Sie möchten Unterlagen immer sofort im Zugriff haben, wenn Sie sie benötigen? Sie möchten keine Doppel- und Mehrfachablage? Und Ihr Chef und die Kollegen oder Ihre Vertretung soll ich bestenfalls auch in Ihrer Ablage zurechtfinden? Dann muss eine klare Struktur her. Das Sekretärinnen Handbuch verrät Ihnen in Kapitel A15 "Ablage- und Dokumentenmanagement" auf über 18 Seiten wie Sie Schritt für Schritt zu einer übersichtlichen Ablage gelangen. Hier schon einmal ein kleiner Auszug:
Wie übersichtlich ist Ihre Ablage?
Kennen Sie diese Aussagen:
- "Bei uns hat jeder sein eigenes System."
- "In meiner eigenen Ablage finde ich mich ja gerade so zurecht, aber wehe, wenn ich woanders etwas suchen muss."
- "Ich lege zur Sicherheit vieles mehrfach an verschiedenen Stellen ab."
- "Ich schmeiße grundsätzlich nichts weg. Wer weiß, wann man es noch mal braucht."
Im Sekretariat gehört es zu Ihrer Kernkompetenz, Informationen schnell griffbereit zu haben. Und das nicht nur für Ihren eigenen Arbeitsbereich, sondern auch für Ihren Chef und die Kollegen.
Sie leisten mit einer transparenten und optimal strukturierten Ablage einen wichtigen Beitrag dazu, dass Sie Vorgänge effizient verwalten und alle notwendigen Informationen schnell zur Verfügung haben.
Tipps für den Ablagealltag, wenn ...
... der Ordner zu voll ist:
Prüfen Sie, welche Dokumente Ihren Wert verloren haben. Werfen Sie diese weg. Vermeiden Sie, Dokumente doppelt abzulegen; arbeiten Sie lieber mit Querverweisen bei umfangreichen Unterlagen. Überlegen Sie, ob Sie alle Dokumente in Papierform benötigen, obwohl Sie sie außerdem im PC gespeichert haben.
... mehrere Mitarbeiter Zugriff auf Ihre Ablage haben:
Weil sich mehrere Kollegen aus der Ablage "bedienen", suchen Sie immer wieder Unterlagen und wissen nicht, wer sie gerade hat. Verpflichten Sie Ihre Kollegen dazu, ein "Entnahme-Blatt" an die Stelle zu heften, an der die einen Vorgang entnommen haben. Auf dem Entnahme-Blatt reichen das Kurzzeichen des Mitarbeiters und jeder weiß, wo sich der Vorgang befindet.
... der Chef seine persönliche Ablage haben will und nichts wiederfindet:
Geben Sie Ihrem Chef nur Kopien und behalten Sie die Originale in Ihrer Ablage. Das bedeutet zwar, dass Sie und Ihr Chef doppelt ablegen, aber in diesem Fall erleichtert es Ihren Zugriff. Sie sparen Zeit, weil Sie keine Vorgänge suchen müssen Unterlagen verloren gehen.
Wenn Sie diese Doppelablage nicht wollen, bieten Sie Ihrem Chef an, dass Sie die Ablage für ihn übernehmen und diese damit im Griff behalten. Sollte Ihr Chef ganz besonders chaotisch veranlagt sein, erfassen Sie alle Dokumente, die Sie ihm gegeben haben, in einer Checkliste und prüfen Sie jeden Tag, wo die Unterlagen abgeblieben sind - bis sie wieder vollständig in Ihrer Ablage gelandet sind.
So gestalten Sie Ihre Ablage übersichtlich, damit Sie immer alles sofort finden