Feste und Feiern sind ein schöner Anlass, der Belegschaft "Danke!" zu sagen. In vielen Unternehmen werden Sie regelmäßig veranstaltet und meist bis ins Detail geplant. Teilweise wird sogar ein Event-Manager engagiert. Doch wie sieht es mit der Einladung an die Mitarbeiter aus?
Ihre Einladung über Homepage oder im Intranet
War so eine Einladung früher eine Bringschuld des Arbeitgebers, ist es heute doch eher eine Holschuld der Arbeitnehmer. In vielen Firmen werden Informationen oder Mitteilungen an die Mitarbeiter unter der Rubrik "Intern" auf der Homepage oder im Intranet veröffentlicht. Dazu gehört mittlerweile auch häufig die Einladung zum Betriebsfest.
Ist diese Vorgehensweise in Ihrem Unternehmen etabliert, hat sie den Vorteil, dass kein Mitarbeiter sagen kann, er hätte nichts von der Einladung gewusst. Ausserdem können Sie eine elektronische Antwortmöglichkeit einbauen, die Kollegen können sich die Einladung direkt in ihren Kalender eintragen und Sie schonen Umwelt und Kasse Ihres Arbeitgebers.
Verteilung der Einladung mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung
In Firmen, in denen nicht alle Mitarbeiter über einen PC verfügen und an das firmeninterne E-Mail-System angeschlossen sind, kann die Einladung zur Betriebsfeier auch mit der Lohn- oder Gehaltsabrechnung versendet werden. So können Sie sicher sein, dass Ihre Einladung auf jeden Fall gelesen wird. Dies ist bei einem reinen Aushang am schwarzen Brett manchmal nicht gewährleistet.
Tipps für die Einladung per E-Mail
Wenn Sie ihre Kollegen per E-Mail einladen, dann tun Sie das ebenso stilvoll wie per Brief. Verzichten Sie auf Grafiken, da diese meist sehr speicherintensiv sind und die Netzwerke übermäßig belasten.
Für alle Formen der Einladung gilt: Verzichten Sie auf die namentliche Ansprache. Ihre Einladung mit "Liebe Kolleginnen, liebe Kollegen" zu beginnen reicht völlig aus.
Das gehört zum Grundgerüst Ihrer EinladungDatum der Veranstaltung
- Datum der Veranstaltung
- Beginn
- Voraussichtliches Ende
- Ort, beziehungsweise Treffpunkt
- Bekleidungsvermerk, falls erforderlich
- Anmeldung erforderlich
- Mit "Anhang" oder ohne?
Macht die Bitte um Rückmeldung auf eine Einladung wirklich Sinn?
Auf jeden Fall, denn wie wollen Sie sonst planen? Gestalten Sie die Rückmeldung so, dass Ihre Kollegen möglichst wenig ausfüllen müssen. Erfahrungsgemäß ist dann das Feedback höher. Bitten Sie ganz ausdrücklich um eine rechtzeitige Anmeldung. Nur so können Sie auch bei größeren Veranstaltung sicher stellen, dass auch wirklich alle etwas zu Essen bekommen.
Mein Tipp: Um Ihren Kollegen einen kleinen Anreiz für die Rückmeldung auf Ihre Einladung zu geben, können Sie ja eine kleine Tombola ausloben. Vielleicht ein besonderes Freigetränk während der Betriebsfeier oder eine kleine, zu Ihrem Unternehmen passende Überraschung.