Das gibt es in jedem Unternehmen: der schnelle Griff von Mitarbeitern ins Büromaterialregal. Und weil es so praktisch ist, wird das eine oder andere Utensil gleich mit nach Hause genommen. Schreibgeräte, Papier, das neue Softwarepaket, Locher, Lineale usw.
In vielen Firmen wird dieses „Kavaliersdelikt“ – wie es von vielen Mitarbeitern gesehen wird – nicht einmal bemerkt. Nur der oder die Verantwortliche für das Büromaterial-Lager – meist sind Sie es – stellt am Ende des Jahres fest, dass der Verbrauch stetig steigt, ohne dass es dafür objektive Gründe gibt. Wenn der Büromaterialklau Maße annimmt, die nicht mehr akzeptabel sind, können Sie einen oder mehrere der folgenden Schritte einleiten:
Sie halten das Büromaterial-Lager unter Verschluss.
Das heißt, nur Sie geben Büromaterialien auf Anfrage der Mitarbeiter gegen Beleg aus. Psychologisch ist das ein kritischer Schritt, weil Sie damit allen Mitarbeitern das Vertrauen entziehen und die absolute Kontrolle einführen. Im Übrigen bedeutet das für Sie einen erheblichen Mehraufwand und häufige Störungen. Zudem brauchen Sie jemanden, der Sie vertritt, wenn Sie abwesend sind.
Sie schlagen Ihrem Chef vor, ein Rundschreiben an die Mitarbeiter herauszugeben.
Entscheiden Sie gemeinsam, in welcher Schärfe Sie dieses Schreiben formulieren: Wollen Sie erst einmal darauf aufmerksam machen, dass es sich bei Büromaterialien um Unternehmenseigentum handelt und an die Ehrlichkeit und das Verantwortungsgefühl der Mitarbeiter appellieren, diese auch nur im Unternehmen zu verwenden? Oder möchten Sie klar darauf hinweisen, dass die unberechtigte Entnahme aus dem Büromaterial-Lager ein Kündigungsgrund ist?
Sie verwenden Belege.
Jeder Mitarbeiter, der etwas aus dem Material-Lager entnimmt, füllt einen davon aus und heftet ihn in den dafür vorgesehenen Ordner ab. Gedankenlose „Mitnehmer“ werden ihr Verhalten dadurch sehr schnell ändern.