgabenplanung:
Planen Sie realistisch, um sich nicht selbst unter Zeitdruck zu setzen
Verschaffen Sie sich zunächst einen Überblick über alle Aufgaben, die Sie an diesem Tag zu erledigen haben, und schätzen Sie die Zeit, damit Sie eine Vorstellung davon bekommen, was Sie überhaupt alles an Arbeit bewältigen können.
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Und: Überprüfen Sie am Ende des Tages, wie richtig Sie mit Ihrer Annahme des Zeitaufwands gelegen haben. Viele unterschätzen den nämlich deutlich. Ist das bei Ihnen auch der Fall, planen Sie zukünftig mehr Zeit für eine Aufgabe ein, um nicht immer wieder in die Zeitdruck zu tappen!
Erledigen Sie auch unter Zeitdruck das Wichtige zuerst
Wenn jemand unter Zeitdruck gerät, tendiert er dazu, die "dringenden" Aufgaben zuerst anzugehen – ohne nach deren Wichtigkeit, also nach deren Priorität zu fragen. Damit stellen Sie zwar eventuell ein paar besonders laut drängelnde Auftraggeber zufrieden, begeben sich aber in eine Negativspirale, weil die weniger dringenden (aber wichtigen) Aufgaben irgendwann dann auch plötzlich dringend werden – und unter Zeitdruck erledigt werden müssen.
Versuchen Sie daher ganz bewusst, auch in stressigen Phasen und unter Zeitdruck mit einem kühlen Kopf zunächst die wirklich wichtigen Dinge zu tun – setzen Sie bei der Planung ganz klare Prioritäten! Viel "Dringendes" können Sie allein schon dadurch ausschließen, dass Sie für ein paar Stunden das Telefon und die automatische Benachrichtigung über E-Mail-Eingänge ignorieren. Denken Sie daran: Je größer der Zeitdruck ist (und die Aufregung um Sie herum), umso wichtiger ist es, dass Sie einen kühlen Kopf bewahren, um ruhig, konzentriert und damit automatisch zügig voranzukommen!
Durch Aufgabenbündelung geraten Sie nicht so schnell unter Zeitdruck
Oft ist es sehr nützlich, ähnliche Aufgaben, beispielsweise verschiedene
Telefonate oder das Schreiben von Briefen, zu Blöcken zusammenzufassen. Wenn Sie etwa gerade Schreibarbeiten machen und die Worte fließen, können Sie gleich auch noch den Bericht formulieren, den Sie seit längerem vor sich herschieben. Wenn Sie eine Telefonliste durchgehen, können Sie es, falls ein Gesprächspartner gerade nicht erreichbar ist, einfach beim nächsten auf der Liste probieren. Auf diese Weise vermeiden Sie es, sich ständig wieder in Aufgaben hineindenken zu
müssen. Die Bündelung hat außerdem den Vorteil, dass Sie kleinere
Aufgaben zügig und ohne Perfektionismusgefahr erledigen: Wer hat schon Lust, an einer E-Mail zu feilen, wenn zehn weitere zur Bearbeitung anstehen?
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Machen Sie sich bewusst, was Sie trotz Zeitdruck alles geschafft haben
Wenn Sie nicht ohnehin am Vorabend Ihre Aufgaben planen, sollten Sie zumindest morgens zu Beginn der Arbeit handschriftlich eine einfache Aufgabenliste anlegen, auf der Sie dann alle fertigen Aufgaben abhaken. Ergänzen Sie hier auch solche Aufgaben, die Sie vorher nicht eingeplant hatten, aber - Zeitdruck hin, Zeitdruck her - dennoch geschafft haben.
Auf diese Weise haben Sie am Ende des Tages für sich selbst eine Kontrolle darüber, was Sie alles erreicht haben. Gerade unter Zeitdruck haben wir oft den Eindruck, eigentlich "nichts" geschafft zu haben. Einen realistischen Eindruck erhalten Sie anhand der abgehakten Aufgabenpunkte.