Ein Geburtstag ist ein Ereignis, das sich regelmäßig wiederholt. Das macht es eigentlich leicht, Ihre Geburtstagsglückwünsche zu organisieren. Eigentlich. Nur kann einem an einem wirklich turbulenten Tag schon mal ein Geburtstag durch die berühmten Lappen gehen. Das ist besonders unangenehm, wenn es sich bei dem Geburtstagskind um einen wichtigen Kontakt Ihres Chefs handelt.
Um in einem vollen Terminkalender die anstehenden Geburtstagsglückwünsche nicht zu übersehen, empfehle ich Ihnen eine gesonderte Geburtstagsliste in Excel. Das kostet Sie vielleicht am Anfang etwas Zeit, aber wenn Sie Ihre Liste regelmäßig pflegen, wird sich die Arbeit schnell auszahlen. Denn durch pünktliche Geburtstagsglückwünsche können Sie nicht nur bestehende Kontakte pflegen und vertiefen, sondern auch neue knüpfen.
Mein Tipp: Drucken Sie sich die Geburtstagsliste immer am Ende der Woche für die nächste Woche aus. Drucken Sie für die anstehenden Geburtstagsglückwünsche keine Monatsliste aus. Die ist zu unübersichtlich und wenn neue Geburtstage hinzu kommen, verlieren Sie schnell den Überblick. Legen Sie sich die Liste so hin, dass Sie sie gar nicht übersehen können. Dann werden Sie Ihre Geburtstagsglückwünsche garantiert nicht mehr vergessen.
Wie Sie für Ihre Geburtstagsglückwünsche runde und besondere Geburtstage ganz einfach ermitteln
Wenn Sie nicht nur unter Kontrolle haben möchten, wer wann Geburtstag hat, sondern auch, wann runde Geburtstage anstehen, habe ich im Sekretärinnen Handbuch im Kapitel E83 "Excel, 10 Tipps" für Sie einen Tipp gefunden, der Gold wert ist.
Nehmen wir an, in Ihrer Tabelle steht das Geburtsdatum in der Zelle A2 und Sie wollen in der Zelle B2 z. B. den 18. Geburtstag ermitteln. Dann sieht die Formel für dieses Feld folgendermaßen aus:
=DATUM(JAHR(A2)+18;MONAT(A2);TAG(A2))
Diese Formel können Sie dann für jeden besonderen Geburtstag anpassen, indem Sie die "18" einfach gegen die gewünschte Zahl ersetzen.
So verwalten Sie Ihre Geburtstagsglückwünsche mit Excel optimal
Sie können mit Hilfe von Excel Ihre Geburtstagsliste nach den unterschiedlichsten Kriterien sortieren. Fügen Sie einfach eine weitere Spalte hinzu und schon wissen Sie z. B. seit wann der entsprechende Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen beschäftigt ist oder wann er in Rente gegangen ist.
Aber Vorsicht: Achten Sie bei einer Neusortierung Ihrer Liste immer darauf auch wirklich die gesamte Liste zu markieren. Nichts ist ärgerlicher, als wenn Ihre Geburtstagsglückwünsche zum falschen Zeitpunkt kommen nur weil Sie Spalte D beim Sortieren nicht markiert haben.
Merken Sie sich ein oder zwei Einträge vor der Neusortierung und überprüfen Sie sie vor dem Abspeichern. So können Sie sicher sein, dass Ihre Daten nicht durcheinander gekommen sind.
Musterbriefe optimal organisiert - Dank dem Sekretärinnen Handbuch
Vielleicht haben Sie ja ein paar unterschiedliche Standardbriefe für Ihre Geburtstagsglückwünsche. Geben Sie jedem Standard ein Kürzel und fügen Sie dieses Kürzel in einer gesonderten Spalte in Ihre Geburtstagsliste ein. So sehen Sie auf einen Blick welchen Brief Sie im letzten Jahr verschickt haben und schicken nicht zweimal den gleichen.