Die größte Aufgabe bei der Organisation eines Projekts ist es, stets den Überblick über alle Aufgaben und Unterlagen zu behalten. In der Praxis besteht häufig ein Ordnungsproblem: Die Unterlagen sind auf dem Laufwerk abgespeichert, dazugehörige E-Mails mit Kommentaren aber im E-Mail Postfach.
Dort wiederum kann nicht jeder, der am Projekt mitarbeitet, zugreifen. Besprechungsergebnisse notieren Sie womöglich in einem Notizbuch, das Sie nur in Papierform vorliegen haben. Für mehrere Projekte müssten Sie dann auch mehrere Notizbücher pflegen, um nicht den Überblick zu verlieren.
Mit Microsoft OneNote haben Sie die Möglichkeit, das komplette Projekt in einem System zu verwalten und Zugriffsrechte an alle Projektmitarbeiter zu vergeben. Wie Sie dabei Schritt für Schritt vorgehen, lesen Sie hier:
Schritt 1: Legen Sie ein Notizbuch für Ihr Projekt an
Öffnen Sie hierzu Microsoft OneNote und klicken in der Menüzeile oben auf „Datei“ und wählen den Punkt „Neues Notizbuch“ aus. Es öffnet sich dann ein neues Fenster, in dem Sie einen Namen für das Notizbuch (zum Bespiel „Projekt XY“) vergeben können. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Erstellen“.
Schritt 2: Vergeben Sie Zugriffsrechte an die Projektmitarbeiter
Über das Menü „Datei“ kommen Sie auf den Punkt „Freigeben“. Wählen Sie dort „Personen zum Notizbuch einladen“ und geben Sie im neuen Feld die E-Mail-Adresse der Person ein, die auf das Notizbuch Zugriff haben soll.
Setzen Sie den Haken bei „Kann bearbeiten“, wenn die Person diese Berechtigung erhalten soll. Soll Sie nur eine Leseberechtigung erhalten, entfernen Sie den Haken. Bestätigen Sie die Auswahl mit „Freigeben“. Die Person erhält nun per E-Mail eine Einladung. Wenn die Person die Berechtigung zur Bearbeitung erhält, kann sie Änderungen im Notizbuch vornehmen, die Sie wiederum sehen können.
Denken Sie daran, dass die Fehlerquote sich erhöht, je mehr Personen in Ihrem Notizbuch mitarbeiten. Beschränken Sie diese Berechtigung lieber auf wenige Leute und verteilen Sie lieber reine Leseberechtigungen.
Schritt 3: Erstellen Sie einzelne Reiter für die jeweiligen Themen
Über das Pluszeichen können Sie einen neuen Reiter hinzufügen und diesen mit einem Klick auf die Beschriftung umbenennen. So ist Ihr Projekt übersichtlich gegliedert. Für Ihr Projekt können Sie zum Beispiel Reiter für folgende Punkte einrichten:
- To-dos des Projekts
- Übersicht der Projektmitarbeiter
- einzelne Projektpakete bzw. Teilprojekte
- Themenspeicher
- Übersicht der Projektmeetings
- offene Fragen, die geklärt werden müssen
Schritt 4: Gliedern Sie die jeweiligen Themen durch einzelnen Seiten
Wenn Sie nun beispielsweise einen Reiter für die Projektmeetings eingerichtet haben, können Sie einzelne Unterseiten erstellen. Auf den Unterseiten können Sie beispielsweise jedes Projektmeeting separat verwalten. Klicken Sie dazu etwa unter dem Reiter „Projektmeeting“ auf „Seite hinzufügen. Es öffnet sich eine neue Seite mit einer kleinen Titelzeile. Diese beschriften Sie zum Beispiel mit dem Datum der jeweiligen Besprechung. In der rechten Spalte finden Sie nun alle erstellten Seiten aufgelistet.
Schritt 5: Fügen Sie Dokumente und Dateien zu den einzelnen Seiten hinzu
Über das Menü „Einfügen“ fügen Sie verschiedene Dateianlagen zu der Seite hinzu. So können Sie beispielsweise die Protokolle eines Projektmeetings speichern oder die Tagesordnung und die jeweiligen Unterlagen zu den einzelnen Tagesordnungspunkten anheften. Sie haben so auf einem Blick alle Unterlagen zusammen.
Schritt 6: Ergänzen Sie die Seiten mit To-do-Listen und Notizen
Über den Button „Aufgaben“ in der Startleiste können Sie eine Liste mit den offenen Punkten verfassen, die Sie noch für das jeweilige Teilprojekt oder Meeting erledigen müssen. Durch einen Klick auf das Kästchen können Sie die Aufgabe nach Erledigung abhaken.
Schritt 7: Nutzen Sie OneNote auch für Ihre Skizzen
Gelegentlich kommt es vor, dass man im Projekt Skizzen anfertigen muss. Diese können Sie auch direkt in OneNote erstellen. Gehen Sie dazu im Menü „Einfügen“. Dort können Sie Standardsymbole wie Pfeile, Kreise oder Quadrate per Mausklick zeichen.
Fazit: Mit Microsoft OneNote alles im Blick!
Microsoft OneNote eignet sich hervorragend, um ein Projekt zu organisieren und verwalten. Mit einem Klick haben Sie verschiedene Dateien griffbereit und können parallel Notizen schreiben. Gleichzeitig können alle Projektmitarbeiter auf die Daten zugreifen. Probieren Sie es einfach aus!