Einer der häufigsten Fehler, die in der Zeitplanung gemacht werden, ist die ungenaue Zuordnung von Prioritäten.
Jedes Problem, das an Sie von Ihrem Chef, Ihren Mitarbeitern oder Kollegen herangetragen wird, hat meist aus der Sicht desjenigen, der Sie mit dem Problem konfrontiert, oberste Priorität und muss sofort gelöst, entschieden oder erledigt werden.
Beispiel:
- Ihr Chef hat Sie gebeten, die Zahlen für die Vorstandssitzung am nächsten Tag vorzubereiten.
- Der Vertriebsleiter braucht eilig die Budgetaufstellung für die Vertriebstagung, die Anfang Januar stattfindet.
- Sie müssen das Protokoll der Mitarbeiterversammlung vom Vortag schreiben.
- Ihre Kollegin will mit Ihnen die Organisation der Weihnachtsfeier durchsprechen, die Zeit drängt.
- Der Kopierer ist ausgefallen, und Sie müssen in den Unterlagen prüfen, ob der Schaden noch in die Garantiezeit fällt.
- Die Controlling-Abteilung drängt auf die Reisekostenaufstellung Ihres Chefs über die vergangenen drei Jahre für eine betriebsinterne Statistik.
Klarer Fall wie immer: Jede einzelne dieser Aufgaben sollen Sie sofort erledigen.
Achtung! Wenn Sie einer ganzen Reihe solcher eiligen Aufgaben gegenüberstehen, riskieren Sie schnell, sich zu verzetteln und den Überblick zu verlieren. Das Ergebnis: Am Ende wird kein Problem richtig gelöst, Sie machen Fehler oder müssen wieder alles von vorn aufrollen. Dieser Zeitverlust ist nicht wiedergutzumachen.
Tipp:
Um Ihr Zeitmanagement und auch die Zusammenarbeit mit Ihrem Chef, Mitarbeitern und Kollegen zu verbessern, sollten Sie nach folgenden Grundsätzen vorgehen:
Sie arbeiten effizient, das heißt:
leistungsfähig und wirkungsvoll. Als effizient organisierte Sekretärin oder Assistentin sind Sie in der Lage, Ihren Chef umfassend zu entlasten, indem Sie ihm zum richtigen Zeitpunkt die benötigten Informationen und Unterlagen bereitstellen.
Sie arbeiten effektiv, das heißt:
nützlich und wirksam. Eine effizient arbeitende Sekretärin ist gleichzeitig immer dann effektiv, wenn sie in der Lage ist, den Unterschied zwischen eilig und wichtig zu erkennen:
1. Eilige Aufgaben
erfordern Ihre sofortige Aufmerksamkeit. Das Problem muss umgehend besprochen, erledigt oder entschieden werden.
2. Wichtige Aufgaben
sind Probleme, für die Sie definitiv eine Lösung finden müssen, allerdings nicht sofort und jetzt.
Das bedeutet für Sie: Eiligkeit und Wichtigkeit sind Parameter, die – egal worum es geht – auf die Abläufe in Ihrem Sekretariat zutreffen. Ihre Aufgabe ist, Ihr Zeitmanagement im Office auf diese Parameter hin auszurichten. Ordnen Sie deshalb Ihre Entscheidungen immer den Aspekten Eiligkeit und Wichtigkeit unter
Ziehen Sie dabei das Eisenhower- Prinzip heran,
das der ehemalige General und US-Präsident Eisenhower während seiner Amtszeit erfolgreich eingesetzt hat:
- Was EILIG und WICHTIG ist, sofort (selbst) erledigen. Im Beispiel oben: Zahlen für die Vorstandssitzung vorbereiten; Organisation für die Weihnachtsfeier durchsprechen.
- Was EILIG und NICHT WICHTIG ist, wenn möglich, an andere delegieren. Im Beispiel oben: Die Durchsicht der Garantiebedingungen des Kopierers und die Organisation der Reparatur an den Hausmeister, die Empfangssekretärin oder an eine Kollegin delegieren. Wenn Sie keine Delegationsmöglichkeit haben, müssen Sie die Aufgabe sofort selbst erledigen.
- Was NICHT EILIG aber WICHTIG ist, für einen späteren Zeitpunkt einplanen. Im Beispiel oben: Budget für die Vertriebstagung aufstellen. Das hat noch etwas Zeit. Auch das Protokoll der Mitarbeiterversammlung kann noch einen Tag warten.
- Was NICHT EILIG und NICHT WICHTIG ist: Papierkorb bzw. Wiedervorlage. Im Beispiel oben: Die Reisekostenaufstellung Ihres Chefs für die Statistik ist nicht essenziell wichtig für den Erfolg Ihres Chefs oder des Unternehmens. Sie kann warten und in die Wiedervorlage.
Seien Sie konsequent in Ihrer Linie,
und halten Sie den eingeschlagenen Kurs auf alle Fälle ein. Sagen Sie konsequent „Nein“, wenn Ihnen jemand eine unwichtige und nicht eilige Aufgabe als wichtig und dringend verkaufen will.
Das heißt: Entscheiden Sie immer selbst, was tatsächlich für den Erfolg Ihres Chefs, des Unternehmens und damit auch für Ihren Erfolg wichtig ist. „Zeitdiebe“, in welcher Gestalt auch immer, werden wieder und wieder versuchen, Sie in Probleme zu verwickeln, für die Sie keine Zeit haben.
Wehren Sie den Anfängen, und denken Sie an das unternehmerische Prinzip:
Mit Ihrem fest definierten Zeitguthaben, das Sie nur bedingt ausdehnen können und auch wollen, müssen Sie das bestmögliche Ergebnis erzielen – für Ihren Chef, für das Unternehmen und für sich selbst.
Checkliste für turbulente Tage: Sortieren Sie Unwichtiges aus
Um sich nur auf die eiligen/wichtigen und – wenn Sie keine Delegationsmöglichkeit haben – auf die eiligen Aufgaben konzentrieren zu können, müssen Sie zielsicher die unwichtigen und nicht eiligen Aufgaben aussortieren. Nehmen Sie sich dazu fünf Minuten Zeit, auch an Tagen, an denen Sie glauben, keine Sekunde Freiraum zu haben. Danach ist Ihr Kopf klarer, weil Sie genau definiert haben, welche Aufgaben Sie heute unbedingt anpacken müssen und welche nicht. Sie haben jetzt das Gefühl, die Dinge im Griff zu haben und wirklich effizient zu arbeiten. Diese fünf Minuten sparen Ihnen im Laufe des Tages ein Vielfaches der Zeit ein.
Checkliste: Welche Aufgaben fallen heute nicht in die Kategorie eilig/wichtig oder eilig?
- Welche Termine kann ich ohne viele Probleme oder mit kalkulierbaren Konsequenzen verschieben oder sogar absagen?
- Welche Gespräche und Besprechungen kann ich auf einen anderen Tag verschieben oder straffen?
- An welchen Meetings oder Besprechungen muss ich nicht unbedingt teilnehmen? Wer kann mich anschließend kurz über die Ergebnisse informieren?
- Welche Telefongespräche und Briefe können bis morgen warten?
- Welche sonstigen Aktivitäten und Aufgaben kann ich für heute streichen?
- Welcher Mitarbeiter, welche Kollegin, welcher Dienstleister kann mir Eiliges abnehmen, das aber für den Erfolg meines Chefs, des Unternehmens oder für meinen Erfolg nicht so wichtig ist?
- Welche Tätigkeiten kann ich straffen?
- Welche Aufgaben kann ich so aufteilen, dass ich heute nur den aktuell wichtigsten Teil erledige?